DOC (Documenten)

wij zijn ons documentbeheersysteem aan het herzien en zijn daarbij ook in discussie over de geldigheidstermijn van documenten. Momenteel hanteren we een termijn van 3 jaar, echter in het kader van ontregel de zorg zijn wij aan het onderzoeken of deze termijn mogelijk naar 5 jaar kan (voor bepaalde documenttypen mogelijk?).Ik kan hier geen wettelijke kaders over vinden maar mogelijk kan iemand mij hier wel op wijzen? Hoe gaan andere organisaties hiermee om in deze tijden van ontregel de zorg?  alvast bedankt! groetjes Nicole  

Dag allen, Wij hebben sinds enkele weken Zenya. FIjn, want de opmaak is een stuk prettiger, behalve: als ik naar mijn taken ga via het alarmknopje rechtsbovenaan, moet ik vervolgens naar links met de muis om naar meldingen te gaan en weer naar rechts om een document te openen. Ik merk dus dat ik veel meer muisbeweging moet maken. Is het niet veel praktischer om het tabblad menu met taken/meldingen onder het alarmknopje te laten uitkomen? Of heeft iemand tips hiervoor? Groet,Dana KamsteegHet Oogziekenhuis Rotterdam

Wij zijn in het MUMC bezig met het omzetten van onze Word documenten naar HTML. Wat wij, onder andere, als feedback krijgen van degene die aan het omzetten zijn, is dat je '’op'’ een afbeelding niet iets kunt toevoegen, zoals je dit wel kunt in Word. Bv. het toevoegen van een cirkel/pijlen (zie bijgevoegde afbeelding ter illustratie).Wat we nu doen, is de afbeelding dan met pijltjes uitknippen en plakken in het HTML document. Echter, als de afbeelding dan later aangepast moet worden, moet men eigenlijk weer de originele afbeelding hebben.Is dit iets wat mogelijk gemaakt kan worden in HTML of moeten we gebruikers dan adviseren in deze gevallen toch Word te gebruiken (of evt. interactieve documenten met hotspots…?).

Dag iedereen, Ik ben vrij nieuw in het iDoc gegeven omdat ik als tijdelijke functie deze taken op mij heb gekregen. Nu kreeg ik de vraag van een collega of zij als schrijver stroomdiagrammen kunnen invoegen/aanmaken in documenten. Ik heb in dit forum reeds gerelateerde topics bekeken en vroeg me nu af of het enkel mogelijk is om stroomdiagrammen op te maken via mediabeheer, en daarna via mediabeheer te importeren in een document?

Goedendag,Als ik een link maak in bijvoorbeeld een interactief document naar een ander document, dan ziet deze link er als volgt (voorbeeld) uit: https://iprova.patyna.nl/Portal/#/document/c281c420-fa42-4edd-8e76-d629c8863b42Voor verwijzing naar een document vanaf bijvoorbeeld intranet of informatie via de mail, dan gebruiken we de snelcode: https://iprova.patyna.nl/QC/5-RQN-46De verwijzing naar Doeltype Document is dus niet de snelcode. Klopt dat?Waarom gebruikt men in Zenya voor het verwijzen naar een Document via hyperlink niet naar de snelcode?Graag reactie. M.vr.gr.Klaas Pompstra (Patyna)  

We willen graag een protocol archiveren, aangezien de informatie daarvan nu in een ander document staat. Het protocol is door heel veel collega’s (verpleegkundigen, administratie) van andere afdelingen als favoriet ingesteld. Het is dan ook belangrijke informatie die hierin staat.Als ik het document verwijder krijgen zij een melding, maar kan ik er ook voor zorgen dat ze in die melding de naam van het nieuwe protocol krijgen zodat ze die als favoriet kunnen markeren? Dat het via het systeem zelf gaat? Dus is het mogelijk het bericht aan te passen? Een andere optie is om zelf een mail op te stellen naar alle medewerkers, maar het is mooier als dit direct via het systeem kan.Is dit mogelijk? 

