Zenya

Graag wil ik drie vragen stellen met betrekking tot wijzigingen aanbrengen in Zenya Flow en de consequenties voor de andere entiteiten. Heeft het aanpassen van meldformulieren consequenties voor andere entiteiten?Heeft het aanpassen van de workflow consequenties voor de andere entiteiten?Als bovenstaande opties consequenties voor de andere hebben, zou het dan financiële consequenties hebben voor ons om nieuwe meldformulieren en workflow aan te passen?

Namens mijn collega de volgende vraag: we werken veelvuldig met opmerkingen bij documenten. Zij is beheerder van een groot aantal documenten en zou graag (beter) inzicht krijgen in de geplaatste opmerkingen en met name de bijbehorende statussen (nieuw vs geaccepteerd), zodat ze deze beter kan beheersen. We hebben al flink zitten zoeken en brainstormen maar kunnen niet echt iets vinden waardoor zij in één oogopslag kan zien bij welke documenten bijvoorbeeld een nieuwe opmerking geplaatst is. In de kolomopties worden nieuw & geaccepteerd onder een noemer geplaatst en dat geeft niet het gewenste overzicht. In een geavanceerde zoekvraag krijgen we het onderscheid ook niet naar boven. Een rapport is mogelijk, maar dat is statisch en daar kun je natuurlijk ook niet op doorklikken. Zijn er mensen die daar wel iets slims voor hebben bedacht? Alvast veel dank!

Kunnen personen zonder licentie (dus externen) op een of andere manier een melding maken in een meldformulier binnen onze organisatie?Kan dit via ‘hyperlink maken’?Heeft dit een impact op licenties?

Als je een schrijver hebt uitgenodigd om een notitie te herschrijven, kan deze schrijven dan zelf ook weer een andere schrijver uitnodigen waarvan hij/zij graag hulp krijgt? 

Heeft een van jullie Zenya in gebruik om informatieveiligheid of privacy risico's in kaart te brengen? Bijvoorbeeld door het uitvoeren van DPIA's via Iprova. Gebruik je i+Pra of iRisk? Wat is de ervaring?

Binnen ons ziekenhuis hebben we ingevulde FMEA's in Excel bv van logistiek. Nu heb ik de processtappen, gebeurtenis en oorzaak in de module FMEA gezet. Indien ik het risico wil toevoegen (bepalen) hoe krijg ik dan dat risico uiteindelijk in mijn Risk Nextgen?Het lijkt ons zinvol om de risicomatrix van de FMEA gelijk te houden met die van Risk Nextgen, klopt dat?Wij willen af van de excel bestanden die nu bijgehouden worden voor de PRI's en de FMEA lijkt hiervoor de oplossing echter de risico's die hier uitkomen wil ik dan graag weer opnemen in RISK NExtgen en zoek dus een manier voor verwijzing.Aangezien we geen procesflow hebben in iproces kan ik de verwijzing naar Risk Nextgen niet maken (ik voer nl zelf de systeemelementen toe en kan ze niet importeren. Hoe zien jullie dat en staat er een doorontwikkeling in de planning?Hoor het graag,Met groet,Ellen en Anja

Goedemiddag, Wij krijgen signalen dat de link in de uitnodiging om een document te schrijven niet meer werkt.BIj onderzoek blijkt dan dat de ingestelde deadline overschreden is. Klopt het dat dan de link niet meer werkzaam is of is er wat anders aan de hand?Met groet,Anja

Bij het invullen van een vragenlijst komt het (i)'tje (hotspot) nog wel te voorschijn, maar de  achterliggende informatie lijkt niet meer te worden getoond. Heeft dit te maken met de  nieuwe release? Kunnen we dit zelf weer aanpassen?  

Hallo,IK zou graag vanuit een specifieke melding emails sturen naar iedereen die betrokken is (eigenaar, mede-eigenaar, overige betrokkenen). Hiervoor moet ik telkens alle namen opnieuw ingeven wat niet heel efficient is. Is er een meer envoudige manier om iedereen in cc van de email te zetten? Vanuit een actie in een status overgang weet ik dat je dit kan bepalen maar het gaat hier over een ad-hoc email die niet standaard voor elke melding van belang is.  Alvast bedankt voor de reactie. Tom Van Schil 

Ik wil een automatische loop instellen, waardoor de documentverantwoordelijke automatisch een melding krijgt als een notitie verlopen is. Vervolgens kan die via die loop schrijvers uitnodigen. Maar ook gaat de notitie als die gereed is, door een druk op de knop, via Zenya naar de volgende persoon die ernaar moet kijken enz. Kan je die loop ingesteld worden per document of alleen per map? ​​​​​ 

Ik zou graag een lijst van functies ophalen uit een eigen HR pakket. Dit lukt al, maar de lijst is te lang om handig te zijn. Ik had deze graag beperkt door enkel functies op te halen voor een bepaalde afdeling, en de afdeling wordt reeds gevraagd op het meldformulier.Kan dit? Dus eigenlijk je externe bron ophalen op basis van de waarde van een eerder ingevuld veld op je meldformulier.

