FLOW (Meldingen)

Wij zijn bezig met de inrichting van Zenya Flow : workflow en de rechten.We zouden graag volgende bekomen:Wanneer in het meldformulier de melder aangeeft dat het bv. om een valaccident gaat, dan zouden we de coördinatorrol (1ste voorkeurs) willen toewijzen aan de voorzitter van de werkgroep “valincidenten” in plaats van dat we hier standaard bv. voor elk incident het diensthoofd zetten.Wanneer het om een ander accident gaat willen we daar weer een andere coördinator voor instellen.Dus eigenlijk de rol coördinator bepalen op basis van het type incident vanuit het meldformulier.In het scherm rechten kan je geen voorwaardelijke secties opnemen.Wanneer je dit zou willen instellen op de statusovergang in de Workflow kan je niet kiezen voor de rol “coördinator”, enkel voor “Overige betrokkenen van deze melding wijzigen”.  Is het mogelijk om dit op deze wijze in te richten in Flow?  Zijn er organisaties die hiervoor een workaround of idee hebben dat ze met ons willen  ? Alvast dank! 

Wanneer je een actiepunt aan meerdere actienemers uitzet, kun je aangeven of het voldoende is wanneer 1 actienemer dit punt heeft afgehandeld of dat ze allemaal het actiepunt moeten afhandelen.Wanneer ik vanuit de flow automatisch een actiepunt om een workflow formulier in te vullen, uitzet, heb ik die keuze niet? Ik neem aan dat het dan voldoende is wanneer 1 van de actienemers het formulier invult en verzend, of heb ik dat mis?

Momenteel zijn wij bezig met het inrichten van Zenya Flow. Het incident formulier is nu af. Graag zouden wij een benchmark doen om kwalitatief het beste formulier neer te zetten.Is er iemand die wil sparren over het incident formulier?

Goedemorgen,onze organisatie maakt sinds kort gebruik van Melden & Analyseren.In de huidige situatie is het volgende ingericht:-    Iedere medewerker kan een melding aanmaken, de rol ‘melder’;-    Medewerkers zien alleen incidenten van de afdeling waarop zij werkzaam zijn en incidenten die zij zelf hebben aangemaakt;-    De afdelingen uit het contract met het hoogste inzetpercentage is nu leidend. Dit betekent dat wanneer de medewerker werkzaam is op meer dan een afdeling, deze niet van alle afdelingen de incidenten kan inzien; (das lastig) Problemen in de huidige situatie die (wellicht met jullie hulp) opgelost kunnen worden:-    Bij wijzigingen in de afdeling van de cliënt, is de historie van meldingen niet in te zien voor de nieuwe afdeling (deze staan immers op de oude afdeling);-    Er zijn geen lees-accounts;-    Medewerkers die verbonden zijn aan meerdere afdelingen (bijv. teammanagers, locatiehoofden) worden organisatie-brede rollen toegekend, het is wenselijk dit te beperk

Wij denken eraan om een Excelbestand via een i+ODBC te koppelen aan een opzoekveld in Zenya Flow.Heeft er al iemand ervaring mee?We zouden na een keuze vanuit het opzoekveld andere velden via “veldwaarde instellen” automatisch willen laten vullen.  Maak je dan best meerdere opzoekvelden aan of kan je meerdere waarden vanuit 1 opzoekveld selecteren die je dan in verschillende andere velden via “veldwaarde instellen” kan laten vullen.Ik kijk alvast uit naar enkele adviezen, tips en tricks …. van ervaren gebruikers... 

In FLOW kunnen medewerkers bijlagen uploaden. Is het ook mogelijk om naar een document in DOC te verwijzen?Hoe doe ik dat? Ik heb het idee dat dat niet kan.

Ik wil graag een mobiel formulier kunnen gebruiken op vakje 3 en bij de start van een melding vakje concept.Om een mobiel formulier te gebruiken bij de melding vakje concept is ingeregeld.Ik kan alleen nergens iets vinden over het gebruik van een mobiel formulier op een andere plek, in dit geval vakje 3.Is dit mogelijk?Ook wil ik dat nadat het formulier verzonden is, dat (via de PC) aanpassingen gemaakt kunnen worden als blijkt dat er iets verkeerd is ingevuld en de gegevens moeten doorkunnen in de workflow.In vakje 3 wordt een toetser op pad gestuurd met een vragenlijs naar een locatie al eerder is bepaald. Op het vakje Concept is nog niet bekend wie er gaat toetsen. Tussen het vakje concept en vakje 3 zitten meestal 5 tot 10 werkdagen. 

