Zenya

Goedemiddag,Voor onze organisatie komt er een update voor het functiehuis, Primaire functies binnen de jeugdzorg en gehandicapten zorg. Er wordt gewerkt met generieke functieprofielen. Ik wil dit graag opnieuw inrichten in het documentsysteem . Hebben jullie hiervoor tips en adviezen? of voorbeelden hoe jullie het hebben ingericht.Is het een idee om met een soort van inhoudsopgave te werken en de profielen, als dat überhaupt mogelijk is, ‘onderwater’ te zetten ivm verbetering vindbaarheid?Alvast bedankt voor jullie reactiegrt. susan kokke

Ik had graag geweten of het mogelijk is om, op het moment dat een document in de beoordelingsronde komt, een notificatie te laten versturen naar een bepaald persoon? Dit om ervoor te zorgen dat onze sectorverantwoordelijke op de hoogte is van het nieuwe document of de update ervan; indien we de sectorverantwoordelijke in de beoordelingsronde zouden steken, dan gaat de publicatie hier vaak op blokkeren vrezen we.

Bij Viva!Zorggroep zijn soms meerdere documentbeheerders gekoppeld aan dezelfde documenten. Voor hen is het werken met de notificaties en meldingen lastig. Zij krijgen dezelfde taken/meldingen. Als de één een taak afhandelt en/of verwijdert blijft deze taak nog wel bij de andere documentbeheerder staan. Heeft iemand tips voor onze documentbeheerders om dit op een handige manier aan te pakken.Bedankt! Groeten Maaike

Dag,  is het mogelijk om in de titel van de mail die medewerkers ontvangen voor het schrijven van een document, de deadline te verwerken? Nu staat de deadline (alleen) in het bericht van mail zelf.  alvast bedankt! Hartelijke groet, Nicole

Bij onze documenten zijn bij oude documenten (van voor de fusie) velden gevuld met een zgn oud DKS nummer. Dit veld is nu overbodig.In de test heb ik dit veld verwijderd en geeft zover ik kan zien geen problemen.Maar als ik wil zoeken in gearchiveerde documenten kan dat niet op het verwijderde veld, mogelijk is dat een probleem voor gebruikers. Mijn verwachting is dat de zoekfunctie in gearchiveerde documenten ook de verwijderde velden zou bevatten, dit is nu niet zo. Klopt dat en zijn er eventuele andere opties mogelijk om de velden die nu gebruikt worden actueel te houden?Met groet,Anja

Beste, is het mogelijk om bij het exporteren van meldingen de gekozen velden en volgorde van deze velden vast te leggen?Elke keer als ik een export wil doen moet ik opnieuw de velden kiezen en een volgorde geven.Wanneer je maar 6 of 7 velden selecteer is dit te doen, maar in ons geval moeten we 29 velden selecteren en ordenen. Dit is tijd rovend en inefficiënt.Vriendelijke groet,Milevis 

Hallo allemaal,Wij hebben een procesoverzicht waarin we verschillende hyperlinks hebben gemaakt. Bij enkele shapes komt daar een ‘soort wereldbol met pijl’-teken rechtsonder op de shape te staan. Bij anderen is dat niet het geval. Weet iemand hoe dat komt en hoe we er dan voor kunnen zorgen dat het consistent wel/niet gebeurt? Hieronder een printscreen. Bij Intern privacy beleid staat het teken er wel maar bij NEN7510 niet. Beide hebben een verwijzing naar een ander document in dezelfde map in het handboek. 

Geachte,Graag wil ik twee documentbeheerders toevoegen die dezelfde rechten dienen te krijgen als de ‘oude’ documentbeheerder. Hoe kan ik dat doen? 

Onze aanpak voor incidentmeldingen, is recent veranderd waardoor we niet meer gebruik maken van ‘nieuwe acties toevoegen'. We gebruiken nu enkel gestructureerde formulieren. Sommige gebruikers vergissen zich nog en drukken toch op het plusje. Dit is verwarrend voor gebruikers en heeft geen plaats in de workflow.  Hoe pakken collega’s dit aan? Naar mijn mening kan dit niet worden uitgeschakeld?  

