Zenya

Afgelopen week merkten wij dat wanneer een document in een revisieronde gemarkeerd wordt als ‘mag gearchiveerd’ hier geen controledatum meer aangehangen wordt. Dit is op zich ook logisch. Nu had alleen de documentbeheer het bericht van de auteur gemist en is het document langere tijd (meerdere jaren) op Zenya blijven staan. In geen enkele rapportage is dit document opgevallen. We gaan nu actief kijken of dit vaker is voorgekomen.Hebben andere beheerders hier ook wel eens mee te maken gehad? Of ondervangen jullie dit op een andere manier? Ik kan me voorstellen dat het kan helpen dat wanneer een auteur kiest voor de optie ‘mag gearchiveerd’ in de controle wizard dat het document dan ook automatisch de status verlopen krijgt. Hiermee voorkom je dat niet actuele documenten per ongeluk toch blijven staan. 

Als je via het "hamburger menu” de modules opent, dan is de module “Documenten” niet zichtbaar voor gebruikers.Alle gebruikers hebben onbeperkt leesrechten.Hoe kan ik zorgen dat zij dit menu wel zien en niet alleen via "raadplegen” documenten kunnen benaderen.

Dag allemaal, Ik ontving vanuit het labo volgende vraag:De medewerker die onlangs in dienst is getreden heeft daarvoor enige tijd stage gedaan in het ziekenhuis. Gedurende die periode heeft die persoon, als stagiaire reeds heel veel documenten van het kwaliteitshandboek gelezen, met leesbevestiging ook, ingelogd met haar stage-account.Enkele weken later wordt zij als nieuwe gebruiker toegevoegd aan de gebruikersgroep van het labo, omwille van indiensttreding in het labo, hierdoor ontvangt ze op alle documenten opnieuw een leesbevestigingsvraag.Is er een manier om dit op te lossen? Alvast bedankt voor jullie waardevolle feedback!

Als je in het oude licentiemodel beperkte licenties hebt voor Zenya modules, dan is het aantal beheerders per module en/of het aantal meldingstypen beperkt.De beperkingen worden als volgt geteld:Voor MeldingenAantal meldingstypen: het aantal actieve meldingstypen. Aantal coördinatoren: het aantal gebruikers dat is ingesteld als coördinator bij een (onderderwerp van een) meldingstype. Aantal mobiele formulieren extensies: het aantal meldingstypen waarbij de mobiele formulieren licentie is geactiveerd.Voor DocumentenAantal documentbeheerders: het aantal verschillende gebruikers dat als documentbeheerder is ingesteld bij een document.Voor ProcessenAantal documentbeheerders: het aantal verschillende gebruikers dat als documentbeheerder is ingesteld bij een document van documenttype 'Proces'.Voor VragenlijstenAantal vragenlijstbeheerders: het aantal verschillende gebruikers dat als vragenlijstbeheerder is ingesteld bij een vragenlijst.Voor ComplianceAantal beheerders: het aantal verschillen

We zijn de inrichting van Zenya Doc onder de loepe aan het nemen.Hierbij komt ook de beoordelingsflow ter sprake.Op dit ogenblik werken we met een inhoudelijke beoordelingsronde en een finale goedkeuring.Van zodra de auteur de conceptversie heeft ingediend kan deze het document niet meer raadplegen/bewerken.Opmerkingen van beoordelaars komen bij de autorisator terecht (finale goedkeuring).We denken dat het praktischer/vlotter zou zijn mocht de auteur de bemerkingen eerst nog kunnen verwerken vooraleer het document bij de autorisator terecht komt voor de finale goedkeuring.Kunnen we dit zo inrichten?Zijn er Zenya gebruikers die ervaringen willen delen.Hoe hebben jullie de beoordelingsflow ingericht en hoe verloopt het in de praktijk?Alvast hartelijk dank!

Het klinisch labo van ons ziekenhuis stelt een labogids beschikbaar via een webshare. Deze documenten worden geraadpleegd via onze externe ziekenhuiswebpagina door o.a. huisartsen, … (gebruikers zonder Zenya).De documenten in deze labogids zijn van het type ‘gestructureerd webdocument’. We hebben bepaalde paragrafen die we niet willen delen met externen via de webshare, omdat deze informatie niet relevant is voor externe gebruikers, vb. intern nummer. Dus we stelden de instelling ‘Webshare exporteren als:’ in op de ‘labogids-lezer’ en gaven deze leesrechten op de relevante paragraaftitels binnen het gestructureerd webdocument. Maar nu merken we dat in de webshare toch alle paragraaftitels getoond worden, ongeacht de ingestelde leesrechten. Via de servicedesk vernamen we dat de leesrechten in een webshare enkel op documentniveau wordt bekeken en niet op paragraafniveau.Hoe gaan andere organisaties/ziekenhuizen hiermee om? Het lijkt ons niet efficiënt om voor elke analysefiche 2 document

