FLOW (Meldingen)

Op dit moment komen meldingen rondom datalekken via mail binnen bij de functionaris. Graag wil ik een meldformulier maken waardoor dit beter te structureren en te volgen is.Ik heb het topic hierover gelezen bij het ziekenhuis, maar ben op dit moment op zoek naar organisaties die het ook nog kleinschalig hebben aangepakt.Is er iemand die zijn meldformulier en workflow met ons wil delen ter inspiratie?Aangezien AVG niet echt mijn kennis gebied is, zou het helpen om te zien welke vragen jullie hierbij hebben opgenomen. Groeten Sophie van Manen

Beste, Sommige termen/velden/begrippen worden opeens benoemd en herleidbaarheid hier naartoe is niet te vinden/Bijvoorbeeld:Hier wordt het omschrijving genoemd.  Klik je op wijzigen dan wordt het opeens toelichting: En bij het ontvangen van de actiepunten krijg je verwarring omdat men denkt dat het de omschrijving is van de melding.   Zelfde geldt als eigenaar / coördinator. Onder betrokken personen zie je opeens eigenaar staan. Maar waar kan je dit instellen? Nu weten we dat dit de (voorkeurs)coördinator is.   Kan dit recht getrokken worden (eenduidigheid)? Of ergens duidelijk gemaakt worden?  

We willen graag het gebruik van de FLOW formulieren zoals de VIM en het verbetervolgformulier evalueren en bijstellen met de gebruikers. Wie heeft hiervoor een goede tip?

Voor het instellen van ons klachtenmanagement in Zenya willen we gebruik maken van mobiele formulieren. We hebben meerdere organisatie eenheden die we via één formulier willen laten melden, maar achter de schermen willen we wel het onderscheid zien. Om een URL voor de website te kunnen maken, worden doelgroepen aangemaakt. Wij dachten hier gebruik te kunnen maken van deze doelgroepen, zodat je per doelgroep een eigen link op de website kunt publiceren. Kan er op basis van een doelgroep bij mobiele formulieren een workflow gestart worden of hebben jullie andere ideeën om dit op te lossen? We willen de melders niet laten kiezen voor welke organisatie zij melden. We horen het graag. Alvast bedankt! Groeten, Annouk

Binnen ons ziekenhuis werken we met vragenlijsten voor het uitvoeren van interne audits. Dit werkt prima voor kleine checks, maar minder goed voor uitgebreide checks waar leidinggevenden ook feedback op kunnen geven, er een verbeterformulier moet opgestart worden, waar het management ook onmiddellijk een terugkoppeling wilt krijgen als audit is afgerond,… Hierdoor hadden we het idee om deze audits op te stellen als een meldingstype. Nu zou ik graag een aantal vragen overnemen uit kaders (vragen voor vragenlijsten). Is dit mogelijk? Ik vind wel de mogelijkheid om als veld het type ‘kader item’ te selecteren, maar dit geeft mij niet de mogelijkheid om de individuele vragen te selecteren. 

Beste, hoe kun je statussen in je workflow bij creëren? Of waar kun je extra workflow-sjablonen downloaden? Alvast bedankt!

Goedemorgen. Vanmorgen kreeg ik de volgende melding binnen. Zodra medewerkers binnen ons meldformulier in een bepaald veld de volgende keus selecteren.Krijgen ze de volgende foutcode:Dit is alleen als ze de keus Extramuraal aanklikken.Zodra ze in de taken naar de conceptmelding gaan, kunnen ze de melding openen, staat de keus gewoon ingevuld en kunnen ze verder gaan met het versturen van het meldformulier.Is er iemand die tegen hetzelfde probleem aanloopt? Met vriendelijke groet,Anthony de Wever

Als een gebruiker naar de een actieformulier gaat en deze opent om in te vullen, kwam je normaliter in een scherm waar je ook de originele melding in kon zien.Nu opent direct het formulier en is er geen mogelijkheid voor de gebruiker om de originele melding in te zien (Hyperlink).     

