FLOW (Meldingen)

Hallo forumleden,In een groot aantal klachten formulieren worden meerdere klachten door de melder genoteerd.De klachtenfunctionaris vult in één coördinator formulier ook meerdere klachten in omdat we geen gebruik maken van de organisatie-eenhedenboom in IProva, maar gebruik maken van een veld met een hiërarchische lijst, waarbij het mogelijk is gemaakt om meerdere items te kiezen (wat niet kan als je gebruik maakt van de organisatie-eenhedenboom)Het nadeel hiervan is dat managementinformatie niet klopt omdat meerdere klachten in één melding staan en dat business intelligence problemen heeft als er aanpassingen worden gedaan aan de hiërarchische lijst.Het handigst zou zijn dat meldingen apart worden geregistreerd, maar we willen niet dat de melder meerdere reacties krijgt omdat meldingen zijn ‘gesplitst’.Graag hoor ik van andere instellingen hoe zij dit hebben opgelost/ingericht.

Geachte, Binnen de afdeling VTO (Vorming, Training en Opleiding) van een hulpverleningszone brandweer ben ik verantwoordelijk voor de analyse van oefeningen en interventies met als doelstelling verbeteracties op te zetten voor de organisatie.Op dit moment gebeuren slechts adhoc analyses van meer grootschalige of bijzondere interventies, maar nog geen structureel verbeterbeleid. Het opstellen van dit structureel verbeterbeleid komt onder mijn toezicht. Hoe kan jullie software helpen bij: Het opzetten van een structurele systeem om verbeteracties te destilleren uit oefeningen en interventies – wat is jullie procesflow hiervoor? Hoe kan de nodige informatie verzameld en geanalyseerd worden en hoe kan deze informatie makkelijk opnieuw verspreid worden in de organisatie. Op welke manier kunnen de verbeteracties geïmplementeerd worden Wat is de geraamde kostprijs voor de implemen

Is het mogelijk om per ‘gebruiker’ alle gelinkte meldingen te zien? Dus niet enkel de meldingen waarbij deze gebruiker de melder, coördinator, … is. Bij kaarten(bakken) is dit mogelijk in de tab ‘meldingen’. Als een nieuwe medewerker in dienst komt, wordt er een nieuwe kaart gemaakt in de kaartenbak ‘medewerkers’ met oa het personeelsnummer, het iProva gebruikersaccount, datum in dienst, … In het tabje ‘meldingen’ kunnen we op deze manier ook bijhouden welke meldingen aan deze kaart zijn gelinkt. We wilden deze functionaliteit gebruiken om bij te houden welke opleidingen en competenties de medewerker heeft volbracht.Maar we kunnen geen melding toewijzen of acties koppelen op basis van een kaart uit de kaartenbak ‘medewerker’. Of is dit wel mogelijk aangezien er het veld ‘gebruiker’ met het iProva account is opgenomen in de kaart.  

Binnen het ETZ maken we al enkele jaren gebruik van het meldformulier klachten. Hierin worden nu ook suggesties en complimenten verwerkt. We gaan nu bekijken of we deze suggesties en complimenten beter gaan uitsplitsen in het meldformulier of gaan we hier losse meldformulieren van maken. We gaan nu de processen duidelijker beschrijven en hierin een keuze maken, maar wie heeft hier al ervaring mee en welke organisaties hebben suggesties en complimenten al verwerkt in iTask en wil ervaring en gegevens delen, om ons op het juiste pad te zetten. Ik hoor graag van jullie.Alvast mijn dank.Ghislaine

Bij onze organisatie is op 1-10-2019 een nieuwe versie van een Meldingstype MIC/MIM melding ingevoerd. De oude versie (andere naam) staat nu ook nog steeds bij de Meldingstypen.Bij ‘in gebruik’ staat nog ‘Ja’ en bij ‘Geactiveerd’ staat Nee. (Er zijn nog ook rechten geldig op dit formulier. )Wat bepaalt dat de status ‘In gebruik’ nog op ‘Ja’ staat? (Wat kan er dan nog met dit Meldingstype?) Hoe kan ik van elk Meldingstype snel zien wanneer dit in gebruik genomen is en per wanneer het gedeactiveerd is? (Bijv. geldig van-tot) Omdat een Meldingstype niet meer in gebruik is, wil je dit ooit verwijderen/archiveren? Welk advies geven jullie hiervoor. Verwijderen betekent ook dat alle meldingen van dit type verwijderd worden?Bedankt alvast. 

Hallo, Onze organisatie gebruikt de licentie Melden&analyseren. Wat gaat er concreet veranderen wanneer de overgang van Iprova naar Zenya heeft plaatsgevonden, behalve het uiterlijk van de site?  Groeten,Nienke Wassenaar 

Hallo, Als ik via een meldingsformulier een kaart wil aanmaken, krijg ik volgende melding.Hoe los ik dit op? Alvast bedankt voor de hulp,mvg,Karolien.