Voor onze organisatie ben ik bezig met een proces. Hier was ik gister rond een uur of 9 mee aan het werk. Lokaal op mijn PC in Viso, via de Zenya client. Op dat moment crashte mijn PC echter en sindsdien is het bestand vergrendeld. Ik had gister al meteen geprobeerd om het bestand te vergrendelen, maar elke keer vergrendelde hij hem automatisch weer. Dus ik had bedacht om de 12 uur maar gewoon af te wachten. Vanochtend heb ik echter nog steeds het probleem. Ik kan dus via het applicatiebeheer dit bestand prima ontgrendelen, maar hij vergrendelt hem hierna automatisch weer. De tijd verandert ook elke keer naar het huidige tijdstip.Graag zou ik advies krijgen over hoe ik dit probleem aan kan pakken. De enige gedachte die ik nog heb is de huidige concept versie verwijderen, maar dit voorkom ik uiteraard liever.

Goedemiddag lezer, Ik maak in een workflow gebruik van kaartenbakken.Bij een van de kaartenbakken is het mogelijk om meerdere kaarten te selecteren.Dit is mogelijk, alleen verspringt de volgorde wanneer ik naar een volgende stap in de workflow ga.Zie knipsel.De volgorde van invoeren was:AFW-001 AFW-002 AFW-003 AFW-009 PDCA-005 AFW-004 PDCA-006Bij de knipsel is de volgorde op alfabet en op nummer gezet.Hoe kan ik ervoor zorgen dat deze blijft staan zoals ik geselecteerd heb? Ook had ik de velden graag onder elkaar gezien, weet iemand of dit mogelijk is? 

In de shapes van iProces kun je via “omschrijving” een toelichting geven over die stap.Leestekens (vetgedrukt, groter, kleiner teken, opsomming  enz….) is echter niet mogelijk. Ik heb ook m.b.v. alt code 243 het kleiner of gelijk teken kunnen toevoegen, maar als je dan de preview bekijkt maakt de module daar het = teken van.Het lijkt ons wenselijk om dit mogelijk te maken.

Hallo,Als ik op een meldformulier de velden ‘Compliance - Organisatie-eenheid’ en ‘Compliance - item’ plaats waar dan de afdeling en de normparagraaf ingevuld kunnen worden, is het dan mogelijk de meldingen waar deze velden zijn ingevuld automatisch te koppelen als bewijsstuk aan de desbetreffende normparagraaf in het compliance-overzicht, of is het alleen mogelijk om dit handmatig te koppelen?

Aansluitend bij bovenstaande heb ik 2 wensen:Ik zou graag de mogelijkheid willen hebben om blokken te kopiëren naar een willekeurige plek in het document (nu komen ze standaard onderaan te staan, bij een lang/complex document moet je dan veel slepen). Is het mogelijk om bij het kopiëren een optie te kiezen waarbij je de voorwaarden niet kwijt raakt?

Een gebruiker krijgt het verzoek om een document te controleren maar krijgt bij het volgen van de link naar het te controleren document de foutmelding te zien  “Dit document is niet beschikbaar”. Bij nadere beschouwing blijkt dit Covid gerelateerde document al een tijd geleden op “uitgeschakeld” te zijn gezet en dus lijkt hier de controletaak wat questieus al kun je wellicht redeneren dat “uitgeschakeld” (anders dan archivering) een toekomstige ingebruikneming mogelijk maakt wat dan tussentijdse revisie van de inhoud kan billijken. Vraag is dus: bug of feature? De eindgebruiker heeft (uiteraard) verzocht deze (nu onmogelijke) taak uit haar takenoverzicht te verwijderen wat zover ik weet niet mogelijk is.Een eerdere discussie ging over taken die gearchiveerde documenten betroffen maar dat betrof echt een iProva/Zenya probleem dat inmiddels is opgelost.Bij voorbaat dank voor input!

De standaard voor PDF bestanden is bij ons PDF/A.Zo ver ik kan zien is dit niet het standaard binnen Zenya. (downloaden bestand) Klopt deze aanname? Of is er al een mogelijkheid om de documenten in PDF/A te tonen/ downloaden. PDF/A-1 (Portable Document Format Archivable) is de eerste officiële PDF standaard (ISO 19005-PDF/A maakt het mogelijk om digitale bestanden op een veilige en goede manier op te slaan, zodat ze geschikt zijn voor langdurige opslag

Goedemorgen, Is het mogelijk om vanuit een Risico's en/of controls een vragenlijst uit te zetten?Kan het in de bestaande instructies (nog) niet terugvinden.Met groet,Anja

Hoi, Voor een vragenlijst wil ik 2000 invullers uitnodigen om mijn vragenlijst in te vullen. Kan ik dit in een keer doen door middel van een excellijst of iets dergelijks of moet ik dit echt 1 voor 1 invoeren? Hopelijk weet iemand hierop een antwoord.Alvast bedankt, Met vriendelijke groeten,Ivon Tielen

