FLOW (Meldingen)

Bij meldingen: sjablonen voor e-mail en documenten zie ik bij onderwerp en bericht dat er velden worden vermeld met @@. Bijvoorbeeld: @@case_number@@, @@recipient_name@@ en @@case_link@@. Hoe kan ik achterhalen voor welke velden dit mogelijk is?   

Hoe kan ik een e-mailsjabloon type WORD in de workflow verwerken? Ik schets even de situatiemelder vult een meldformulier inDe informatie verkregen uit deze velden wordt omgezet in een word document aan de hand van het sjabloon (in onze huisstijl) Ik wil integreren dat dit document automatisch verstuurd wordt naar de melder. Hoe kan ik dit instellen? Alvast bedankt, 

Als een meldingsflow op inactief wordt gezet, kunnen openstaande meldingen gelinkt aan deze meldingsflow dan nog afgewerkt worden?Wij hebben aanpassingen gedaan aan onze meldingsflow patiëntveiligheid, hiervoor hebben wij een kopie gemaakt van de bestaande flow. De nieuwe flow werd geïmplementeerd met de oude flow nog actief zodat openstaande meldingen nog afgewerkt kunnen worden volgens de oude flow.Maar om nu te voorkomen dat nog iemand de oude flow nog kan gebruiken, willen wij deze graag inactief zetten, maar kunnen dan openstaande meldingen nog afgerond worden?

Wij wijzen de afhandeling van een incident toe aan een gebruikersgroep van het hele zorgteam.Probleem dat wij nu hebben is dat nieuwe collega's die na datum melding in de gebruikersgroep komen, deze actie niet kunnen oppakken.Hiervoor moet de coördinator handmatig de nieuwe persoon in alle meldingen Actienemer maken.Onze wens zou zijn dat de mensen die in of uit de gebruikersgroep gaan, ook in of uit de toegewezen actie gaan, net zoals dat wél lukt als je een gebruikersgroep leesrechten geeft.Is hier een oplossing voor?

We willen een meldingstype gaan inrichten voor iets wat nu al gemeld wordt.De huidige registratie is in een SharePoint list en te exporteren naar Excel.Kan ik dat importeren om daarmee de geschiedenis te bewaren op dezelfde plek als waar straks de nieuwe meldingen komen?Ze hoeven niet door de nieuwe flow, maar ik wil ze wel naar de eindstatus hebben. Dat is volgens mij prima te manipuleren in het ontwerp, maar ik voel er weinig voor om 3000x een meldingsformulier in te vullen met data die ik al in een Excel heb 

Wij hebben een meldformulier voor incidenten in het Nederlands, maar willen deze ook in het Engels ter beschikking stellen. Ik zie bij formulieren de optie ‘taalversie toevoegen’. Als ik dat zou aanmaken en daarna dus twee meldformulieren heb, hoe werkt het dan verder in de workflow? Blijft die gewoon ongewijzigd, ongeacht of het NL of EN meldformulier is ingevuld? En krijg je in de rapportages alle input van beide formulieren integraal zien?Groet, Ingeborg

Binnen Zenya FLOW hebben wij een workflow voor de klachten. Hierin zit een coördinatorformulier. In dit formulier wil ik graag velden verwijderen, omdat onze klachtenfunctionaris het formulier anders zou willen inrichten.Helaas is de knop met 'Rij verwijderen’ grijs weergegeven en kan ik deze dus niet selecteren.Hoe kan ik alsnog de velden verwijderen in het coördinatorformulier?

Goedemiddag,Wij hebben verschillende meldingstypes in gebruik. Onlangs heb ik hiervan de Engelse taalversies aangemaakt en ingeschakeld. Echter zijn deze in het portaal bij ‘Invullen’ nog met de Nederlandse titels weergegeven bij gebruikers die hun Zenya-instellingen op Engels hebben staan. Wanneer het formulier geselecteerd wordt, opent wel het Engelstalige formulier. Het probleem lijkt dus alleen bij de titels te liggen. Hoe krijg ik hier de Engelse titels te zien?Alvast bedankt,Asya

Hoi, is het op een makkelijke manier mogelijk om alle velden die gevuld zijn voor 1 bepaalde melding in te zien? En dan bedoel ik met name velden die niet op een formulier zijn geplaatst, maar die gevuld worden via een workflow actie. De enige manier die ik nu kan bedenken is om een rapport aan te maken waar alle mogelijke globale en meldingstype specifieke velden in staan, en die dan per melding uitdraaien. Maar het zou mooi zijn als dat op de een of andere manier ook zichtbaar zou zijn (voor Coördinatoren?) in een tabblad in de melding oid.