Ik gebruik een melding om via een flow verwerkersovereenkomsten aan te bieden en een DPIA op te stellen. Als DPO krijg ik op een bepaald moment in de flow een actiepunt waarbij geüploade documenten aangeboden worden ter controle. Kan ik, indien de documenten niet correct zijn en dit aangeef in een veld waardoor de status terug naar de vorige status gaat, het vorige actiepunt daardoor laten heropenen. 

Goedemiddag, Wij zijn met de ontwikkeling van een nieuw meldingsformulier bezig. Op het  coordinatorformulier staat in te vullen door Pauw, Diana de (KVV). Maar in het meldingsformulier is aangegeven dat Stoopendaal, Yvonne (KVV) de coordinator is. Haar naam zou op het formulier moeten staan. (zie screenshot) Wat doen wij fout?  

Hoi, Wij gebruiken binnen Melden en Analyseren (iTask) verschillende formulieren om bijvoorbeeld klachten te loggen. Binnen ons kwaliteitsmanagementsysteem is het belangrijk om versiebeheer te hebben op alle documenten en formulieren. Dit geldt dus ook voor de digitale iTask formulieren. Maar ik kan op dit moment geen activiteiten log/versie beheer optie zien binnen applicatiebeheer→ meldingtype (wel binnen de uitgevoerde meldingen). Op dit moment is het dus niet zichtbaar wat er wanneer is gewijzigd door wie en waarom. Wijzigingen als velden toevoegen/verwijderen/workflows aanpassen/rechten aanpassen zijn dus niet te tracken. Is dit wel mogelijk en zie ik dit over het hoofd ergens? Of is dit totaal niet mogelijk? Alvast bedankt,met vriendelijke groet,Annette Gerrits

Ik heb een vraag over het gebruik van het gebruikerskenmerk ‘organisatorische eenheid’.  Kan ik deze gebruiken om de rol ‘lezer’ toe te kennen aan incidentmeldingen die gemaakt worden voor deze organisatorische eenheid? Bij het meldingstype waar ik dit wil inzetten gebruiken we de organisatiestructuur als onderwerpenboom. Ik zie daar echter alleen de mogelijkheid individuele gebruikers of groepen toe te kennen. Alvast bedankt voor jullie reacties. 

We hebben een portaal ingericht waar de gebruiker een melding kan plaatsen via een meldingstype (hier even voorgesteld met: ‘A’). Dit meldingstype kent 2 submeldingstypen (hier even voorgesteld met: ‘A1’ en ‘A2’). Het is de bedoeling dat deze submeldingstypes, A1 en A2 enkel toegankelijk zijn via het hoofdmeldingstype A. De submeldingstypes tonen we daarom niet op het portaal via de knop ‘Invullen’. Dit werkt dus prima als de gebruiker via het portaal, de tegel ‘Invullen’ kiest en dan enkel het hoofdmeldingstype ‘A’ te zien krijgt. (zie bijgevoegde illustratie)Echter, als de gebruiker naar ‘Meldingen’ gaat, dan is daar wel een mogelijkheid om een nieuwe melding te maken van een submeldingstype (‘A1’ of ‘A2’). Het is de bedoeling dat de coördinator van het meldingstype ‘A’, deze submeldingstypes ‘A1’ en ‘A2’ enkel via het hoofmeldingstype A initieert. De rol van coördinator in het meldingstype ‘A’ kan potentieel iedereen in de organisatie zijn, dus hier werden de rechte

Binnen het UMCG wordt er gebruik gemaakt van iTask voor het doen van DIM/VIM meldingen. In dit meldingstype maken we gebruik van een aantal vertrouwelijke velden, en niet alle rollen mogen deze velden inzien. Wij lopen nu tegen het probleem dat we een rol missen. Binnen het meldformulier kan men een leidinggevende of overige betrokkene toevoegen aan de melding. Deze personen krijgen dan als ‘overige betrokkene’ rechten op de melding, maar zij kunnen dan bijvoorbeeld niet zien wie de melder is geweest in het kader van veilig melden. Nu heerst er bij een aantal leidinggevenden de vraag of ze toch de melder mogen zien omdat ze af en toe willen vragen aan de melder of ze nog hulp nodig hebben aan de hand van de melding. Als wij de rechten van ‘overige betrokkene’ aanpassen en de vertrouwelijke velden ook zichtbaar maken voor deze rol, dan geldt dit niet alleen voor de leidinggevende maar voor iedereen die als overige betrokkene aan een melding worden toegevoegd. En dat kan bij ons best

We hebben voor een bepaald meldtype een deadline ingesteld, via het tabblad Algemeen > Planning.Daar hebben we ook een e-mail ingesteld die verstuurd wordt bij overschrijding van de deadline.We zouden graag 2 weken voor de deadline ook een automatisch bericht willen laten versturen.Ik zie dat er een systeem notificatie beschikbaar is voor een naderende deadline, waarbij ook een mail verstuurd kan worden, maar dan kan de gebruiker zelf dit bericht aan/uit zetten.We willen echt dat de herinnering 2 weken voor overschrijding van de deadline verstuurd wordt. Is dit mogelijk?  

