FLOW (Meldingen)

Houdt een actienemer inzagerecht op de melding na afronding van het toegewezen actiepunt? Houdt een actienemer die een actie toegewezen heeft gekregen, inzagerecht op de melding als deze is gesloten?

Wij gebruiken sinds juli 2022 klachtenformulier in FLOW (inclusief mobiel formulier voor patiënten).Hierbij kan de keuze worden gemaakt dat er een reactie van de kwestiehouder wordt gevraagd (= betreffende afdelingshoofd).Als de kwestiehouder het daarvoor bestemde formulier heeft ingevuld heeft deze geen inzage meer in de klacht. Graag zouden wij inregelen dat de kwestiehouder de klacht kan blijven zien (behalve de extra info) om zo van klacht naar kwaliteit te gaan. Is dit mogelijk? Of zijn er andere manieren om een kwestiehouder blijvend inzage te geven van de klachten van betreffende afdelingen.

Bij de document module en bij de cases in flow is het mogelijk om een activity log te bekijken. Wat bij documents wel is en bij de cases niet, is dat je niet via een klik naar de case weer terug kan. Nu moet dat via pagina terug-internet functie.Bijgevoegd screen shots van wat ik bedoel. De link in documents is het prettigst werken! Wellicht niet helemaal duidelijk, maar ik licht het graag toe! 

Na een periode gewerkt te hebben met een een bepaalde workflow/meldingstype zijn we toe aan het actualiseren/verbeteren van deze flow.Hoe zet ik de aangepaste workflow (test omgeving) over in de oude workflow (productie omgeving)?Daarnaast de vraag wat gebeurt er met de meldingen die al gedaan zijn in de meldingstype in de productie omgeving? Zowel met de gesloten als de openstaande meldingen.Met andere woorden hoe doe ik dit zonder al te veel verstoring op de dagelijkse gang van zaken. Waar kan ik hier informatie over vinden.

Goedemiddag Zenya gebruikers,  Ik vroeg me af of er verschillen te verwachten zijn bij het openen van bijlagen (e-mails), op een IMAC vs. een Winsdows desktop. Het lijkt er namelijk op dat collega’s met een IMAC sommige bestanden niet kunnen openen maar Windows gebruikers daarentegen wel. Alvast bedankt het delen van de informatie. Met vriendelijke groet,Rob Goedhart

Hallo,Ik gebruik een veld met type ‘gebruiker’ op een “Formulier voor workflow”, en dan krijg ik de melding:Kies eerst ‘Organisatie-eenheid’Hoe kan ik dat voorkomen?Ik kan het veld met type ‘gebruiker’ wel gebruiken op het ‘meldformulier’  

Hallo,om een actie te genereren voor een gebruiker in een gebruikersveld moet het veld één van de drie opties aangevinkt hebben staan. Zijn dit er meer dan één dan kan je het gebruikersveld niet kiezen. Wanneer je één box aanvinkt dan kan je wel een actie aan een gebruiker in het gebruikersveld inrichten. Wanneer ik de actie in de workflow aanmaak en daarna de veldinrichting weer wijzig naar alle gebruikers/teams dan wordt de actie wel gewoon gegenereerd in de workflow.Waarom kan het veld niet gewoon direct gekozen worden wanneer er in de veldinrichting alle gebruikers zijn aangevinkt?Is er iets wat ik mis of ligt er een risico waar ik nog niet van afweet?Groet,Kees

Wij werken sinds 2 jaar met FLOW voor de MIC en MIM meldingen. We lopen tegen best wat zaken aan die niet goed lopen: rapportage kost veel tijd, we krijgen het dashboard niet zo ingericht dat managers het voor stuurinformatie gebruiken, veel vragen ven problemen van gebruikers, meldingen worden regelmatig niet tijdig afgehandeld.Wij zijn op zoek naar andere grote VVT aanbieders (intramuraal en extramuraal) die tevreden zijn over hun inrichting en gebruik om hun ervaringen te horen en van te leren.

Hallo,ik wil graag een actie toevoegen in een workflow van een bestaand meldtype-formulier.Wij hebben namelijk in een meldformulier de optie opgenomen dat de melder ook andere collega's uit de organisatie kan informeren over een incident. Op het moment dat de melder hier een naam invoert is het zo ingesteld dat in de statusovergang concept naar melding ter beoordeling de actie 'e-mail versturen’ is opgenomen zodat die genoemde collega (s)  een mail krijgt van de melding. In het coördinatorformulier van dit meldtype wordt deze vraag weer gesteld. De coördinator kan wederom in het coördinatorformulier andere collega's informeren over het incident én over hoe het incident is afgehandeld.Maar het probleem waar ik nu tegenaanloop is dat er geen actie ‘e-mail versturen’ in de workflow is opgenomen in de statusovergang ‘melding in behandeling’ naar ‘melding afgehandeld’.Dus de vraag wordt wederom gesteld in het coördinatorformulier (‘wie wil je verder informeren in de organisatie’), maar in d