Wij hebben een portaal met documenten dat we "onder water" willen zetten, zodat het niet meer zichtbaar of vindbaar is voor gebruikers. Wat is de beste manier om dit te doen? Is het handig om alle documenten per map te archiveren, of zijn er andere oplossingen die jullie aanbevelen? Het lukt me namelijk niet om het portaal in één keer te archiveren.Alvast bedankt voor jullie hulp! Susan Kokke

We hebben een melding die een controle van een aantal zaken op een afdeling uitvoert.Meestal moeten er meerdere meldingen gestart worden op dezelfde afdeling.  Kan ik een melding starten en het veld “Te controleren afdeling” automatisch laten invullen in een reeks.Nu moet telkens dezelfde afdeling gekozen worden en dit bijvoorbeeld 10x achter elkaar.Een knop onderaan een melding “Bewaren en een nieuwe melding starten voor dezelfde afdeling” zou handig zijn. Kan dit op een manier?

Is het ook mogelijk om automatisch te laten bereken welke dag van de week aan een datum gekoppeld is? Als je bijvoorbeeld invult dat een incident op 3-2-2020 heeft plaatsgevonden dat dan meteen in het meldformulier wordt aangevuld dat dit een maandag is?

Goedemorgen, Bij het inrichten van de MIM hebben we een keuzemogelijkheid dat er een incident is met de leidinggevende. Deze melding moet in dat geval dan niet naar de leidinggevende maar naar de preventiemedewerker.  Hij moet in dit geval de statusovergang “ in beoordeling door leidinggevende” overslaan en direct door naar “ in behandeling door preventiemdw.” Daarom het formulier met voorwaarde statusovergang ingericht dat het dan doorgestuurd moet worden maar bij het uitvoeren van een test blijkt het toch niet te werken. Ik krijg dan een bericht dat de statusovergang niet is uitgevoerd. Hebben jullie enig idee wat ik over het hoofd zie?Alvast bedankt.Met vriendelijke groet,Rita Roseboom 

Indien ik bij DOC via een veld “Bijlage bij document” een bestand (bv. pdf) toe voeg, waar is die dan zichtbaar voor de eindgebruiker?Ik vind deze bijlage in het veld enkel terug achter het hamburgermenu bij document eigenschappen bij het veld bijlage, nergens als ik via het portaal naar het document ga.Kan een eindgebruiker van Zenya de bijlage ook zien staan en raadplegen als die het document opent via het portaal? 

Goedemorgen!Als kwaliteitsdienst zijn we steeds op zoek naar nieuwe uitdagende projecten, veranderingsprocessen en leuke ideeën om kwaliteit meer op de werkvloer te brengen. We kunnen gerust intern weer een brainstorm plannen en kijken wat er van nieuws uit de bus komt, maar het lijkt me ook leuk om te leren van anderen.Heb jij in de voorbije jaren een project gehad dat enthousiast onthaald werd, dat veel betekend heeft, dat verbetering heeft gebracht, dat de werking van Zenya geoptimaliseerd heeft?En wil je dat graag delen?Laat dan even van je horen! Alle ideeën zijn welkom!Bedankt alvast!  

Beste Zenya experts,Ik heb een vraag. We willen gebruik maken van een groepsaccount voor onze diensttoestellen om zo alle medewerkers eenvoudig toegang te geven tot de documenten in Zenya. Nu heb ik het al voor elkaar om een groepsaccount te creëren. Daarnaast is het mij al mogelijk om QR code's te maken die via de Zenya app kunnen worden gebruikt om naar het juiste document te gaan. Het enige waar ik nu nog tegenaan loop is dat via de groepsaccount opmerkingen in een document kunnen worden geplaatst.  Nu las ik in een ander bericht op de community het volgende:Wanneer is ingelogd met een groepsaccount, en men gaat een opmerking plaatsen bij een document , dan zal niet automatisch de naam van de ingelogde (groeps)account worden ingevuld. In plaats daarvan wordt de medewerker gevraagd om zelf zijn eigen naam in te typen.Dit lijkt mij nog niet te lukken. Is dit anders wanneer je gebruik maakt van de app, of is dit af te dwingen via instellingen?