In een melding geeft de melder een graad van schade en herhalingsfrequentie in. dit geeft automatisch een risicoscore. de coördinator heeft in het coördinatorformulier de mogelijkheid om de risicoscore aan te passen door het veld graad van schade of herhalingsfrequentie aan te passen.echter wordt dit niet altijd geregistreerd, waarbij het veld dat werd aangepast in oranje staat, maar waarbij er blijkbaar niets werd aangepast, én waarbij sommige mails vertrokken met de originele risicoscore en sommige mails wel met de aangepaste risicoscore. daarbij is de melding zelf gecategoriseerd onder de oude risicoscore.waar kan hier de fout zitten? is dit een glitch dat soms voorkomt (het is niet altijd zo, het gebeurt al eens)? 

In onze organisatie willen we de beoordelaars en autorisatoren een reminder sturen wanneer de deadline voor het beoordelen/autoriseren van het document nadert. De reminder dient 7 dagen voor het eind verzonden te worden. Hoe koppel ik het systeemsjabloon beoordelingsherinnering aan de documenten? En hoe stel ik in dat het 7 dagen voor het einde van de beoordelingstermijn verzonden wordt naar de beoordelaars/autorisatoren?Zie jullie reactie graag tegemoet. 

Hoe kan ik een antwoord op een JA/NEE vraag verplicht laten toelichten wanneer het antwoord nee is? 

Kan een meldformulier beëindigd worden d.m.v. een voorwaardelijke sectie? Bv. als men “x” aanduidt bij een vraag, dat er dan een korte toelichting getoond wordt én het meldformulier niet meer verder kan ingevuld worden? Of is dat technisch niet mogelijk?

Wij gaan binnenkort live met een iProva meldingstype voor het aanmelden door medewerkers voor een Covid-19 test.Wie heeft daar ook ervaring mee? 

Als je een staafdiagram maakt, hoe kun je dan percentages zien i.p.v. aantallen?

Op een statusovergang is het mogelijk om een actie in te stellen dat actiepunten worden toegewezen aan gebruikers uit een bepaald veld (als voorbeeld het veld ‘Inkopers’). Is dit alleen mogelijk wanneer het veld specifiek is, of kan dit ook bij een globaalveld? In hetmeldingstype waarin wij dit willen inregelen, kan ik namelijk bovenbeschreven actie niet instellen op het veld ‘Teamleden’. De vraag heeft betrekking op de teamleden in een projectgroep, dit betreft een gebruikersveld, welke globaal is ingesteld. Met een ander gebruikersveld, niet globaal, heb ik wel de mogelijkheid om een actie uit te zetten.   GroetenAnniek

Een klachtencoördinator die vanuit ‘wat moet ik doen?’ een e-mail wil versturen naar de klager (en dat zijn meestal patiënten/fam.leden) , krijgt  in het e-mail formulier achter AAN een leeg veld te zien, waarin zij zelf het e-mailadres moet typen.Nu heeft zij al 2x een datalek veroorzaakt door een verkeerd e-mailadres in te typen.Het zou handig zijn dat je ook een mail zou kunnen versturen waarbij je een veld kunt instellen naar wie de mail verstuurd moet worden (in dit geval van de klager)Of heeft iemand een idee hoe ik dit het beste aan kan pakken?

Als ik meldingen wil exporteren, verschijnt wel het excel icoontje maar als ik daar op klik gebeurt er niets.

Hoi allemaal, I.v.m. met een veranderde routing heb ik in een bestaand meldingstype een nieuw workflow en actiepunten formulier aangemaakt. Dit heb ik gekoppeld aan een status, en via een status overgang heb ik hier een actie punt op aan laten maken. Waar bij de al bestaande workflowformulieren (minimaal 6-7 jaar oud) bij het uitvoeren van de melding keurig de opslaan knop geactiveerd is, krijg ik deze bij mijn nieuwe formulier niet te zien (alleen grijs). Wat doe ik verkeerd? Of waar zit deze instelling zodat ik het nieuwe formulier ook kan laten opslaan 

In een meldingsformulier voor het bepalen van een DPIA en/of opstarten van een project wil ik een overgang de melding gelijktijdig versturen naar 2 personen zodat zij gelijktijdig een formulier in kunnen vullen, zodanig moet de tweede invuller niet wachten op de eerste. In mijn voorbeeld zie je na juridische analyse een overgang naar “technische analyse”  en een overgang naar “Controle verwerking persoonsgegevens DPO”. Zij beoordelen beide hun stukje van de analyse. De volgende stap is dat de melding doorgaat naar het management die de finale beoordeling doet. Is dit mogelijk?