FLOW (Meldingen)

Hoi allemaal, I.v.m. met een veranderde routing heb ik in een bestaand meldingstype een nieuw workflow en actiepunten formulier aangemaakt. Dit heb ik gekoppeld aan een status, en via een status overgang heb ik hier een actie punt op aan laten maken. Waar bij de al bestaande workflowformulieren (minimaal 6-7 jaar oud) bij het uitvoeren van de melding keurig de opslaan knop geactiveerd is, krijg ik deze bij mijn nieuwe formulier niet te zien (alleen grijs). Wat doe ik verkeerd? Of waar zit deze instelling zodat ik het nieuwe formulier ook kan laten opslaan 

In een meldingsformulier voor het bepalen van een DPIA en/of opstarten van een project wil ik een overgang de melding gelijktijdig versturen naar 2 personen zodat zij gelijktijdig een formulier in kunnen vullen, zodanig moet de tweede invuller niet wachten op de eerste. In mijn voorbeeld zie je na juridische analyse een overgang naar “technische analyse”  en een overgang naar “Controle verwerking persoonsgegevens DPO”. Zij beoordelen beide hun stukje van de analyse. De volgende stap is dat de melding doorgaat naar het management die de finale beoordeling doet. Is dit mogelijk?

In mijn meldingstype “opmaken DPIA” zet ik als bijlage de verwerkersovereenkomst die tijdens de workflow nagekeken wordt. Op het einde van de melding, als er een goedkeuring is van de DPIA, wordt er een fiche aangemaakt in de verschillende kaartenbakken. Nu wil ik de bijlage, die goedgekeurd is toevoegen in documenten met een koppeling naar de correcte leverancier. Is dit mogelijk?  

Een coördinator/eigenaar van VIM meldingen heeft zijn taak beëindigd. Hij heeft al zijn VIM meldingen afgehandeld. Zijn rechten zijn ingenomen. Hij werkt nog wel op de afdeling.Nu geeft hij aan dat hij nog steeds alle VIM meldingen ziet waar hij eigenaar van is. Hij vraagt zich af of dat wel AVG-proof is. Mijn vraag is of het logisch is dat hij deze meldingen blijft zien? Kan hij dan ook nog wijzigingen aanbrengen in deze meldingen? Qua workflow kan een afgehandelde melding weer in behandeling worden genomen.Ik had eigenlijk verwacht dat hij geen toegang tot VIM meer zou hebben. Vandaar mijn vraag.

Wij hebben best nog wat meldingen uit 2016, 2017, 2018 die door omstandigheden nooit zijn afgehandeld. Wel gelezen en ook actie op ondernomen maar niet volgens de workflow verwerkt. Is het mogelijk om deze in 1x af te handelen zonder dat melding voor melding geopend moet worden om af te handelen? Groet Diana 

 Externe melders ontvangen mailtjes dat een VIM in behandeling is genomen en krijgen bericht bij het afhandelen.Echter deze externen hebben dan geen inzage meer in de melding. Wanneer ze meerdere meldingen doen weten ze niet op welke melding ze een reactie krijgen. Deze kunnen ze niet meer inzien.Hoe zouden we dit voor elkaar kunnen krijgen?  Is dit een instelling in ons systeem wat ertoe leidt dat ze geen inzage meer hebben in de melding?

Voor mijn organisatie, CleanNA, een producent van bioreagentia wil ik een supplier evaluatie workflow opzetten. Onderdeel van deze workflow is een onderverdeling van risicoclassificering van onze leveranciers en een automatische herinnering aan onszelf dat we op bepaalde intervallen bepaalde formulieren moeten invullen. Heeft iemand al een dergelijke workflow ingericht en wellicht wat tips? 

Hoe gaan jullie om met het aanleveren van volledig anonieme gegevens tav medicatie-gerelateerde VIM-meldingen aan het Portaal voor Patiëntveiligheid?Middels een CMR-koppeling is het mogelijk om bepaalde velden vanuit een VIM-melding automatisch aan te leveren aan het Portaal voor Patiëntveiligheid. Echter, het vrije veld ‘omschrijving gebeurtenis’ bevat nog wel eens namen van collega’s of patiënten. Dit veld niet ‘toesturen’ levert te weinig informatie op voor het Portaal; alle meldingen handmatig nalopen door de apotheker is niet haalbaar. Hebben jullie nog tips of andere oplossingen?