Op het dashboard in Zenya hebben we al diverse diagrammen staan van meldingen van diverse meldtypes. We hebben deze ook ingedeeld per groepje en dat is goed zichtbaar. Ik heb vorige week van een extra meldtype diagrammen toegevoegd (eerste nieuwe publieke filters aangemaakt), en deze aan een nieuwe categorie op het dashboard toegewezen. Ze worden echter niet zichtbaar op het dashboard (ondanks dat ik wel leesrechten heb voor deze meldingen). Eerder merkte ik wel eens vertraging in het zichtbaar worden van nieuwe diagrammen (een uur of zo), maar dit is nu al een paar dagen later.Moet ik dit nieuwe onderdeel in de indeling nog ergens centraal toevoegen voordat deze zichtbaar wordt?

Beste, Er is een document in concept versie ingediend. Dit wil ik nu laten doorgaan in de beoordelingsronde. Maar ik krijg telkens een melding dat de beoordeling niet gestart kan worden owv een nieuwe openstaande opmerkingen.  Deze opmerking kan ik niet verwerken of inactief maken. Hoe ga ik hiermee verder?  Vriendelijke groeten,Peter

Voor het delen van (een deel van) een VIM-melding met een externe functionaris gegevensbescherming heb ik een mailsjabloon gemaakt waarin de info uit formuliervelden wordt gevuld.Deze externe functionaris heeft (om contact op te kunnen nemen) het mailadres nodig van een in het formulier te selecteren gebruiker (de “aandachtsfunctionaris” die de melding in behandeling krijgt).Welk veld moet ik hiervoor in de mailsjabloon invoegen?

Wij zijn bezig om Word documenten om te zetten naar HTML. In de Word documenten hebben we een koptekst met daarin o.a. informatie over de evaluatiedatum, autorisator en documentnummer. Nu zou ik graag een aantal van deze gegevens ook zichtbaar willen hebben in het HTML document, dus in de structuur. ik weet niet of dit kan, ik kan niet vinden hoe dit te doen. Hoop dat iemand mij vooruit kan helpen.

Bestaat er een mogelijkheid om i.p.v. het formulier door te klikken een formulier door te scrollen in de Zenya Capture app? Alvast bedankt!

Hoe kan ik de document summary in de properties op de print pagina (print template processen) toevoegen. Er staan code op en ik weet niet waar dit vandaan komt. ik heb geel gemaakt wat dus zeker weten niet goed is, maar wat vul ik hier dan wel in. Waar komen die cijfers vandaan?Ik hoop dat jullie mij hiermee kunnen helpen. Groetjes Saskia

Hallo, Ik kan weinig vinden over het maken van een Proces binnen Zenya. Is er een handleiding of een instructie waarin uitgebreid staat beschreven hoe je een proces kunt maken en beheren. 

Hoi mede-Zenya-gebruikers,Wij zijn binnen ons ziekenhuis bezig om de basis op orde aan te brengen binnen Zenya, onder andere binnen het documentbeheer.Een van de onderdelen waar we mee willen starten is het maken van een checklist waaraan een document moet voldoen om het voor zowel de schrijver als documentbeheerder makkelijker te maken een kwalitatief goed document in te dienen voor beoordeling. We zien hier nu veel variatie in en het is voor onze documentbeheerders (en schrijvers) nog niet geheel duidelijk waarop ze moeten letten of een document kwalitatief goed is. Zijn er andere met ervaring van een dergelijke checklist? En zouden jullie deze met ons willen delen? Zetten jullie ook nog andere checklists in voor bijvoorbeeld het beoordelen/autoriseren van een document?  Ik hoor graag wat jullie ideeën en ervaringen hiermee zijn! Met vriendelijke groet, Laura Saris (SJG Weert)

Is het mogelijk om in de tekst die hoort bij een hotspot in een afbeelding (interacief document) een link te plaatsen?