Bij het overzicht van taken die je moet uitvoeren in Zenya is enkel het case nummer zichtbaar. Het zou handig zijn mochten hier nog een paar andere zaken vanuit het meldformulier kunnen toegevoegd worden (zodat mensen als ze hun taken bekijken in 1 oogopslag zien waar het over gaat). Ik heb begrepen dat dit momenteel niet kan. Is er een manier om dit duidelijker te maken?

HalloIk zou graag vanuit de VIM-melding naar een groep en niet naar een individu willen mailen.Ik hoorde van de servicedesk dat dit momenteel niet mogelijk is.Misschien zijn er nog mensen die met die vraag zitten?

Goedemiddag,Wij zijn binnen het Antoni van Leeuwenhoek ziekenhuis een project gestart waarbij we het MAC-proces willen herzien. Op dit moment voldoet de flow en het aanvraagformulier niet voldoende aan onze wensen. Nu ben ik benieuwd of er mensen/ organisaties zijn die hun inrichting van het MAC-proces in Zenya met ons zouden willen delen, zodat we kunnen vergelijken en hopelijk er een proces uit kunnen halen dat voor ons ook werkt. Wie is er (heel) tevreden met het MAC-proces binnen hun ziekenhuis?  Alvast hartelijk dank voor de moeite. Vriendelijke groet,Debora Prast 

Hallo,Een collega die zich binnen onze organisatie bezig houdt met MIC en MIM meldingen in Flow komt bij mij met de volgende vragen:Is er een ouderenorganisatie die het beleid rondom omgaan met incidenten zou willen delen? Willen zij dan ook hun procedure delen zoals zij hem ingericht hebben in Zenya FLOW voor de MIC en MIM meldingen?Wie kan mij hierbij helpen? groeten Natasja

Als een veld van een ingevuld meldformulier gewijzigd wordt, wordt daardoor dan de status ook mee veranderd of blijft de status waar de melding zich in bevindt hetzelfde?

We gebruiken tablets op de werkvloer waarbij we in kioskmode één of een beperkt aantal toepassingen via de browser kunnen starten. Nu geldt dat ook voor Zenya, maar nu kunnen we niet vinden hoe een gebruiker zich af kan melden. We zien alleen de opties Andere gebruiker, mijn instellingen, mijn abonnementen, apps en privacyverklaring wanneer we rechtsbovenin op de initialen klikken. Ontbreekt daar niet een afmeldknop? Of zie ik iets over het hoofd?

Wij hebben een formulier verbetermaatregelen in de steigers staan. Als we een test meldformulier willen invullen uitvoeren, start het formulier als volgt:Kunnen we deze start ook verwijderen uit het formulier en zo ja hoe? Hartelijke groet, Sanne Poort

Met onze organisatie zijn we sinds 1 juli live gegaan met Zenya en kan er gemeld worden op meldtype MIC, MIM en MIO. We merken nu dat bij het MIM formulier (melden incident medewerker) de standaard ingestelde organisatie-eenheid eigenlijk niet voldoet. We missen hierin een aantal algemenere organisatie-onderdelen. Er is echter al wel gemeld. Wat zijn de consequenties wanneer ik het veld organisatie-eenheid in het conceptfomulier aanpas naar een nieuwe onderwerpenboom, specifiek ingericht voor de MIM. Ik snap dat dan de rechten opnieuw moeten worden ingesteld, maar wat gebeurt er met de eerder gemaakte meldingen?Ik hoor graag jullie tips/ervaringen.Mariska van Horssen, stafmedewerker kwaliteit