Ik had twee vragen m.b.t. de chatfunctie van Boost.Ik zag dat er in 7.1 wijzigen worden doorgevoerd m.b.t. notificaties over chatberichten als deelnemer. Echter, hoe zit dit als je beheerder bent? Het lijkt ons prettig om als beheerder ook meldingen te ontvangen over chatberichten. Hoe kun je als beheerder gemakkelijk op een chat bericht reageren? Wij gaan nu via Zenya naar hamburgermenu - Campagnes - gewenste campagne. Dan klikken we het bericht open en klikken op Chat, we zien de chatberichten wel, maar kunnen hier niet op reageren. Het lijkt erop dat we alleen kunnen reageren op de chat als we het bericht openen via de mail die we hebben ontvangen en dan tijdlijn. Wellicht handig om als beheerder ook via de andere weg te kunnen reageren op chatberichten?

Goedemorgen,In verband met het vertalen van de volledige inhoud van Zenya naar het Engels zou ik graag de categorieën van de meldigstypen willen aanpassen, zie screenshot. Echter kan ik nergens vinden waar deze categorieën aan te passen zijn binnen het applicatiebeheer. Kan iemand mij verder helpen?Alvast bedankt!  

In onze organisatie zijn we bezig om data die in Zenya staat aan te bieden met behulp van Power BI dashboarden. De dashboards zijn bedoeld voor managers, adviseurs kwaliteit en andere geïnteresseerden om de status van data op te volgen. Voor klachten en MIP/VIM hebben we mooie dashboards ontwikkeld, we zouden dit graag ook voor Zenya Documenten willen. Helaas heeft Zenya Documenten geen koppeling met de organisatie-eenheden structuur in Zenya. Aan de documentbeheer kant hebben we ruim 500 mappen, sommige zijn via het pad te herleiden aan een afdeling of unit andere niet. We zijn op zoek naar ideeën hoe we voor de afdelingen een mooi dashboard kunnen maken waarin zij de status van hun documenten kunnen monitoren. Wie kan ons helpen? 

Goedemorgen,Binnenkort wordt het binnen onze organisatie niet meer ondersteund om documenten met oude extensies (zoals .doc) te openen.Documenten die met de extensie .doc in Zenya zijn geüpload zouden omgezet moeten worden naar .docx. Anders kunnen medewerkers deze documenten niet meer openen. Kun je in een oogopslag inzichtelijk krijgen welke documenten in Zenya zijn geüpload met de extensie .doc? Met vriendelijke groet,Esmé

Beste allen,Zenya is gekoppeld met Vilans.Echter, de nieuwe Vilans protocollen mbt blaaskatheterisatie zijn niet zichtbaar in Zenya, terwijl deze wel zichtbaar zijn binnen Vilans zelf.Zijn er meer organisaties die hier tegenaan lopen en hoe kan dit opgelost worden?Ik hoor het graag. Bedankt!

Hallo,Ik ben documentbeheerder van een Zenya algemeen document. Dit document bestaat uit een tabel, waarbij elke cel bestaat uit een hyperlink.Als ik kies voor “Taalfouten corrigeren”, in het programma het document wil bewerken, in een cel ga staan en iets van een bewerking probeer uit te voeren in die cel (zoals het verwijderen of vervangen van tekst uit die cel), verdwijnt een heel deel van de tabel en deze krijg ik niet meer terug. Ik moet dan de het bewerkscherm sluiten en kiezen voor “Niet opslaan”. Conclusie: ik kan in dit document met tabel dus geen taalfouten corrigeren.Kan iemand mij hierbij helpen?Hier ga ik met mijn cursur in de cel staanNa het klikken op de “Del” toets verdwijnt dit hele deel van de tabel 

Ter voorbereiding op een audit vullen wij een aantal dagen voor de daadwerkelijke audit alvast de verbeterpunten voor de voorgaande audit in, zodat we deze tijdens de huidige audit kunnen toetsen in de praktijk.Daarvoor moeten we dan de datum van die dag invullen  op de vragenlijst. Na uitvoering van de audit vullen we dan de gehele vragenlijst in en passen we de datum aan naar de datum van uitvoering audit.Na verzenden van de vragenlijst en weer openen of afdrukken van de verzonden vragenlijst, staat de 1e datum in de vragenlijst en niet de uitvoerdatum. Bv: 14/6 voorbereid, 18/6 uitgevoerd: op de afdruk van de audit staat alleen ‘Ingevoerd door X op 14/06/2024. Terwijl zij de datum heeft aangepast naar 18/6.Kan dit aangepast worden?