Goedemorgen,Ik ben zoekende hoe ik nu het beste mijn abonnementen instel. Wel of geen bericht wel of geen mail (en hoe vaak). Het aantal berichten loopt soms echt op, onhandig is hierbij dat je het niet in een aparte pagina kan openen. Is het ook mogelijk om eerst berichten te zien ipv taken?Ik ben benieuwd hoe jullie het eea hebben ingesteld. Tips en tricks welkom!Wij werken met 1 documentbeheerder.Alvast bedankt voor jullie reactiesGrt. Susan

Hallo,onze transfusiecoördinatoren zouden aan de slag willen met ChatGPT om medewerkers doorheen het uitgebreide transfusiebeleid (procedures en dergelijke) te leiden, data samen te vatten, antwoorden te laten formuleren op vragen/situaties die zich in de praktijk voordoen… De procedures die nu in Zenya beheerd worden zouden dan als content gebruikt worden. Alvorens hiermee aan de slag te gaan met ons Data Science institute om iets dergelijks te ontwikkelen, willen we eerst eens navragen in hoeverre jullie, Infoland, hieromtrent ook plannen hebben. 

Hallo!wij hebben onze excels opgeladen als pdf, omdat we wouden vermijden dat de lezer deze kon downloaden en aanpassen.Nu zouden we willen werken via de beveiligingsfunctie van excel, zodanig de sheets niet aangepast kunnen worden na downloaden.Echter, nu probeer ik een pdf door een excel te vervangen en dit lukt niet. Kunnen jullie aangeven hoe ik dit kan omzeilen? Excel is een toegestane extensie in de mapeigenschappen.Bedankt! 

als we (als beheerder) een zoekterm ingeven in module DOCS dan verschijnen ook rapporten waar die zoekterm in staat.Voorheen was dit niet zo. is ook niet de bedoeling, er mogen alleen documenten naar voren komen als je in DOC een zoekterm invult.Hoe kan dit? 

We vinden het belangrijk dat het versienummer zichtbaar is op het document.Via de knop 'afdrukken' komt het versienummer automatisch in de koptekst te staan. Nu komt het soms voor dat gebruikers het document eerst downloaden en dan gaan uitprinten. Het versienummer komt dan niet op het document te staan. Hoe kan ik voorkomen dat gebruikers documenten printen zonder versienummer?  

Ik ben op zoek naar een instructie voor schrijvers. Ik heb alleen een oude instructie van de Infoland omgeving, maar zou graag een vernieuwde versie van Zenya hebben. Heeft iemand deze?

Is het mogelijk om het versienummer te verwijderen bij de titel, zoals in de bijlage getoond? Men vindt het bijvoorbeeld verwarrend als er bij een definitief document versie 3 staat.Alvast dank

Een collega wilde een conceptversie van een Word-document downloaden om extern door te sturen. Daarbij kan ze kiezen omhet document te vergrendelen → Dat was niet nodig aangezien ze gewoon een versie nodig had om door te sturen nooit te vergrendelen → Eens je deze optie kiest, kan ze nooit meer kiezen om een document te vergrendelen bij het downloaden en moet je dit altijd via de knop ‘Vergrendelen’ doen.Kan er ook een optie toegevoegd worden om een document eenmalig niet te vergrendelen bij het downloaden?

Ik wil graag het lettertype binnen de HTML documenten vergroten. Dit wil ik bij voorkeur doen in de documenttypes. Weet iemand of dit mogelijk is en zo ja hoe ik dit kan doen?

Hallo, Heeft er iemand een presentatie of een kort voorbeeld hoe de koppeling tussen Zenya en intranet er uit ziet en wat dit voor de medewerkers betekent.We ontvangen namelijk verschillende verhalen. Zo hebben we gehoord dat het zoeken door de documenten een stuk simpeler gaat, maar dat er ook zoekresultaten getoond worden van documenten waar je geen rechten op hebt. Wie kan mij helpen?Alvast bedankt,Met vriendelijke groet,Anthony de Wever

Ik ben benieuwd welke bewaartermijn van protocollen en procedures etc. men hanteert in de ziekenhuizen in het land.Wij kunnen geen wettelijke termijn vinden, en hebben deze een aantal jaar geleden op 10 jaar gesteld. De vraag is of dit terug naar 5 jaar kan.Hoe is dit in andere huizen? Alvast dank!