In het meldtype wil ik een statusovergang op het moment dat de uitkomst van een veld ‘Getal, berekend met formule’ een waarde heeft van 0Wanneer ik dit zo inricht dan geeft de voorwaarde aan dat het getal niet 0 is. Wanneer ik er bijv. < 0,5 van maak ( waarde uitkomst is altijd een heel getal) dan gaat de statusovergang uitgevoerd worden als de uitkomst hoger is. Heeft iemand hier ervaring mee?

Is het mogelijk om in een rapportage/overzicht op basis van het meldnummer een rapportage te krijgen welke basisoorzaken er zijn gevonden per melding. Ik kan wel andersom een rapportage maken welke meldingen er zijn geclassificeerd bij een bepaalde faalwijze m.b.v. "Analyse - Rapporten - Basisoorzaken faalwijze" maar kan geen rapportage vinden of maken waarin ik per meldnummer kan terug halen welke basisoorzaken aan een melding hangen.Vanuit de rapportage module kan ik alleen totalen van basisoorzaken terug halen (Rapportage - Oorzakenprofiel) en bv velden als Basisoorzaken aanwezig: Ja (zie ook melding Ed Mulder - Rapportage basisoorzaken) maar beschik ik niet over de velden informatie uit het classificatie model ECM.mvgr. Henk Puts, KCHL Gelre ziekenhuizen 

Binnen onze organisatie hebben wij de vraag gekregen of het mogelijk is drie velden naast elkaar te plaatsen in een meldformulier voor korte bij elkaar horende vragen. In Zenya is ingesteld dat het maximum aantal velden naast elkaar in een formulier, twee is.Ik ben benieuwd of er meer organisaties deze vraag zijn tegen gekomen.  Hartelijke groet,Truus Heeren

Beste gebruikers en/of @Inge Kuijpers, @Chaim Leunissen,Onze claimregistratie vindt momenteel plaats in het systeem van Regcare. Deze willen wij gaan omzetten naar een iTask meldformulier en workflow. Ondertussen heb ik de meeste velden vanuit Regcare al kunnen bouwen in iProva. Behalve het veld m.b.t. kosten (zie foto).Onder de keuze van categorie staan de mogelijkheden zoals in de rechter kolom vermeld staan. Door deze in te voeren worden de bedragen automatisch vermeld in de rechter kolom onder totalen en opgeteld.Is hiervoor ook een mogelijkheid binnen Meldingen (Flow)? Gr Diana

Hallo,Ik zou graag in beeld willen brengen welke personen er bij ons welk mailalert krijgen als een incidentmelding van concept > in behandeling gaat. Ik kan deze gegevens terugzien in Zenya, maar kan ik ze ook exporteren naar bijv. Excel? 

Hoiwe willen naast de categorieën van de “handreiking VIM een aanvullende categorie opnemen die meldingen over discriminatie mogelijk maakt. Is er iemand die hier al ervaringen, een opzetje voor heeft?

Hoi, wij gebruiken de module meldingen voor near miss en incidenten.  Maar als de melding is afgesloten kunnen collega’s niet inzien hoe melding is afgehandeld en welke adviezen er gedaan zijn. Is het mogelijk dat dit wel zichtbaar wordt na het afsluiten van een melding? Het zou mooi zijn als je een extra veld voor conclusie door EHS verantwoordelijke maakt welke bij gereed melden melding in te vullen is (advies en acties kunnen daarin vermeld worden). Deze conclusie zichtbaar houden voor collega's die deze melding bekijken ook al is de melding afgesloten.

Wij overwegen om klachten middels iProva Melden en analyseren te laten lopen en zijn benieuwd naar ervaringen van andere organisaties. Is er een organisatie, bij voorkeur ouderenzorg, waar wij kunnen kijken hoe dat werkt?

Graag willen we een actie bij overschrijden van de deadline van de status.Nu zijn er 2 mogelijkheden mail sturen naar eigenaar en mail sturen naar een vooraf geselecteerde ontvanger. Bestaat er ook de mogelijkheid om bij Actie herhalen de mail te sturen naar de leidinggevende van de eigenaar?Zo ja, hoe doe ik dat?  