Beste CommunityledenBij het maken van een rapport, nl. een lijst van actiepunten met overschreden deadlines is het instellen van het datumbereik niet zo gebruiksvriendelijk.Concreet, een collega van me wil een rapport met meldingen van 01/01/2015 wat betreft de ‘datum verstuurd’, t.e.m. 31/12/2020.Enkel meldingen mogen opgenomen worden waarvan er openstaande actiepunten zijn met een overschreden deadline (ook t.e.m. 31/12/2020).Waarom kan er niet gewoon een datumbereik ingevuld worden wat betreft de deadlines, maar moet dit gebeuren vanaf de huidige datum? Dit is niet gebruiksvriendelijk aangezien je moet kiezen tussen dagen/weken/maanden/jaren. De Servicedesk liet weten dat:Het rapport is bedoeld om een actueel overzicht van verstreken deadlines weer te geven, zonder dat u telkens het datumbereik hoeft aan te passen Dat verklaart de keuze voor een datumbereik t.o.v. de huidige datumZijn er nog Communityleden die het een voordeel zouden vinden om de keuze te krijgen bij de opmaak van e

Wij hebben ingeregeld dat onze commissies een melding toe kunnen wijzen aan een andere afdeling. Hiermee veranderd de eigenaar van de melding. Wat echter niet automatisch veranderd is het actiepunt ‘afhandelformulier invullen’, deze actie blijft toegewezen aan de huidige coördinatoren. In het afhandelformulier komt vervolgens te staan dat deze in te vullen is door “iedere mogelijke coördinator”.  Hoe kan ik dit aanpassen naar de nieuwe eigenaar?

Ik dacht dat ik het ooit ergens voorbij heb zien komen, maar ik zou graag een to-do formulier door alle belanghebbenden apart ingevuld hebben. Wat iProva nu doet, is het aan een groep toewijzen en zodra 1 iemand uit die groep het formulier heeft ingevuld, schiet het automatisch door. Het gaat hierbij om een formulier in een workflow in de module “Melden en Analyseren”. Is er iemand die me ermee kan helpen, of weet waat ik dit in kan stellen? 

Wij willen binnenkort de link naar ons mobiel meldformulier voor transmurale meldingen op onze website gaan plaatsen. Kan de link eenmalig geplaatst worden of moet je deze af en toe vernieuwen? Omdat er een knop is voor genereer nieuwe code?Groet Diana

Hallo, Kunnen meldingen die gearchiveerd werden terug uit het archief gehaald worden? Ik heb de statusovergang van archief naar de voorgaande stap geactiveerd. Toch kan ik geen aanpassingen meer doen.  Weet iemand de oplossing? 

Hallo allemaal!  Als projectmanager bij Ausnutria ben ik momenteel bezig met de uitrol van de iProva pijler Melden & Analyseren op onze productielocaties. Ausnutria is sinds november 2020 live in de fabriek in Leeuwarden. In januari 2021 gaat Heerenveen live en in mei 2021 zullen de locaties Kampen en Ommen volgen. Nog een beetje aan het uitvogelen hier, dus ben benieuwd of jullie hier iets mee kunnen:In Kampen is men gewend dat ook Melders (in de fabriek zijn dit  bijvoorbeeld operators of magazijnmedewerkers) direct acties aan kunnen maken. Van onze consultant kreeg ik te horen dat alleen Coordinatoren dit kunnen. Wij willen niet elke eindgebruiker ook coördinator rechten geven , maar dus wel de mogelijkheid om acties aan te maken. We lossen al een deel op door gebruik te maken van standaard acties. Maar niet elke actie is standaard. Wellicht dat jullie nog een slimme oplossing hiervoor hebben ? Arvid Hornyák

Is het mogelijk om een veld te creëren, waarmee een geboortedatum automatisch in een leeftijdsklasse wordt omgezet? Achtergrond: Wij willen onze medicatie-gerelateerde VIM-meldingen doorzetten naar het Portal voor Patiëntveiligheid. Hierin mogen geen geboortedata en/of exacte leeftijden worden meegenomen. Een veld met leeftijdsklasse mag wel worden meegestuurd. Wens: Het veld leeftijd automatisch omzetten naar een veld met waardes in leeftijdsklasse (0-10; 10-20, etc).  

Is het mogelijk om incidenteel (nivo onderwerp) dus niet altijd in te stellen dat een actiepunt van een onderwerp  aan een bepaalde actienemer wordt toegekend?  

Weet iemand of het mogelijk is dat een coördinator zelf kan zien in Iprova welke meelezers rechten hebben voor zijn eigen onderwerp?

