FLOW (Meldingen)

Ik werk sinds kort voor Huisartsenposten Oost-Brabant als functioneel beheerder voor o.a. Zenya FLOW. We willen de workflows van met name Incidenten, Klachten en Verbetervoorstellen eens onder de loep nemen omdat ze naar mijn idee te complex zijn geworden.Ik zoek beheerders van andere huisartsenposten die hun ervaring zouden willen delen als het gaat om hun inrichting van deze meldingstypen. Mijn gevoel zegt dat we best gebruik zouden kunnen maken van standaard inrichting hiervoor en dat we het wiel niet opnieuw hoeven uit te vinden.Alvast bedankt voor jullie reacties :)

Hoe kun je een standaard brief (word document wat aan te vullen is) maken binnen meldingen?

BesteIk heb in mijn Flow op 2 momenten een eindstatus ingebouwd. Waarop baseert het veld ‘Datum gesloten’ zich? Op de eerste eindstatus of de 2de (en dus finale)?GroetenNick 

Als ik in het meldformulier een invulbaar veld plaats en dit veld toon op een actiepuntenformulier (enkel lezen); wordt dit veld steeds getoond, ook al is het niet ingevuld geweest.   Er zijn echter vaak velden die niet verplicht ingevuld moeten worden en als ze dus niet ingevuld worden, ook niet in verdere stappen getoond moeten worden.   Is het op een of andere manier mogelijk om deze velden later in de flow niet meer te tonen?

Beste, ik ben op zoek naar een efficiënte werkwijze via FLOW om vanuit meldingen verbeter- correctieve of preventieve acties of maatregelen inzichtelijk te maken. Heeft iemand wellicht een goed voorbeeld hoe we dit zouden kunnen inrichten? 

Vraag: onder de flow kun je een actiepunt of een actieformulier toevoegen:Nu is mij niet helemaal duidelijk waar de keuze bij ‘Formulier invullen’ vandaan komt, want niet alle formulieren die er zijn, zijn beschikbaar, alleen een selectie, waarvan mij niet duidelijk is waar die selectie op gebaseerd is.Kan deze optie (formulier kiezen) ook uit gezet worden, zodat alleen ‘actiepunt’ blijft staan.(in het kader van: Wat men niet mag moet je afschermen/uit zetten)Ik zie namelijk geen toegevoegde waarde voor het kiezen van een formulier dat niet in de voorwaardelijk regels is opgenomen. (Gaat de flow hier niet op blijven hangen??)Ik zie wel een toegevoegde waarde voor een los actiepunt. Ik hoor het graagJeroen

Dag @ community,Bij ons MIM-meldingstype heb ik 3 groepen actienemers per OE die afhankelijk van de aard van de melding een actieformulier ontvangen. Dit leek goed te gaan maar nu wil systeem een eerste voorkeursactienemer zien. Is daar iets in gewijzigd? (Want in vorige MIM-mt waar ook geen 1ste vk-actienemer stond ging het goed.)Anders graag een tip over hoe ik via workflow en met verschillende actienemers het goed inricht. Dus zodanig dat infectiepreventie een actieformulier krijgt bij een infectie-melding, beveiliging bij beveiliging en arbo bij arbo. Of - en misschien geen nuttige info - gaat er iets mis als actienemer óók coördinator is?Ik hoor graag, gr Bart 

Wij willen gaan starten met het monitoren van verbetermeldingen in FLOW (iTask). Er zijn echter nog wat open eindjes wat betreft de inrichting. Zou iemand met mij ervaringen willen delen hierover?Wie (welke functionaris) is de coördinator van de verbetermelding? Ligt dit bij de adviseur kwaliteit of zijn er verbetercoördinatoren op de afdeling? En wat zijn de voor- en nadelen hiervan? Wat is de tijdsinvestering voor een coördinator?  Hoeveel verbetermeldingen komen er binnen? Ben heel benieuwd! Alvast dank!

Is het mogelijk om een dashboard te maken waarin twee meldingstypen worden gekoppeld?Wij hebben een VIM (Veilig Incidenten Melden) en Verbeterflow en willen graag het volgende zien:Vanuit de lijst met VIM meldingen kunnen zien vanuit welke VIM een verbetermelding aangemaakt is  Wat de status van die verbetermelding is Ik heb van alles geprobeerd via de verschillende instellingen om een dashboard te maken maar dit krijg ik niet voor elkaar.Kan dit? En zo ja: hoe? ​​​​​​​Alvast bedankt!  

