FLOW (Meldingen)

Bij de overgang van status wordt in mijn melding een mail verstuurd naar een externe partij. Deze mail kan zowel in het Nederlands als in het Engels verstuurd worden. Kan ik in de melding zelf aangeven, door middel van een extra veld, dat de mail in het Engels moet verstuurd worden zodat ik geen extra taken en een extra sjablonen voor Engelse mail moet maken.

Wij maken gebruik van een meldingstype waarbij een onderwerpenboom wordt toegepast om de afhandeling van meldingen te sturen. Graag zouden wij nu gebruik maken van de mogelijkheid om met de Capture app de locatie automatisch te laten vullen, om het melden van een near miss nog laagdrempeliger te maken (nu moeten gebruikers de locatie kiezen uit de onderwerpenboom).Hoe kunnen wij de locatie van een melding automatisch laten vullen maar toch ook nog de afhandeling van de melding via de onderwerpenboom laten lopen?Groet,Femke

Wat we missen binnen iTask is dat een actienemer geen bericht ontvangt als zijn deadline verstreken is.De eigenaar van de melding ontvangt daar bericht over.Hoe gaan andere organisaties daar mee om? 

Dag,  is het mogelijk een rapport te draaien op meldingen die aan een andere organisatie-eenheid worden toegewezen? Dit is namelijk geen veld en kan ik daarom als dusdanig niet in een rapport verwerken. Alvast bedankt! Groetjes Nicole

Wij hebben de HL7 koppeling enkele maanden geleden gerealiseerd tussen ons ECD (PlanCare) en Infoland. Momenteel zijn we onze meldformulieren aan het pilotten. Vanuit de zorg komt de opmerking terug dat de termen 'ziekenhuisinformatiesysteem'  en 'patiënt' daarbij verwarrend zijn. Wij zijn geen ziekenhuis en hebben cliënten i.p.v. patiënten.Is deze terminologie aanpasbaar en zo ja, hoe?  

Ik ben op zoek naar een manier om onze CISO leesrechten te geven op díe meldingen die betrekking hebben op informatieveiligheid. De rol ‘Overige betrokkene’ voldoet niet aan onze wensen in deze. Bij (mogelijke) datalekken moet de CISO snel alle relevante informatie over de melding kunnen ophalen. Daarvoor is noodzakelijk dat hij kan zien wie de melder is (en leesrechten krijgt op het veld ‘patiëntnummer’, maar dit is met een actiepunt op te lossen) zodat hij hier, liefst zonder omwegen, contact mee kan opnemen.Bij voorkeur lossen we dit op in hetzelfde meldingstype. Een apart meldingstype voor informatieveiligheidsincidenten is niet wenselijk omdat het vaak voorkomt dat informatieveiligheid slechts één aspect is van een incident. In die gevallen zou de melder twee afzonderlijke meldingen moeten maken.Ik ben benieuwd of iemand zich in deze (of vergelijkbare) situatie herkent en hier een slimme oplossing voor heeft bedacht.

Gemaakt in rapporten een Staafdiagram Type Incident. In het diagram worden de types gepresenteerd zoals ook in het veld.Zet ik het diagram onder Management Informatie, dan worden de types in alfabetische volgorde getoond.Hoe kan ik dit wijzigen>Mvgr, Ed Mulder, UMC Utrecht

Ik wil in een rapport Incident-analyse de basisoorzaken meenemen.Ik kom echter niet verder dan:Basisoorzaken aanwezig: JaAantal basisoorzaken: 3 (voorbeeld)Kan ik de basisoorzaken ook tekstueel meekrijgen?mvgr, Ed Mulder, UMC Utrecht 

Hallo forumleden,In een groot aantal klachten formulieren worden meerdere klachten door de melder genoteerd.De klachtenfunctionaris vult in één coördinator formulier ook meerdere klachten in omdat we geen gebruik maken van de organisatie-eenhedenboom in IProva, maar gebruik maken van een veld met een hiërarchische lijst, waarbij het mogelijk is gemaakt om meerdere items te kiezen (wat niet kan als je gebruik maakt van de organisatie-eenhedenboom)Het nadeel hiervan is dat managementinformatie niet klopt omdat meerdere klachten in één melding staan en dat business intelligence problemen heeft als er aanpassingen worden gedaan aan de hiërarchische lijst.Het handigst zou zijn dat meldingen apart worden geregistreerd, maar we willen niet dat de melder meerdere reacties krijgt omdat meldingen zijn ‘gesplitst’.Graag hoor ik van andere instellingen hoe zij dit hebben opgelost/ingericht.