Bij de harmonisatie van documenten van 2 locaties wil men gebruik gaan maken van flowschema's in de module Processen met achter de shape in het veld ‘Omschrijving met opmaak’ een korte toelichtende tekst.Bij het opstellen is opgevallen dat zoeken in de tekst in de processtappen en in de tekst in het veld ‘Omschrijving met opmaak’ met Ctrl F niet mogelijk is. Hierdoor is bij wijzigingen niet snel te controleren of een proces moet worden aangepast. Heeft iemand daar een andere oplossing voor? 

Ik heb twee vragen over tabellen in HTML:is het mogelijk om de dikte van de lijnen van een tabel in een HTML document aan te passen? Zo niet, dan lijkt me dit wel een wens. Waarom is er een verschil tussen hoe een tabel getoond wordt aan de beheerkant en aan de raadpleegkant? 

Wij hebben een koppeling tussen Zenya en ons intranet, waarbij de zoekresultaten van Zenya ook verschijnen als er gezocht wordt op intranet. Is het mogelijk om een rapportage te maken met daarin informatie over hoe vaak een document via Intranet wordt geraadpleegd?   

Het Groene Hart Ziekenhuis te Gouda is recent gaan werken met de module DOC. Als ziekenhuis zijn wij op zoek naar vergelijkbare ziekenhuizen die procesmanagement hebben uitgewerkt in deze module.We komen graag met deze beheerders in contact. Wie zou zijn ervaringen met ons willen delen?Alvast dank.Maureen Huijzer, werkgroep lid processen GHZ 

Beste,Graag zou ik willen weten of het mogelijk is om documenten in de lijst in Zenya te markeren. Bv mbv een vlaggetje, high light of kleurtje.Vriendelijke groet, Amy Dons

Voor de patiëntveiligheid is het belangrijk dat documenten beschikbaar zijn voor een ieder. Echter bepaalde studiedocumenten mogen alleen getoond worden in k2 als er een disclaimer is toegevoegd aan het document zelf.Dit betekent nu dat er voor ieder pdf document, dat aangeleverd wordt door de industrie, een extra pagina moet worden toegevoegd. met een vaststaande tekst (zoals deze door de RvB is aangeleverd)Een veel mooiere variant hierop zou zijn, is dat de mogelijkheid bestaat om bij deze documenten een veld “aan te zetten”, waardoor deze vaststaande tekst automatisch verschijnt op het moment dat het document wordt geopend. In essentie een tweede pop up a la het veld “wijzigingen t.o.v. vorige versie”. Door dit veld bij de eigenschappen toe te voegen, wordt je getriggerd om het toe te voegen wanneer nodig. Tevens is het minder arbeidsintensief dan dat het actief aan ieder document moet worden toegevoegd.Wat is hierin mogelijk? 

Hoe maak ik een Hyperlink naar Zenya document in een Excel bestand?

We lopen tegen het volgende aan. Alle documenten in een (sub)map worden gearchiveerd. Deze worden dan netjes in de zelfde map bij gearchiveerde documenten gezet.De lege (sub)map wordt daarna verwijderd, maar vervolgens wordt dus ook de map in het archief verwijderd en de documenten worden in de map “Onbekend pad” geplaatst. Maar de metadata is dan vrij summier en kun je niet meer achterhalen waar het vandaan komt.Is er een manier om in de actieve omgeving de lege mappen te verwijderen, maar dat het wel in het archief blijft staan?Ik kan wel alle rechten verwijderen op de actieve map, behalve voor ons als beheerder, zodat de documentbeheerder de map niet meer ziet, maar ik vind dat eigenlijk geen echte oplossing.