Hallo, In het verleden is er een innovatieproject geweest waarbij integratie Teams/Zenya aan de orde is geweest. Nu veel ziekenhuizen Teams in gebruik hebben en dit waarschijnlijk ook steeds verdere uitbreiden tot een standaardplatform zal ook MS Viva Engage (voorheen Yammer) in gebruik komen of al zijn.BOOST is redelijk beperkt en lijkt vooralsnog minder mogelijkheden te hebben dan Engage. Hebben jullie ook voor deze oplossing van MS onderzocht tijdens de ontwikkeling van BOOST? Groetjesellen 

Wij gebruken de riskmodule een een vragenlijst op effectiviteit voor de periodiek check op effectiviteit van de beheersmaatregel. Nu wil ik graag bij de start van de vragenlijst (waar de maatregel vermeld wordt) ook het risico waar  de maatregel betrekking op heeft vermeld hebben.  Deze kan ik nergens vandaan halen, terwijl in de risk module deze relaties tussen risico's en maatregelen wel zichtbaar zijn.)Wie kan mij hierbij helpen?Met vriendelijke groetJeroen Hollmann

Als ik een vragenlijst uitzet moet ik verplicht een icoon kiezen, heb dan de keuze uit een scala aan icoontjes die ik ook nog een kleur naar keuze kan geven. Echter dit icoon vind ik nergens meer terug, niet in de vragenlijst niet in de rapportage. Is dit een inrichting die ik zelf aan kan passen? En zo niet wat is de meerwaarde hiervan? Is een extra zinloze klik. Hebben andere gebruikers hier ideeën over? 

Als er bij ons een calamiteit gemeld wordt, moet de manager van de betreffende afdeling daar een melding per mail van krijgen.Om dit te regelen heb ik een actie uitgezet voor het verzenden van een mail met filter calamiteit en een filter voor de afdeling waarop gemeld wordt zodat de juiste manager de mail krijgt.De mail wordt helaas niet verstuurd. Kan dat komen doordat ik bij de organisatie-eenheden afdeling inclusief submappen heb aangevinkt? Als ik alles afzonderlijk aanvink komt de mail wel aan namelijk, maar dat is niet echt handig omdat het soms om heel veel subafdelingen gaat, die dan allemaal in de filterregel benoemt worden.Hoe zit dat?   

Als je in een interactief document een keuzeblok op meerdere plekken wil gebruiken, maar steeds op basis van andere voorwaarden en andere blokken die er aan voorafgaan. Kan je zo'n blok dan hergebruiken of wordt dat dan te ingewikkeld qua voorwaarden en kun je beter een nieuw blok maken met dezelfde vraag?

Het zou heel erg fijn zijn als je bij berichten meerdere berichten kunt selecteren en deze dan in 1x kunt verwijderen. 

iemand van buiten de organisatie wil ik gaan laten dimmen bij ons en vice versa.Ik heb haar toegevoegd in Zenya als gebruiker. Mijn vragen, misschien te simpel maar ik kom er niet uit: Wat dien ik daar allemaal in te vullen?hoe kan ik haar laten inloggen?kan zij dan na een mail van Zenya dat er een dimmelding is, de link openen met toegang tot ons systeem?waar kan ik een uitleg/training vinden over bovenstaande zodat ik het toch zelf kan uitvinden? ik hoor het graag. Groet Erwin Dijkhuizen

Hoe/waar kan ik de rechten instellen voor iemand zodat die persoon alle uitgezette taken, die behoren bij Risk, ook kan zien?

Binnen onze organisatie wordt momenteel bezien of het documentbeheer efficiënter kan.De aan documenten gekoppelde beoordelaars en autorisators zijn gebruikers afkomstig uit alle disciplines. Bij uitdiensttreding van een gebruiker gaat er bij ons helaas geen seintje richting Zenya / documentbeheerder, waardoor er “gaten” vallen in de registratie. De vraag rijst of de beoordelingsronden ook gekoppeld kunnen worden aan een functie. Kan ik functies toevoegen aan de beoordelaarspool?  Ik kan wel functies invullen bij “eigenaar”, maar niet bij beoordelaar en autorisator?Ik ben benieuwd hoe andere organisaties het documentbeheer op dit punt gewaarborgd hebben. Hebben jullie suggesties? Groet,Heidi

Ik wil graag het volgende: Als de meldingen onder een categorie wordt gemeld, dan moet Persoon A coördinator/eigenaar zijn van de melding en Persoon B de meldingen niet mag inzien. Als de categorie waaronder gemeld wordt ARBO is, dan wil ik dat Persoon B  coördinator/eigenaar is van de melding en dat persoon A de melding niet kan inzien. Is dit mogelijk via de workflow en zo ja, hoe kan je dit instellen? Ik heb zelf het idee dat als je iemand onder voorwaarde eigenaar wilt maken, die geen al staat opgegeven als coördinator. Hiermee zorg je er dus al voor dat iemand altijd al alle meldingen kan inzien, terwijl je wilt dat die geen alleen meldingen kan inzien (en afhandelen) onder een voorwaarde.