Sinds enige tijd zijn we aan het experimenteren met de module risico's. Met name op het onderdeel van beheersmaatregelen heb ik een vraag.Ik ben begonnen met het aanmaken van beheersmaatregelen. Hierin zijn we gestart met een algemene naamgeving. Inmiddels ben ik er achter dat het handig is om via een vaste labeling te werken. Nu wilde ik de al eerder ingevoegde beheersmaatregelen wijzigen, maar als ik dan op wijzigen klik, krijg ik te zien dat ik geen rechten heb om dit te doen. Ik ben eigenaar van het risico en ik heb zelf de beheersmaatregel aangemaakt. Heeft iemand tips hoe ik deze beheersmaatregel kan wijzigen? Ook zou ik graag een beheersmaatregel verwijderen (dit was een test item). Dit heb ik ook niet kunnen vinden. Kan dit ook aan rechten liggen? Uit de trainingen op de community heb ik het antwoord niet kunnen halen. 

Goedemorgen,Als organisatie hebben we gekozen dat alle Vilans protocollen ook zichtbaar worden in Zenya. We kregen onlangs een melding dat de links naar alle corona protocollen in Vilans nog wel actief zijn, maar er geen informatie meer in staat. Op welke wijze kunnen we deze links uit Zenya halen?Groeten, Nienke 

Hoi allemaal, Weten jullie of het mogelijk is om een opmerking bij meerdere documenten tegelijkertijd te kunnen plaatsen, aan de beheerderskant?Want:Als we een term (bijvoorbeeld IGZ → IGJ) in meerdere documenten willen aanpassen, zijn er beperkingen waardoor dit niet in alle documenten gebeurt waar de term voorkomt. Deze aanpassing wordt bijvoorbeeld niet gedaan in PDF bestanden, processen of verlopen documenten. We kunnen dit voor onszelf inzichtelijk maken o.b.v. een rapportage. Hierin zien we bij welke documenten de term wel en bij welke deze niet is aangepast. Om de eigenaren hierop te wijzen, zodat dit bij een volgende versie wordt aangepast, willen we bij alle documenten waar de term niet is vervangen, in 1 keer dezelfde opmerking plaatsen.  Aangezien het om een groot aantal documenten gaat, zou het ons enorm helpen als er een makkelijke manier is om in één keer de opmerking bij al deze documenten te plaatsen.Alvast bedankt voor jullie reacties! 

is het mogelijk om bij een al gepubliceerde verzameling de volgorde van documenten binnen de verzameling te wijzigen, zodat de meest geraadpleegde bovenaan komen?

Bij aanschaf van apparatuur, komt het voor dat er meldformulieren met veel overeenkomsten met eerdere meldformulieren, worden ingevuld. Om een melder te ondersteunen, willen we graag een opvolgmelding aanmaken op het meldformulier van een bestaand, afgehandeld, dossier.Deze opvolgmelding komt automatisch op de naam van de coördinator te staan. Is het mogelijk om deze melding op naam van een derde (namelijk de nieuwe aanvrager) te zetten? Via [retour melder] is er geen persoon te kiezen, dus komt de melding automatisch bij de originele melder, voor de opvolgmelding is dat helaas de coördinator en niet de derde. 

Wij gebruiken een veld van type Lijst in een van onze meldtypes. Wij gebruiken dit om een artikelnummer in vast te leggen.Nu is dit meldingtype en dus deze lijst al ingebruik sinds 2013 en sindsdien zijn we door een aantal verschillende artikelnummer versies heen gegaan waardoor de lijst met waardes erg lang is geworden.Deze zouden we graag willen opschonen, maar wat gebeurt en met de oude meldingen waar een bepaalde waarde is gekozen als deze uit de lijst wordt gehaald? Word het veld in de oude melding dan leeggehaald? Of blijft de waarde in oude meldingen wel staan en kan deze alleen niet meer gekozen worden voor nieuwe meldingen? Ik hoor het graag!Groetjes Annette

Het valt mij op dat bij gesharede documenten bij de ontvangende locatie het versienummer in het Engels achter de titel wordt vermeld en niet in het Nederlands. Is deze instelling te wijzigen of is dit door het systeem ingericht.