Beste allemaal, ik ben verantwoordelijk voor de Informatiebeveiliging bij een bedrijf die Zenya gebruikt. In Zenya zijn verschillende meldingstypen ingericht en tussen de gebruikers ontstaat soms onduidelijkheid over welke meldingstype moet worden gebruikt voor verschillende zaken.Is het mogelijk om de gebruiker via een formulier, of via iets anders, te begeleiden naar de juiste keuze? Ik had in eerste instantie bedacht om een meldingstype te maken en via een statusovergang een nieuwe melding te maken afhankelijk van een keuzelijst, maar dat kan volgens mij niet.Ik kan uiteraard alles verwerken in een procedure of in een document en zo de medewerkers instrueren, maar ik zou ook de gebruiker willen meenemen in de juiste keuze. We hebben geprobeerd om een alles omvattend meldingstype te maken, maar het wordt onnodig complex.Ik hoor graag of iemand een idee heeft!Paola

Hallo,Via een actieformulier willen we externe partijen aansturen om vragen te beantwoorden en documenten op te sturen. Door de documenten in een specifiek veld te laten uploaden geeft ons dit de mogelijkheid om specifieke documenten te tonen aan relevante partijen binnen onze organisatie.De vraag die bij mij opkomt is, ‘Hoe zit dat met mogelijk geïnfecteerde bestanden die daardoor mogelijkheden bieden aan hackers?’Nu verwacht ik niet direct dat onze externe contacten dit zullen doen, het lijkt mij wel verstandig om hierover na te denken en te weten of er risico's zijn.Groet,Kees

Trajectum wil meer gaan sturen op incidenten met een laag risicoscore, maar wel met een hoge frequentie van voor komen. Daartoe willen we dat een melder snel een melding kan inleggen en kan herhalen.Natuurlijk kan ik via een voorwaardelijke sectie voorkomen dat de melder een deel van het meldformulier hoeft te vullen. Maar ik wil daarnaast ook dat snel een melding herhaald kan worden (een soort bulkmelding).Voorbeeld: een van de cliënten uit zich een aantal keer op een dag verbaal agressief naar de begeleider(s). Kan de melder dan een melding aanmaken en aangeven dat het meerdere keren is voorgekomen (waarbij deze als aparte incidenten geteld worden)? Enkele collega's stellen onderstaand papieren instrument voor als “turflijst”, maar we willen natuurlijk het liefst dat er digitaal in iTask geregistreerd wordt.  

Beste, Wanneer ik in ons gebruikelijke meldingstype een “formulier voor workflow en actiepunten” open om dit in te vullen, krijg ik telkens de optie om het meldformulier te openen in een nieuw venster (zie bijlage).Wanneer ik echter een nieuw formulier wil ontwerpen, kan ik deze optie niet terugvinden als bestaand veld.Is dit een standaard optie bij ieder “formulier voor workflow & actiepunten”? Is er een mogelijkheid om deze optie toe te voegen aan ons coördinatorformulier? Vriendelijk bedankt,Inge

Beste,Onder “afhandelen” verstaan onze mensen dat een taak moet worden afgewerkt. In realiteit is dit dikwijls niet de opdracht van de taak. Bestaat de mogelijkheid niet om de naam te laten verschijnen van de statusovergang van de workflow zoals ingesteld onder het betreffende meldingstype? Vriendelijke groeten, Johan Guns

De klachtenfunctionaris maakt gebruik van opvolgmeldingen aangezien soms in een klachtmelding meerdere klachten worden gemeld. De klachtenfunctionaris maakt dan opvolgmeldingen aan die een relatie krijgen met de oorspronkelijke melding.Ik wil een overzicht maken van de klachtmeldingen en de opvolgmeldingen wil ik hiervan uitsluiten.Is er een ‘kenmerk’ die ik kan gebruiken om deze deelmeldingen uit te sluiten binnen dit overzicht?  

Heeft enkel de coördinator het recht om een melding te wijzigen of zijn er rollen die je aan iemand kan toekennen ifv bepaalde regels, zodat die persoon ook een melding kan wijzigen of aanvullen?

De klachtenfunctionaris zou graag een overzicht willen met daarin het aantal dagen dat een melding heeft open gestaan.Binnen onze instelling is de afspraak dat een klacht binnen 6 weken wordt afgehandeld, dus het overzicht moet gaan filteren op de meldingen die langer dan 42 dagen openstaan.Ik zou de afsluitdatum minus de aanmelddatum willen laten berekenen en de uitkomst hiervan in een veld willen zetten zodat ik dit veld op kan nemen in het rapport.Zijn hier binnen Zenya mogelijkheden voor?