Na het maken van een melding incident kan ik mijn melding mailen naar een e-mailadres.Standaard staat dit op mijn eigen e-mail. Nu vroeg ik mij af of ik een ander standaard e-mail adres in kan voeren. Namelijk die van mijn werkplek. Of kan dit alleen handmatig?Ik hoor het graag. Met vriendelijke groet, Yoni Hemmink

Halo,Even een vraag over de functionaliteit Trefwoorden extractie. Is het mogelijk om een selectie aan te brengen in de tekstvelden waarop de extractie van toepassing is? Bij het testen lijkt het alsof de extractie alle vrije tekstvelden meeneemt. Echter, we willen hier graag een selectie in aanbrengen.Groet,Femke van StratumElkerliek ziekenhuis Helmond

Ik ben een beginnend Zenya Flow beheerder en heb wat hulp nodig waar ik zo snel niet uit kom.Ik zou graag een volledig overzicht willen maken van alle formulieren in gebruik zijn binnen alle (statussen van) meldingstypes.De enige manier die ik heb gevonden is dat ik elk meldingstype open en naar het tabblad Formulieren ga.Daar zie je in principe een mooi overzicht voor dat meldingstype. Maar ik zou dus een totaal overzicht willen hebben, van alle formulieren over alle meldingstypen heen.Heeft iemand hier een (niet al te tijdrovende) oplossing voor?Alvast bedankt!

Hallo,De klinisch fysici willen graag VIM's labelen (verdieping op type apparaat, type incident enz.). Dit moet ook mogelijk zijn na de status Afgesloten. Ik denk dat het niet kan maar misschien heeft iemand een truc?hoor graag, Gr Bart

Graag even het advies van (ervaren) Flow gebruikersIn onze workflow zit een actiepunt “formulier invullen” dat verzonden wordt op het ogenblik dat de melding gebeurt.  In 1ste instantie hadden we de idee dat de coördinator de melding mocht afsluiten vooraleer dit formulier is ingevuld. Binnen Flow is dit echter niet mogelijk gezien eens een melding afgesloten het uitvoeren van het actiepunt formulier invullen niet meer mogelijk is.Hoe richten jullie dit in of brengen jullie de coördinator op de hoogte dat hij pas kan afsluiten van zodra het formulier is ingevuld.Zijn er nog gebruikers dit het nuttig zouden vinden dat ook na het afsluiten van een melding bepaalde actieformulieren nog kunnen ingevuld en toegevoegd worden aan een melding.  Het afsluiten van de melding kan sneller dan het invullen van het betreffende formulier, dit is noodzakelijk toch heeft geen invloed op de verdere afhandeling van de melding, vandaar mijn vraag.Nu dit de melding langer te blijven openstaan dan noodzakel

Hi, In Flow/ Meldtypen hebben we ineens geen mogelijkheid meer om bij een van de meldtypen een deeltaak aan te maken maar alleen een verwante melding. Naar mijn weten hebben we niets veranderd aan de rechten of het meldtype. Ze doet niks anders dan bij de andere meldtypen waar het nog zonder probleem lukt. Wat kan er mis zijn? 2 mnd terug betrof het een BUG, nu zie ik dit niet in de buglijst staan dit keer.Alvast dank! Gr Yvette  

Binnen het meldingstype incident melden wil ik graag een meldformulier maken die specifiek ingevuld mag worden door een bepaald aantal gebruikers. Het ‘normale’ incident meldformulier moet ingevuld kunnen worden door alle gebruikers.Voor zover ik kan zien is dit niet mogelijk. Heeft iemand hier tips voor?Ik wil wel graag dat het tweede/nieuwe meldformulier volgens dezelfde workflow loopt; en daarom wil ik geen apart meldingstype maken.Lopen andere organisaties hier ook tegen aan?

Graag jullie advies, wellicht dat ik iets over het hoofd zie?Ik heb een automatische statusovergang ingericht in de module FLOW op basis van een verplichte vraag. De vraag bevat 3 keuzemogelijkheden en de optie Anders, nl: De automatische statusovergang werkt wel als 1 van de drie keuzemogelijkheden wordt ingevuld, alleen hoe kan ik ervoor zorgen dat deze ook werkt wanneer de optie Anders, nl:….. wordt ingevuld? 