Geachte, Binnen de afdeling VTO (Vorming, Training en Opleiding) van een hulpverleningszone brandweer ben ik verantwoordelijk voor de analyse van oefeningen en interventies met als doelstelling verbeteracties op te zetten voor de organisatie.Op dit moment gebeuren slechts adhoc analyses van meer grootschalige of bijzondere interventies, maar nog geen structureel verbeterbeleid. Het opstellen van dit structureel verbeterbeleid komt onder mijn toezicht. Hoe kan jullie software helpen bij: Het opzetten van een structurele systeem om verbeteracties te destilleren uit oefeningen en interventies – wat is jullie procesflow hiervoor? Hoe kan de nodige informatie verzameld en geanalyseerd worden en hoe kan deze informatie makkelijk opnieuw verspreid worden in de organisatie. Op welke manier kunnen de verbeteracties geïmplementeerd worden Wat is de geraamde kostprijs voor de implemen

Is het mogelijk om per ‘gebruiker’ alle gelinkte meldingen te zien? Dus niet enkel de meldingen waarbij deze gebruiker de melder, coördinator, … is. Bij kaarten(bakken) is dit mogelijk in de tab ‘meldingen’. Als een nieuwe medewerker in dienst komt, wordt er een nieuwe kaart gemaakt in de kaartenbak ‘medewerkers’ met oa het personeelsnummer, het iProva gebruikersaccount, datum in dienst, … In het tabje ‘meldingen’ kunnen we op deze manier ook bijhouden welke meldingen aan deze kaart zijn gelinkt. We wilden deze functionaliteit gebruiken om bij te houden welke opleidingen en competenties de medewerker heeft volbracht.Maar we kunnen geen melding toewijzen of acties koppelen op basis van een kaart uit de kaartenbak ‘medewerker’. Of is dit wel mogelijk aangezien er het veld ‘gebruiker’ met het iProva account is opgenomen in de kaart.  

Binnen het ETZ maken we al enkele jaren gebruik van het meldformulier klachten. Hierin worden nu ook suggesties en complimenten verwerkt. We gaan nu bekijken of we deze suggesties en complimenten beter gaan uitsplitsen in het meldformulier of gaan we hier losse meldformulieren van maken. We gaan nu de processen duidelijker beschrijven en hierin een keuze maken, maar wie heeft hier al ervaring mee en welke organisaties hebben suggesties en complimenten al verwerkt in iTask en wil ervaring en gegevens delen, om ons op het juiste pad te zetten. Ik hoor graag van jullie.Alvast mijn dank.Ghislaine

Bij onze organisatie is op 1-10-2019 een nieuwe versie van een Meldingstype MIC/MIM melding ingevoerd. De oude versie (andere naam) staat nu ook nog steeds bij de Meldingstypen.Bij ‘in gebruik’ staat nog ‘Ja’ en bij ‘Geactiveerd’ staat Nee. (Er zijn nog ook rechten geldig op dit formulier. )Wat bepaalt dat de status ‘In gebruik’ nog op ‘Ja’ staat? (Wat kan er dan nog met dit Meldingstype?) Hoe kan ik van elk Meldingstype snel zien wanneer dit in gebruik genomen is en per wanneer het gedeactiveerd is? (Bijv. geldig van-tot) Omdat een Meldingstype niet meer in gebruik is, wil je dit ooit verwijderen/archiveren? Welk advies geven jullie hiervoor. Verwijderen betekent ook dat alle meldingen van dit type verwijderd worden?Bedankt alvast. 

Hallo, Onze organisatie gebruikt de licentie Melden&analyseren. Wat gaat er concreet veranderen wanneer de overgang van Iprova naar Zenya heeft plaatsgevonden, behalve het uiterlijk van de site?  Groeten,Nienke Wassenaar 

Hallo, Als ik via een meldingsformulier een kaart wil aanmaken, krijg ik volgende melding.Hoe los ik dit op? Alvast bedankt voor de hulp,mvg,Karolien.

Ik gebruik een melding om via een flow verwerkersovereenkomsten aan te bieden en een DPIA op te stellen. Als DPO krijg ik op een bepaald moment in de flow een actiepunt waarbij geüploade documenten aangeboden worden ter controle. Kan ik, indien de documenten niet correct zijn en dit aangeef in een veld waardoor de status terug naar de vorige status gaat, het vorige actiepunt daardoor laten heropenen. 

Goedemiddag, Wij zijn met de ontwikkeling van een nieuw meldingsformulier bezig. Op het  coordinatorformulier staat in te vullen door Pauw, Diana de (KVV). Maar in het meldingsformulier is aangegeven dat Stoopendaal, Yvonne (KVV) de coordinator is. Haar naam zou op het formulier moeten staan. (zie screenshot) Wat doen wij fout?  