Ik heb twee rapporten gemaakt voor een meldformulier. Een rapport is op basis van “een lijst van meldingen” het andere betreft een “trendlijn met reeksen".Beide rapporten wil ik uitdraaien op regionaal niveau. Dit lukt mij alleen bij het rapport “trendlijn met reeksen". Het rapport met een lijst van meldingen, blijft mij de gegevens per team aanleveren.Kan dat ook anders, of moet ik daarvoor gaan filteren in Excel en handmatig de teams per regio's bij elkaar vergen? hartelijke groet, Sanne Poort

In ons VIM-meldformulier hebben we aan bepaalde antwoorden acties gekoppeld.Zo wordt er bijv. een atuomatische email verstuurd naar de Privacy officer indien de melder 'ja’ antwoord op de vraag ‘Betreft het een datalek?’.Dit alles zit verwerkt in de statusovergang concept → beoordelen (versturen van de melding) Nu komt het wel eens voor dat de melder ‘nee’ aanvinkt en dat er bij beoordelen van de melding blijkt dat het wel een datalek betreft. Als de coördinator het meldformulier dan aanpast, wordt er (natuurlijk) geen email verstuurd met terugwerkende kracht. De coördinator denkt van wel, omdat dat dat in het meldformulier staat. (Dit is alleen voor de melder, niet voor de coördinator bedoelt die mogelijk iets in het meldformulier aanpast.)Er is wel gemeld bij de coördinatoren dat ze zelf een email moeten versturen, maar dat wordt vaak vergeten.Ik dacht, misschien lukt het mij dit achter een volgende pijl in de workflow in te richten. Het lukt mij niet om als nog een mail te versturen

Goedemorgen, Wij hebben een melding die niet afgehandeld kan worden, doordat de statusovergang niet is toegestaan. Er werd eerst gedacht dat er een PRISMA onderzoek nodig was, maar dit bleek niet zo te zijn.Het Prisma formulier is  verwijderd, maar dit hadden we waarschijnlijk op een andere manier moeten oplossen. Wat kunnen we doen om de melding alsnog af te kunnen handelen?Foutmelding in melding:Deze statusovergang is niet toegestaan omdat de meldingniet voldoet aan de voorwaarden van deze statusovergang.VoorwaardenVeld 'Aantal open actiepunten (totaal)' = '0' en Veld 'Formulier 'Prisma analyse incident'' is verzonden

Voor de workflow van een nieuw meldtype (formulier verbetermaatregelen) heb ik een coördinatorformulier gemaakt. Wanneer ik dit formulier wil opnemen in de workflow, blijft de keuzebalk leeg. Zie rode streep onder de geel gearceerde pijl.Wat gaat hier hier mis?Hartelijke groet, Sanne Poort

Hallo allemaal, Klopt het dat externe actienemers de melding niet kunnen inzien? Of heb ik iets niet juist ingesteld. Groet, Sanne

Goedendag,Sinds release 7.3 is nu ook de rol van mede-eigenaar voor FLOW-meldingen beschikbaar.Omdat we nu een vraag kregen hoe iemand ook toegang kan krijgen tot een melding (ad-hoc basis) zou ik in het overzicht meldingen de kolom Mede-eigenaar toevoegen. Echter deze is niet beschikbaar. Evenals de andere rollen: Lezer, Overige betrokkenen. Wel zijn de rollen van Melder, actienemer en eigenaar beschikbaar als kolom voor (publieke filters) en rapporten.Vraag: is het mogelijk om de andere rollen ook toe te voegen aan de filter- en rapportagemogelijkheden?Dank! 

Fijn als iemand mij opweg kan helpen waar in applicatiebeheer ik voor een collega de rol van afhandelen arbomeldingen kan activeren.Mijn zoekactie via gebruikers en gebruikersgroepen is niet succesvol verlopen.Dank voor de hulp.(ik wil onze applicatiebeheerder tijdens zijn vakantie niet onnodig ‘lastigvallen’)Groet,Erica Kiestra

We hebben bij de teams in VIM meldingen, 1e en 2e coördinatoren ingesteld.De 1e coördinator (eigenaar) krijgt standaard een bericht van een nieuwe incidentmelding en is de persoon om deze meldingen af te handelen.De 2e coördinator heeft inzage in deze meldingen. Kan hij/zij deze meldingen ook afhandelen of moeten dan andere/extra rechten worden toegekend?Of kan alleen de eigenaar dit?Met vriendelijke groet,Yvonne Lustenhouwer, Parnassia Groep