Voor het gebruik van het mobiele meldformulier moet een toegangscode worden aangemaakt.Als het formulier wordt gebruikt is aan de domeinnaam niet te zien van welke organisatie het meldformulier afkomstig is (forms.zenya.work/ hier staat de toegangscode), dat is wel in de normale werksituatie wel zo (organisatie.iprova.nl).Is dat op enige manier voor het mobiele meldformulier aan te passen?  

Heeft iemand ervaring met het maken van een flow tbv van voortgang. Een leerling moet een evaluatieverslag maken in Word. Dit wordt als bijlage meegestuurd bij de eerste melding. De leerling vult de evaluatie in en deze wordt toegevoegd bij het formulier. Dit kan je met formulieren regelen. Nu komt het lastige. De begeleider kan reageren op het verslag middels een workflow formulier en dan moet de leerling het verslag aanpassen en opnieuw via een formulier toesturen. Dit kan een keer of 3 op en neer pingpongen. Heeft iemand hier ervaring mee of een andere oplossing? 

Is er een mogelijkheid om de wat moet ik doen tabel te laten gebruiken door een actienemer in de melding zonder dat we die alle coördinatorrechten moeten geven. Zo zouden de actienemers bijv een submelding kunnen opstarten.Ik heb momenteel bij de rechten de “wat moet ik doen” tabel aangevinkt voor de actienemers, maar deze kunnen die enkel bekijken (greyed out). Alvast bedankt, Stefan 

In onze workflow is status 'gearchiveerd' gedefinieerd als zijnde eindstatus. (Zie bijlage). Deze status wordt na 5 maanden automatisch bereikt nadat de gebruiker de melding heeft 'afgehandeld'. Deze onderliggende actie zorgt ervoor dat we niet onder status -gearchiveerd- uit kunnen. Echter is de taak bij de gebruiker al afgedaan als deze status 'afgehandeld' heeft gekregen. Vervolgens blijft de melding wel in de takenlijst hangen, omdat dit volgens iTask niet wordt gezien als een eindstatus. Dit zorgt voor verwarring bij de gebruikers, omdat ze eigenlijk niks meer hoeven te doen met de taken achter de melding en vervuiling van de takenlijst. Het is daarom wenselijk om in te kunnen stellen bij welke status de taak van een takenlijst dient te verdwijnen, ongeacht of dit al dan niet een eindstatus betreft.

Wij hebben een meldingstype waarbij men op diverse niveau's van het organogram meldingen kan inleggen. Onze OE-structuur bevat diverse BV's, deze zijn onderverdeeld in clusters, de clusters zijn onderverdeeld in afdelingen en de afdelingen in teams. Er kan dus zowel een melding op teamniveau als op clusterniveau ingelegd worden.Nu willen we graag een rapport maken (op basis van een lijst) waarin je de teams en afdelingen ziet, maar waar je ook kunt filteren op cluster, zodat dan de onderliggende afdelingen en teams meegenomen worden.  Ik krijg dit niet voor elkaar en vraag me af of dit mogelijk is? Een rapport van het type draaitabel lukt wel, maar dan kun je niet doorklikken op de meldingen.

Goedemorgen, Ik had gereageerd op een artikel in de Community. Zie dit artikelIk zet die nu als vraag neer. De situatie is in mijn reactie op dit artikel beschreven.Maar ik zoek nog een bevestiging op de opties voor de inrichting van de workflow.Wie kan daarbij helpen?GroetKlaas Pompstra

Goedemiddag,Een vraag vanuit een van onze gebruikers. Het aanpassen van de kolombreedte in het tabblad van “Extra info” van meldingen, kun je deze zodanig aanpassen dat deze ook onthouden wordt voor volgende geopende melding(en). In dit geval gaat het om de kolom “Onderwerp/omschrijving” die steeds weer teruggaat naar een te kleine weergave. Dit wordt in het meldingsoverzicht wel ‘onthouden’Iemand een goede suggestie?Vriendelijke groeten,Martijn SchreudersApplicatiebeheerder Albert Schweitzer Ziekenhuis 

De coordinator van een bepaalde afdeling heeft de organisatie verlaten en de nieuwe coordinator is nu aangesteld.Ik de tussentijd van 2 maanden zijn er 2 MIM meldingen die voor deze coordinator bestemd zijn gedaan die nu bij de Administrator zijn binnengekomen met het verzoek deze af te handelen.Hoe kan ik deze meldingen naar de nieuwe coordinator laten versturen?