Zenya

We hebben recent een Webshare met een ander ziekenhuis opgezet. Daarbij merkten we op dat sommige metadata bij de documenten mee gekopieerd kan worden naar hun systeem/Zenya-omgeving, maar sommige ook niet.Hoe wordt bepaald welke metadata mee gekopieerd kunnen worden?Een concreet voorbeeld: Onze Zenya-documenten krijgen allemaal een unieke vijfcijferige code. Die wordt via een autonummer-veld in de metadata aan onze documenten toegevoegd. Dit is bvb. een veld dat in de Webshare niet mee gekopieerd kan worden naar een ander systeem. Ligt dit aan het soort veld of toch aan iets anders?

Wanneer je in een melding het activiteitenlog bekijkt, verdwijnt het klikpad waarmee je zo makkelijk één of twee stappen terug kunt (naar de melding, of naar het meldingenoverzicht). Dit is niet consequent, want wel mogelijk vanuit bijv. het scherm waar je soortgelijke meldingen zoekt: In documentbeheer bestaat de mogelijkheid om vanuit het activiteitenlog terug te keren naar het document wel. De vraag is dus of dit consequent doorgevoerd kan worden in alle schermen.

Goedemorgen,Graag wil ik ook rapportages kunnen maken over meldingen die zijn gesloten, zo wil ik bijvoorbeeld kunnen kijken naar de afkomst, het onderwerp en het team. Deze velden kunnen niet meer worden geselecteerd bij de gesloten meldingen. Wat is er mogelijk?Vriendelijke groet, Laura

Zijn er bedrijven die Zenya voor zich laten werken bij documenten die adviesrecht hebben of instemmingsplichtig zijn?Ik zit zelf te denken aan het labelen van documenten die langs de OR moeten en een beoordelingsronde door een ondernemingsraad-lid. Maar ik ben benieuwd naar eventuele ervaringen van anderen.groet, Odette

Hai, Wij hebben nu meerdere cases (technical incident reports) die wij niet kunnen afsluiten. Ik zie het volgende wanneer ik hem open:Maar ook deze action 2 is oranje, ik kan alleen nergens iets aanpassen, ondanks dat ik system administator benIn een andere Case staat een 2e action nog in progress maar nergens aan te passen. Terwijl hij wel aangeeft hij blijft ergens hangen op de roote cause, zelfde als hierboven.Ik ben zelf niet bekend met de cases en de flows en helaas is degene met kennis niet meer werkzaam bij ons, vandaar dat ik het even snel vraag hier.

Op het dashboard (management informatie) heb ik een aantal diagrammen geplaatst op basis van een  publieke filter. In dat filter heb ik de sortering staan op de nieuwste meldingen bovenaan. In het dashboard ziet een gebruiker die nog niet eerder dat betreffende diagram op het dashboard (of dat filter) heeft geopend de data toch anders gesorteerd (de oudste melding bovenaan). Dit is onlogisch. Hoe kan ik het zo instellen dat voor gebruikers die het diagram voor het eerst openen de sortering zo is als is ingesteld in het filter?

Wij gebruiken Azure AD en synchroniseren van daaruit onze gebruikers met iSync voor Zenya. Helaas gaan alle actieve gebruikers hierin mee. Onze ICT-afdeling heeft een heel aantal test-accounts die in het AD in een aparte map zitten. Als er handmatig een iSync actie wordt uitgevoerd en niet elke keer al die mappen worden uitgesloten zien wij die accounts steeds terug in Zenya. Vervolgens wordt er ook steeds bij de dagelijkse synchronisaties meegenomen totdat de handmatige iSync weer is aangepast.Is er een mogelijkheid om bepaalde mappen uit de Azure AD nooit te synchroniseren, tenzij hier actief actie voor wordt ondernomen? Dus niet tenzij, ipv wel tenzij bij handmatig draaien van iSync.Heeft iemand hier ervaring mee?Groet,Rinske

Ik ben op zoek naar goede praktijkvoorbeelden waarbij de tool trefwoordenextractie helpt bij het maken van analyses. Wie gebruikt dit voor analyseren van meldingen? En wordt het structureel ingezet of incidenteel? 

Als documenten worden geopend via raadplegen dan zijn de opmerkingen niet zichtbaar. De opmerkingen zijn geaccepteerd, dus het is niet dat niet zichtbaar zijn, omdat ze "nieuw” zijn.Wat kan hiervan de oorzaak zijn?

Bij het inrichten van het portaal lopen we er tegen aan dat de dashboards de informatie van meldingen laat zien over meerdere organisatie-eenheden in plaats van de organisatie eenheid van het betreffende portaal, ook al hebben we de betreffende organisatie eenheid aangevinkt. Is er een mogelijkheid tot het overnemen van organisatie-eenheid per portaal voor meldingen?