In onze huidige inrichting hebben overige betrokkenen standaard GEEN leesrechten op het veld patiëntnummer in het VIM-formulier. Vooral dokters die als betrokkene bij het incident worden aangemerkt (door de melder), lopen er tegen aan dat ze dan niets met zo'n melding kunnen (of ze moeten eerst via, bijvoorbeeld, de coördinator het patiëntnummer opvragen). Ik wil niet standaard alle betrokkenen bij een melding leesrechten geven, maar zoek een manier om dit onder voorwaarden aan bepaalde personen wél toe te kennen. Het probleem is dat dokters niet aan één organisatieonderdeel zijn gekoppeld en dus niet op basis van ‘afdeling van plaatsvinden incident’ leesrechten kunnen krijgen.Ik ben benieuwd of iemand een listige manier weet om voor elkaar te krijgen dat deze betrokkenen wel leesrechten kunnen krijgen.

Dag allen,Als organisatie zitten we in een vraagstuk omtrent het veiligheidsincidentenproces waarbij we benieuwd zijn of andere organisaties hierin een goede werkwijze kennen.In Zenya registreren we nu sinds een jaar onze veiligheidsmeldingen en hebben gebruikers gelegenheid om snel/kort een oorzaak te registreren. Afhankelijk van het type melding wordt nu een diepgaandere onderzoek ingezet, TRIPOD door veiligheidskundige of een Simpele Incidentanalyse Methode (SIM). Dit doen we (nog) niet in Zenya, maar wordt er als bijlage ingehangen.Waar we tegenaan lopen is dat de registratie van oorzaken weinig/ niet goed plaatsvindt. Ook het uitvoeren van SIM onderzoeken worden als veel ervaren. We overwegen om Zenya te gebruiken, wellicht ook met een visgraat diagram.Is er een organisatie waarbij Zenya wordt gebruikt (door lijn-organisatie) en waarbij een analysemethode wordt gebruikt? We zijn benieuwd naar de ervaringen en of we e.e.a. kunnen uitwisselen.Groet,Cor

het aantal handelingen om te komen tot het meldformulier voor incidenten zorgt ervoor dat minder gemeld wordt:enkele factoren: complexiteit; de zorgverlener moet inloggen in het systeem om vervolgens naar de juiste pagina te gaan en daar het meldformulier te vullen. werkdruk etc. Mijn vraag: Hoe kunnen we ervoor zorgen dat het systeem aansluit bij datgene waar de praktijk behoefte aan heeft? Snel, elk moment beschikbaar , urgentie van oplossing zichtbaar/genoteerd   om zo input te ontvangen van risico's binnen organisatie eenheden maar ook waar de zorgverlener noodzakelijk vindt om mee aan de slag te gaan. Op onderwerpen kan dan uitdieping en verbetering plaatsvinden met de gebruiker, de zorgverlener als deskundige (leiderschap). Nu is het systeem veelal van bovenaf opgelegd  

Voor het jaarlijkse management review van onze dienst trek ik normaal lijsten van de incidentmeldingen en ook van de VAP gekoppeld aan onze dienst (laboratorium pathologische anatomie)Voor de incidentmelding krijg ik ze niet allemaal te zien.De VAP’s kan ik niet meer trekken.Deze lijsten kan ik steeds jaarlijks trekken uit NIKOdoc en exporteren naar Excell, maar nu niet meer?Zijn de rechten aangepast ?Weet u wat er aan de hand is? Kan u nakijken wat er aan de hand is en dit eventueel terug rechtzetten? In overleg met Kylie (manager Q&S VITAZ) stuur ik de vraag naar u?

Is het mogelijk een planning aan een case te hangen? En zo ja hoe werkt dit? Kan je hier ook een melding voor krijgen, zodat je weet wanneer je deze kan auditen?

Hoe kan ik foto's toevoegen aan een melding?

Is het mogelijk om in flow het afwijzen van meldingen te beperken tot een groep van specifieke personen. We zien nu soms dat mensen meldingen onterecht afwijzen. De mogelijkheid om te kunnen afwijzen blijft belangrijk maar het moet wel om de juiste reden.Kunnen we dit via voorwaarden sturen? 