Ik zou graag een rapportage willen draaien van verbetermaatregelen met de volgende kopjes: organisatie eenheid is het nav een audit en dan specifiek intern of extern is de maatregel afgehandeld wat is de verbetermaatregel periode 2019 t/m 2022Wie kan me helpen? Ik ben nieuw en ben nog zoekende hoe alles moet. 

Goedemorgen,Is het mogelijk om via rapportage/meldingen de gemiddelde doorlooptijd van de diverse statussen van 1 soort meldingen (die vastgesteld is op basis van een of meerdere filters) te tonen.Ik wil graag in 1 grafiek zien wat de gemiddelde doorlooptijden van de diverse statussen is. Nu valt mij op dat wanneer ik wissel bij status kiezen de resultaten gelijk blijven.Het is dus onduidelijk naar welke gegevens ik kijk. Is hier een uitgebreide training of informatie over beschikbaar.

Weet iemand of de 2e voorkeurscoördinator ook een melding kan ontvangen als een nieuwe melding binnen komt?

Dag,Bij Meldingen Opruimen mis ik de titel van het meldformulier. Ik heb een meldingstype (TelVIM) waar meerdere meldformulieren onder vallen en ik wil meldingen verwijderen per te selecteren meldformulier en dat lukt nu dus niet.Ik kan me herinneren dat kolom “Titel” (meldformulier) er eerder wel bij zat. Immers, ik heb eerder wel o.b.v. titel meldingen verwijderd - ben daar vrij zeker van.Ik zie geen opties om kolommen toe te voegen.Iemand een tip?gr Bart 

Ik vroeg me af of je vanuit een analyseformulier rechtstreeks actiepunten kan toevoegen. Tot nu gingen we als volgt te werk: het analyseformulier eerst opslaan en dan vanuit de openstaande taken met het +je een nieuwe taak gecreëerd.Bestaat de mogelijkheid om op een andere manier nieuwe actiepunten toe te voegen?  Aansluitend vroegen we ons af of het mogelijk is om het aanmaken van een nieuw actiepunt verplicht te maken, onder voorwaarde dat er in het analyseformulier JA is aangevinkt bij een veld (in ons geval ‘Moeten er voor deze melding acties ondernomen worden?’) Bedankt voor jullie reactie! GroetjesElsbeth  

Wij overwegen een secretariaat de coördinatorrol te geven bij een meldingstype. Tijdens het proces zijn zij het beste op de hoogte en kunnen ook het dossier goed aanleggen en het proces bewaken. Echter, als het hele proces is afgerond, willen we de melding en de bijbehorende stukken “afsluiten” en alleen nog zichtbaar maken voor de ontwerpers van het meldingstype (afdeling kwaliteit en veiligheid). Kan dat?

Hoi allemaal, Ik vind de beginpagina van het mobiele meldformulier erg leeg. Ik kreeg van meerdere medewerkers (testers) te horen dat zij, bij het openen van het formulier, dachten dat er een fout was opgetreden, omdat het scherm zo leeg is en men niet duidelijk ziet dat men in de balk moet klikken om naar het invulformulier te komen. Er komt geen handje of zo.Is het mogelijk dat de pagina duidelijker wordt ingericht (de tekst: ‘klik hier’ o.i.d.)??Of Is het anders mogelijk dat het formulier direct bij de vragenlijst opent?Want waarom eerst een voorlooppagina?? Ik hoor het graag  Met vriendelijke groet, Jeroen

Ik maak dagelijks een rapport met openstaande actiepunten om te kijken welk percentage overdue is. Graag zou ik als beschikbaar veld de organisatie eenheid van de actienemer beschikbaar hebben zodat ik (als ik dit bij de actienemer heb ingevuld) makkelijk kan aangeven hoeveel open en overdue acties er per afdeling staan. Helemaal mooi zou zijn als de meerdere lagen van de organisatie-eenheid afzonderlijk selecteerbaar zijn. bijvoorbeeld Locatie “x” > QA/QC > QA. zodat op locatieniveau, afdelingsniveau en sub-afdelingsniveau gerapporteerd kan worden hoeveel acties openstaan.    

Het is mogelijk om binnen één meldtype meerdere meldformulieren te maken, maar is het ook mogelijk om verschillende rechten voor de verschillende meldformulieren in te stellen. Ik zou bijvoorbeeld een 2e meldformulier willen maken binnen het meldtype: ‘Incidenten’ voor alleen polibloedafname personeel met voor hen specifieke velden. Hun input wordt dan gebruikt voor een gezamenlijk achterliggende workflow en rapportage