Ik wil een plaatje invoegen in een meldformulier. Naar wat ik heb gelezen, is dat alleen mogelijk middels een link.Iemand vermelde een link te hebben aangebracht naar een media item. Ik heb alle topics en handleidingen bekeken, maar ik zien niet hoe ik een link naar een media item uit een media knooppunt kan maken. Ik heb de optie mediaknooppunt aanmaken ook nog maar net in gebruik genomen. graag ontvang ik tips/verwijzingen/handleidingen hoe ik daar chocola van kan maken. Het systeem heeft nu 435 plaatjes gevonden zonder naam, waarvan uiteraard een flink aantal dubbele. Hoe kan ik daar het beste orde in aanbrengen?Bedankt voor de hulp!

Wij hebben een vragenlijst gemaakt (kaartenbak) die door meerdere invullers ingevuld kan worden via een taakschema.Nu blijkt dat als een van de actienemers de vragenlijst deels invult en als concept opslaat een andere actienemer deze wel kan inkijken maar niet kan wijzigingen om verder in te vullen.Klopt dit of hebben wij het niet goed ingericht?De training geeft aan dat:Met meerdere gebruikers één vragenlijst invullenWanneer je een vragenlijst gebruikt waarbij meerdere gebruikers telkens één bepaald deel van die vragenlijst moeten invullen, dan kan dat via een vragenlijstonderzoek. VRAAG:Moet er een vragenlijstonderzoek aangemaakt worden zodat meerdere invullers in hetzelfde formulier kunnen werken via een taakschema?

Is het mogelijk om de controle datum te koppelen aan de publicatie einddatum. dit om te te voorkomen dat er documenten zichtbaar blijven waarbij de controledatum (lang ) is gepasseerd?

In Zenya DOC verschijnen tipvensters (b.v. voor de diverse gebruikersopmerkingen) wanneer een documentbeheerder voor het eerst in de module ‘Documenten’ aankomt. Nadat deze zijn weggeklikt verschijnen ze nooit meer. Bij nader inzien zou ik ze echter nog eens beter willen bekijken.Is er een optie om deze tipvensters weer aan te zetten? Zou iemand hier mij schermafdrukken willen sturen van deze tipvensters?

Afgelopen week merkten wij dat wanneer een document in een revisieronde gemarkeerd wordt als ‘mag gearchiveerd’ hier geen controledatum meer aangehangen wordt. Dit is op zich ook logisch. Nu had alleen de documentbeheer het bericht van de auteur gemist en is het document langere tijd (meerdere jaren) op Zenya blijven staan. In geen enkele rapportage is dit document opgevallen. We gaan nu actief kijken of dit vaker is voorgekomen.Hebben andere beheerders hier ook wel eens mee te maken gehad? Of ondervangen jullie dit op een andere manier? Ik kan me voorstellen dat het kan helpen dat wanneer een auteur kiest voor de optie ‘mag gearchiveerd’ in de controle wizard dat het document dan ook automatisch de status verlopen krijgt. Hiermee voorkom je dat niet actuele documenten per ongeluk toch blijven staan. 

Als je via het "hamburger menu” de modules opent, dan is de module “Documenten” niet zichtbaar voor gebruikers.Alle gebruikers hebben onbeperkt leesrechten.Hoe kan ik zorgen dat zij dit menu wel zien en niet alleen via "raadplegen” documenten kunnen benaderen.

Dag allemaal, Ik ontving vanuit het labo volgende vraag:De medewerker die onlangs in dienst is getreden heeft daarvoor enige tijd stage gedaan in het ziekenhuis. Gedurende die periode heeft die persoon, als stagiaire reeds heel veel documenten van het kwaliteitshandboek gelezen, met leesbevestiging ook, ingelogd met haar stage-account.Enkele weken later wordt zij als nieuwe gebruiker toegevoegd aan de gebruikersgroep van het labo, omwille van indiensttreding in het labo, hierdoor ontvangt ze op alle documenten opnieuw een leesbevestigingsvraag.Is er een manier om dit op te lossen? Alvast bedankt voor jullie waardevolle feedback!

Als je in het oude licentiemodel beperkte licenties hebt voor Zenya modules, dan is het aantal beheerders per module en/of het aantal meldingstypen beperkt.De beperkingen worden als volgt geteld:Voor MeldingenAantal meldingstypen: het aantal actieve meldingstypen. Aantal coördinatoren: het aantal gebruikers dat is ingesteld als coördinator bij een (onderderwerp van een) meldingstype. Aantal mobiele formulieren extensies: het aantal meldingstypen waarbij de mobiele formulieren licentie is geactiveerd.Voor DocumentenAantal documentbeheerders: het aantal verschillende gebruikers dat als documentbeheerder is ingesteld bij een document.Voor ProcessenAantal documentbeheerders: het aantal verschillende gebruikers dat als documentbeheerder is ingesteld bij een document van documenttype 'Proces'.Voor VragenlijstenAantal vragenlijstbeheerders: het aantal verschillende gebruikers dat als vragenlijstbeheerder is ingesteld bij een vragenlijst.Voor ComplianceAantal beheerders: het aantal verschillen