Beste,Kan iemand mij helpen ivm een statusovergang bij meldingen aub?Ik had graag een dubbele pijl gehad waar ik een rode pijl heb geplaatst.Ik heb momenteel enkel de statusovergang ‘onderzoeken’ geaccepteerd → in onderzoek.Het probleem is dat er een melding niet kan afgesloten worden omdat het coördinatieformulier niet is ingevuld en als er maar een enkele pijl staat kan ik het document niet invullen omdat ik er niet meer aankan. Heeft iemand daar de oplossing voor? Zo ja, is het mogelijk de verschillende stappen door te geven hoe ik dit kan wijzigen aub. Alvast bedanktAnn

Hallo,wij gebruiken iProva ook voor een aantal HR-zaken zoals verlofaanvragen via een meldingstype.Nu kwam de vraag of performance reviews ook opgezet kunnen worden via melden & analyseren of vragenlijsten. Voordeel van  het gebruik van een melding is dat er een duidelijke workflow achter kan waarbij de interactie tussen medewerker en manager goed vastgelegd kan worden. Ik maak graag voor zoveel mogelijk acties binnen onze organisatie gebruik van iProva.Is er iemand die hier al eens iets mee gedaan heeft of ben ik nu teveel aan het dagdromen?gr., Erik

Wij hebben een meldingstype wat al heel lang in gebruik is. Daarin zijn ooit workflow-formulieren gemaakt die nu niet meer gebruikt worden.Wat zijn de gevolgen wanneer ik die workflow-formulieren verwijder? Kan dat zonder problemen?

Beste allemaal, Binnen Zuyderland zijn wij aan het kijken of we tot nieuwe afspraken moeten / kunnen komen over het al dan niet verwijderen van (persoonlijke gegevens in) meldingen of dat onze huidige werkwijze voldoende is. Uitgangspunt is meldingen niet te verwijderen maar alleen de persoonlijke gegevens na verloop van een bepaalde periode te anonimiseren. Zodat de data wel voor analyses gebruikt kan worden maar niet meer is terug te relateren naar bijv. de betrokken patiënt. Natuurlijk moet dit wel passen binnen de AVG en de wettelijke bewaartermijn conform de WGBO voor zover van toepassing. Hebben jullie hier ervaring mee? Wat zijn de afspraken die jullie hieromtrent gemaakt hebben? Waarop zijn deze afspraken gebaseerd? Zijn deze afspraken voor alle meldingstypes die jullie gebruiken hetzelfde of zit er verschil in? Indien er verschillende afspraken gelden voor de verschillende meldingstypes, wil ik graag weten waarom dit onderscheid is gemaakt? Ik ben heel benieuwd naar jullie erv

Sinds kort zijn wij gestart met het gebruik van “melden en analyseren” en “meten en inspecteren”. Nu willen wij voor onze VCA** certificering de toolbox bijeenkomsten gaan vastleggen met behulp van iProva. Wie heeft daar ervaring in?  

Ik heb een vraag over de zoekfunctie binnen meldingen.Ik wil graag zoeken op 2020wk46A. Dit komt voor in melding 46042 in het veld bijzonderheden.Maar als ik zoek via de zoekfunctie van meldingen opent hij gelijk melding 02020. Als ik zoek op “2020wk46A” (tussen aanhalingstekens dus) vindt ik wel het juiste resultaat. Is dit een bug in het systeem, of is dit zoals de zoekfunctie is opgebouwd? Dat die standaard eerst zoekt op meldingsnummer (ook als deze maar uit een deel van de zoekopdracht bestaat) en daarna pas op de hele term?

Beste Allen,  Wij maken gebruik van Iprova voor het melden van datalekken. Nu is het van belang dat deze meldingen zo snel mogelijk gelezen worden ook in het weekend en op feestdagen. Is het mogelijk om in Iprova dat meldingen uitsluitend in een weekend naar een ander mailadres worden gestuurd?  Is hier een automatische manier voor of blijft dit dat je dit handmatig moet doen? Het is voor ons geen oplossing om een gebruikersgroep aan te maken en de melding altijd naar iedereen te sturen. Ivm het niet meer dan nodig willen verspreiden van de informatie.  Alvast bedankt!

Is er iemand hier die iTask gebruikt voor het indienen en afhandelen van Tickets voor changes e.d.?Tickets voor changes in kwaliteitszaken of ICT bijvoorbeeld. Groet, Hanneke