De titel had moeten zijn Actiepunten in de goede volgorde, maar ik zie dat ik de titel niet meer kan aanpassen. Excuus. Ik wil voor het volgende zorgen:Als de melder bij de ondersteunde dienst werkt, bepaalt een naam in formulierveld X de actienemer voor het invullen van het actieformulier.Als de melder bij in het primair proces werkt, is de eigenaar van de melding de actienemer voor het invullen van het actieformulier.Alleen zijn er 8 locaties in het primair proces waarbij ook geldt dat de naam in formulierveld X de actienemer moet worden voor het invullen van het actieformulier.Ik heb nu:1 Als ondersteundende dienst > invullen formulier toewijzen aan naam in veld X2 Als primair proces > invullen formulier toewijzen aan eigenaar3 Als locatie ABCDEFGH > invullen formulier toewijzen aan naam in veld XMaar ik denk dat 2 en 3 elkaar in de weg zitten. Of toch niet.Hoe kan ik dit juist inrichten?Alvast dank!

Iedere melding krijgt een nummer ook als het meldformulier niet wordt opgeslagen of niet wordt doorgestuurd. Dit is echter heel vervelend… Zo zien wij 157 geregistreerde meldingen maar zitten we wel al aan nummer 273 met hier en daar een hiaat tussen. Het is onmogelijk om individueel na te kijken of er conceptversies vergeten zijn bij gebruikers...Bestaat er geen manier om dit via rapportage of een andere weg aan te tonen? Of dat er pas een nummering start wanneer een meldformulier effectief werd ingestuurd? Ik vermoed dat wij zeker de vraag zullen krijgen tijdens een audit hoe dit opgevolgd wordt...

Wij willen graag onze meldingen kunnen filteren op de status waarin die zich bevind.Alleen we kunnen enkel sorteren op actief en afgehandeld. De andere statussen van de workflow zijn niet zichtbaar.Hoe kunnen we dit oplossen?Hieronder de workflow. Op de statussen In dienst en Uit dienst is niet te filteren.  

Bevoegdheden van medewerkers worden bij ons vastgelegd middels een meldingsflow. Nu kunnen deze ook ingetrokken worden. Dit is een handmatige handeling. Kan voor medewerkers die uitdienst gaan en waar het account inactief gezet worden automatisch de status verander worden naar ingetrokken bevoegdheid. Op basis dat de gebruiker inactief gezet wordt? 

Is het mogelijk om als Key-user de meldingen die bij de gebruikers nog in concept staan (dus niet gepubliceerd zijn) in te zien?

Kan ik een mobielformulier (voor de Capture app) bouwen op een kopie van het standaard meldformulier dat we al in gebruik hebben? Groet, Sanne Poort

Dag, er zijn collega's in de organisatie die bij het type meldingen wel een mail ontvangen (als coördinator) dat er een nieuwe incident melding geplaatst is, maar deze taak niet terug zien in hun taakoverzicht. Wie kan mij hierbij helpen om dit voor elkaar te krijgen?alvast bedankt!groet Nicole

Is het mogelijk om een veld onzichtbaar te maken op een mobiel formulier?Ik wil hierop het veld ‘datum ontvangst’ zetten, maar moet niet gewijzigd kunnen worden door de melder.Ik gebruik dit veld om de dagen te berekenen dat een melding open staat.Helaas kan ik het globale veld ‘datum verstuurd’ niet gebruiken om te berekenen omdat klachten die per brief binnenkomen door de klachtenfunctionaris in een gewoon meldformulier worden gezet waarbij ze regelmatig een andere datum willen invullen dan de datum waarop de melding wordt geregistreerd en niet de datum is waarop de melding binnen komt.Daarvoor gebruiken we het veld ‘datum ontvangst’ in het gewone meldformulier.Als de rapportage wordt gedraaid, zien we bij de meldingen die via een gewoon meldformulier zijn geregistreerd de dagen dat een melding openstaat (huidige datum - datum ontvangst), maar bij de meldingen via een mobiel formulier zien we een lege score bij ‘aantal dagen melding open’ omdat het veld ‘datum ontvangst’ niet beschik

 Sinds vorige week zijn wij over naar Zenya 6.3 (on-premise). Sinds de overgang hebben wij van gebruikers feedback gekregen op de weergave van keuze velden. Bijvoorbeeld in het meldformulier moeten zij kiezen waar de melding mee te maken heeft  (aard incident). Bij eerdere versies zag je dan direct de hoofdcategorie/keuze optie. In de nieuwe lay-out komt een leeg veld waarbij als men het openklikt Vervolgens krijg de gebruiker een lijst met alleen lichtgrijze items waarvan we terughoren dat het moeilijk te lezen is en niet duidelijk is dat je dit nog moet openklikken.  We hebben gekeken of we dit met instellingen anders kunnen tonen, maar hebben geen opties gevonden. Herkennen anderen dit of hoe hebben anderen dit opgelost?