We zijn de inrichting van Zenya Doc onder de loepe aan het nemen.Hierbij komt ook de beoordelingsflow ter sprake.Op dit ogenblik werken we met een inhoudelijke beoordelingsronde en een finale goedkeuring.Van zodra de auteur de conceptversie heeft ingediend kan deze het document niet meer raadplegen/bewerken.Opmerkingen van beoordelaars komen bij de autorisator terecht (finale goedkeuring).We denken dat het praktischer/vlotter zou zijn mocht de auteur de bemerkingen eerst nog kunnen verwerken vooraleer het document bij de autorisator terecht komt voor de finale goedkeuring.Kunnen we dit zo inrichten?Zijn er Zenya gebruikers die ervaringen willen delen.Hoe hebben jullie de beoordelingsflow ingericht en hoe verloopt het in de praktijk?Alvast hartelijk dank!

Het klinisch labo van ons ziekenhuis stelt een labogids beschikbaar via een webshare. Deze documenten worden geraadpleegd via onze externe ziekenhuiswebpagina door o.a. huisartsen, … (gebruikers zonder Zenya).De documenten in deze labogids zijn van het type ‘gestructureerd webdocument’. We hebben bepaalde paragrafen die we niet willen delen met externen via de webshare, omdat deze informatie niet relevant is voor externe gebruikers, vb. intern nummer. Dus we stelden de instelling ‘Webshare exporteren als:’ in op de ‘labogids-lezer’ en gaven deze leesrechten op de relevante paragraaftitels binnen het gestructureerd webdocument. Maar nu merken we dat in de webshare toch alle paragraaftitels getoond worden, ongeacht de ingestelde leesrechten. Via de servicedesk vernamen we dat de leesrechten in een webshare enkel op documentniveau wordt bekeken en niet op paragraafniveau.Hoe gaan andere organisaties/ziekenhuizen hiermee om? Het lijkt ons niet efficiënt om voor elke analysefiche 2 document

Voor onze organisatie ben ik bezig met een proces. Hier was ik gister rond een uur of 9 mee aan het werk. Lokaal op mijn PC in Viso, via de Zenya client. Op dat moment crashte mijn PC echter en sindsdien is het bestand vergrendeld. Ik had gister al meteen geprobeerd om het bestand te vergrendelen, maar elke keer vergrendelde hij hem automatisch weer. Dus ik had bedacht om de 12 uur maar gewoon af te wachten. Vanochtend heb ik echter nog steeds het probleem. Ik kan dus via het applicatiebeheer dit bestand prima ontgrendelen, maar hij vergrendelt hem hierna automatisch weer. De tijd verandert ook elke keer naar het huidige tijdstip.Graag zou ik advies krijgen over hoe ik dit probleem aan kan pakken. De enige gedachte die ik nog heb is de huidige concept versie verwijderen, maar dit voorkom ik uiteraard liever.

Goedemiddag lezer, Ik maak in een workflow gebruik van kaartenbakken.Bij een van de kaartenbakken is het mogelijk om meerdere kaarten te selecteren.Dit is mogelijk, alleen verspringt de volgorde wanneer ik naar een volgende stap in de workflow ga.Zie knipsel.De volgorde van invoeren was:AFW-001 AFW-002 AFW-003 AFW-009 PDCA-005 AFW-004 PDCA-006Bij de knipsel is de volgorde op alfabet en op nummer gezet.Hoe kan ik ervoor zorgen dat deze blijft staan zoals ik geselecteerd heb? Ook had ik de velden graag onder elkaar gezien, weet iemand of dit mogelijk is? 

In de shapes van iProces kun je via “omschrijving” een toelichting geven over die stap.Leestekens (vetgedrukt, groter, kleiner teken, opsomming  enz….) is echter niet mogelijk. Ik heb ook m.b.v. alt code 243 het kleiner of gelijk teken kunnen toevoegen, maar als je dan de preview bekijkt maakt de module daar het = teken van.Het lijkt ons wenselijk om dit mogelijk te maken.

Hallo,Als ik op een meldformulier de velden ‘Compliance - Organisatie-eenheid’ en ‘Compliance - item’ plaats waar dan de afdeling en de normparagraaf ingevuld kunnen worden, is het dan mogelijk de meldingen waar deze velden zijn ingevuld automatisch te koppelen als bewijsstuk aan de desbetreffende normparagraaf in het compliance-overzicht, of is het alleen mogelijk om dit handmatig te koppelen?

Aansluitend bij bovenstaande heb ik 2 wensen:Ik zou graag de mogelijkheid willen hebben om blokken te kopiëren naar een willekeurige plek in het document (nu komen ze standaard onderaan te staan, bij een lang/complex document moet je dan veel slepen). Is het mogelijk om bij het kopiëren een optie te kiezen waarbij je de voorwaarden niet kwijt raakt?