 1/ Kan ik een actie “Actiepunt formulier invullen” automatisch laten starten op basis van de ingevulde waarde in een veld op  het meldformulier?Wanneer men dit aankruisvakje invult zou ik dus de actie willen laten starten (bij statusovergang na indienen melding).2/ Vanuit de Workflow krijg ik het niet voor elkaar via “Toewijzen vanuit het veld”.Enkel wanneer ik een veld van het type “Gebruiker” zou toevoegen kan ik dit ook kiezen in de lijst van velden. Zie ik iets over het hoofd bij de aanmaak van het veld??3/ De coördinator kan wel een actiepunt aanmaken om het formulier te laten invullen en dan doorsturen naar betrokken dienst maar kan dit ook door de melder/lezer?  Ik kijk uit naar wat wijze raad hoe ik dit kan realiseren.Alvast dank!

Is er in Zenya 6.0 een mogelijkheid om bij een nieuwe melding een automatische mail uit te sturen naar zowel de eerste als de tweede voorkeurscoördinator? 

Zowel binnen het overzicht van meldingen als binnen het Dashboard is het niet mogelijk om bij het filteren meerdere filterwaardes op te geven.Concreet krijg ik de vraag van onze medewerkers om te kunnen filteren op het veld ‘veroorzaker’ (type=tekst). Daarbij zouden ze graag meerdere waardes gebruiken (zoals in Excel bijvoorbeeld):veroorzaker A veroorzaker DZijn er meer organisaties die dit missen binnen Dashboards / het overzicht van Meldingen?Is er een andere manier om dit te realiseren (via een rapport bijvoorbeeld)?@Infoland: wat is de reden dat dit niet mogelijk is?

Beste,Je kan via een actie automatisch een overige betrokkene toevoegen aan een melding. is deze actie voldoende zodat zij hier ook een emailbericht van krijgen? of moet hiervoor een 2de actie worden toegevoegd waarbij er een mail naar de overige betrokkene wordt verstuurd?

Ik heb twee vragen: In het excel-bestand van de meldingen die geëxporteerd zijn, zou ik het wenselijk vinden wanneer regel 2 in het excel-bestand, die nu wit gelaten wordt, verdwijnt. Dit is nl een overbodige witregel en voor het maken van draaitabellen niet wenselijk om te hebben. Nu moet ik iedere keer handmatig die witregel eruit halen. Kan de witregel uit het export-bestand? Daarnaast wordt de cel (in het voorbeeld cel A1)van de kolom 'organisatie-eenheid' niet gevuld met de veldnaam van de onderwerpboom 'organisatie-eenheid'. De cel blijft leeg en ik moet dus iedere keer 'organisatie-eenheid' typen. Kan de cel gevuld worden met de veldnaam (onderwerpenboom) die in iTask staat? Zie bijlage

Weet iemand of het mogelijk is om meldingen (FLOW) af te handelen via de mobiel?Ik heb gezocht op dit forum maar kon hier geen informatie over terug vinden.

In onze organisatie willen wij ons privacy-gedeelte in iTask (FLOW) verbeteren. WIj hebben hier momenteel een datalek voor, maar willen dit uitbreiden en verbeteren. Zijn er organisatie die al een uitgebreid formulier hebben voor security gerelateerde meldingen?

In onze organisatie, ZorgSaam Zeeuws-Vlaanderen, hebben we meldingstypes voor incidenten, klachten, calamiteiten enz. Nu kreeg ik de vraag of er ook een meldingstype gemaakt kan worden voor claims die voortkomen uit klachten of calamiteiten. En het liefst willen we die aan elkaar kunnen koppelen, of in ieder geval zien waar deze diverse meldingen over hetzelfde incident, onderwerp of patiënt/cliënt gaan.Nu heb ik wel wat ideeën over hoe dat ingericht zou kunnen worden, maar ik ben benieuwd of er organisaties zijn die iets soortgelijks al hebben ingericht en hoe ze dat dan gedaan hebben.

Binnen het meldingstype ‘Veilig Incidenten Melden’ maken wij gebruik van de organisatie-eenhedenboom.Als een coördinator het overzicht VIM meldingen opent dan kan zij/hij niet zien welke locatie betrokken is bij de melding zonder de melding te hoeven openen, aangezien alleen de afdeling in het overzicht wordt getoond.Een oplossing hiervoor zou kunnen zijn dat we de afkorting van de locatie achter de afdeling zetten, maar we maken binnen afdelingen al gebruik van afkortingen tussen () en dat maakt het er dan niet overzichtelijker op.Zij er instellingen die hier iets anders op bedacht hebben?