Hoi, Wij gebruiken binnen Melden en Analyseren (iTask) verschillende formulieren om bijvoorbeeld klachten te loggen. Binnen ons kwaliteitsmanagementsysteem is het belangrijk om versiebeheer te hebben op alle documenten en formulieren. Dit geldt dus ook voor de digitale iTask formulieren. Maar ik kan op dit moment geen activiteiten log/versie beheer optie zien binnen applicatiebeheer→ meldingtype (wel binnen de uitgevoerde meldingen). Op dit moment is het dus niet zichtbaar wat er wanneer is gewijzigd door wie en waarom. Wijzigingen als velden toevoegen/verwijderen/workflows aanpassen/rechten aanpassen zijn dus niet te tracken. Is dit wel mogelijk en zie ik dit over het hoofd ergens? Of is dit totaal niet mogelijk? Alvast bedankt,met vriendelijke groet,Annette Gerrits

Ik heb een vraag over het gebruik van het gebruikerskenmerk ‘organisatorische eenheid’.  Kan ik deze gebruiken om de rol ‘lezer’ toe te kennen aan incidentmeldingen die gemaakt worden voor deze organisatorische eenheid? Bij het meldingstype waar ik dit wil inzetten gebruiken we de organisatiestructuur als onderwerpenboom. Ik zie daar echter alleen de mogelijkheid individuele gebruikers of groepen toe te kennen. Alvast bedankt voor jullie reacties. 

We hebben een portaal ingericht waar de gebruiker een melding kan plaatsen via een meldingstype (hier even voorgesteld met: ‘A’). Dit meldingstype kent 2 submeldingstypen (hier even voorgesteld met: ‘A1’ en ‘A2’). Het is de bedoeling dat deze submeldingstypes, A1 en A2 enkel toegankelijk zijn via het hoofdmeldingstype A. De submeldingstypes tonen we daarom niet op het portaal via de knop ‘Invullen’. Dit werkt dus prima als de gebruiker via het portaal, de tegel ‘Invullen’ kiest en dan enkel het hoofdmeldingstype ‘A’ te zien krijgt. (zie bijgevoegde illustratie)Echter, als de gebruiker naar ‘Meldingen’ gaat, dan is daar wel een mogelijkheid om een nieuwe melding te maken van een submeldingstype (‘A1’ of ‘A2’). Het is de bedoeling dat de coördinator van het meldingstype ‘A’, deze submeldingstypes ‘A1’ en ‘A2’ enkel via het hoofmeldingstype A initieert. De rol van coördinator in het meldingstype ‘A’ kan potentieel iedereen in de organisatie zijn, dus hier werden de rechte

Binnen het UMCG wordt er gebruik gemaakt van iTask voor het doen van DIM/VIM meldingen. In dit meldingstype maken we gebruik van een aantal vertrouwelijke velden, en niet alle rollen mogen deze velden inzien. Wij lopen nu tegen het probleem dat we een rol missen. Binnen het meldformulier kan men een leidinggevende of overige betrokkene toevoegen aan de melding. Deze personen krijgen dan als ‘overige betrokkene’ rechten op de melding, maar zij kunnen dan bijvoorbeeld niet zien wie de melder is geweest in het kader van veilig melden. Nu heerst er bij een aantal leidinggevenden de vraag of ze toch de melder mogen zien omdat ze af en toe willen vragen aan de melder of ze nog hulp nodig hebben aan de hand van de melding. Als wij de rechten van ‘overige betrokkene’ aanpassen en de vertrouwelijke velden ook zichtbaar maken voor deze rol, dan geldt dit niet alleen voor de leidinggevende maar voor iedereen die als overige betrokkene aan een melding worden toegevoegd. En dat kan bij ons best

We hebben voor een bepaald meldtype een deadline ingesteld, via het tabblad Algemeen > Planning.Daar hebben we ook een e-mail ingesteld die verstuurd wordt bij overschrijding van de deadline.We zouden graag 2 weken voor de deadline ook een automatisch bericht willen laten versturen.Ik zie dat er een systeem notificatie beschikbaar is voor een naderende deadline, waarbij ook een mail verstuurd kan worden, maar dan kan de gebruiker zelf dit bericht aan/uit zetten.We willen echt dat de herinnering 2 weken voor overschrijding van de deadline verstuurd wordt. Is dit mogelijk?  

In een melding geeft de melder een graad van schade en herhalingsfrequentie in. dit geeft automatisch een risicoscore. de coördinator heeft in het coördinatorformulier de mogelijkheid om de risicoscore aan te passen door het veld graad van schade of herhalingsfrequentie aan te passen.echter wordt dit niet altijd geregistreerd, waarbij het veld dat werd aangepast in oranje staat, maar waarbij er blijkbaar niets werd aangepast, én waarbij sommige mails vertrokken met de originele risicoscore en sommige mails wel met de aangepaste risicoscore. daarbij is de melding zelf gecategoriseerd onder de oude risicoscore.waar kan hier de fout zitten? is dit een glitch dat soms voorkomt (het is niet altijd zo, het gebeurt al eens)? 

In onze organisatie willen we de beoordelaars en autorisatoren een reminder sturen wanneer de deadline voor het beoordelen/autoriseren van het document nadert. De reminder dient 7 dagen voor het eind verzonden te worden. Hoe koppel ik het systeemsjabloon beoordelingsherinnering aan de documenten? En hoe stel ik in dat het 7 dagen voor het einde van de beoordelingstermijn verzonden wordt naar de beoordelaars/autorisatoren?Zie jullie reactie graag tegemoet. 

Hoe kan ik een antwoord op een JA/NEE vraag verplicht laten toelichten wanneer het antwoord nee is?