DOC (Documenten)

Hoe voeg ik meer functies toe aan onze TVB-matrix? Ik zou ook graag een aantal functies willen hernoemen, is dit mogelijk?

Wij maken veel gebruik van excel documenten vanwege vele berekeningen, als bijlage (annex) van een SOP. De SOP krijgt een nummer bv SOP001. Deze beschrijft in detail de procedure, wie dit mag uitvoeren en in geval er iets niet goed gaat wat te doen. Daaraan gekoppeld is dan (als los document) een annex met procedure zoals deze op het lab wordt uitgevoerd en afgevinkt. Dit is over het algemeen een excel document om berekeningen daarin uit te laten voeren. Zo'n excel document krijgt dezelfde naam SOP001-Annex.Dit moeten we als 2 losse documenten in het systeem zetten, terwijl het versiebeheer gelijk op moet gaan. Als de annex wordt aangepast, moet ook de word-versie SOP worden aangepast (en andersom). In het systeem krijgen ze beide een ander auto-nummer en we kunnen niet een excel-document onder het word document hangen.Er moet bij een update dus altijd 2 documenten worden aangepast en 2 reviewrondes van start laten gaan.Zijn hier ideeën voor om dit te versimpelen?Alvast bedankt voor he

In een map met daarin 96 documenten willen we uitzoeken aan welke documenten geen leesbevestiging is gehangen. Ik wil de 96 documenten liever niet stuk voor stuk bekijken. Kan ik een overzicht maken door een filter of een rapportage?  

Bij afdrukinstellingen (mapniveau) wordt een vaste koptekst voorzien in ons systeem, zodat bij print van een document uit het DMS deze tekst altijd mee geprint wordt. De lezer heeft blijkbaar wel de keuze of hij die koptekst wel of niet print (keuzevakje ja/nee) (documenten zijn in Word). Deze keuzemogelijkheid zou er eigenlijk niet mogen zijn, de koptekst moet verplicht op de print staan. Kan dit ergens zo ingesteld worden want ik vind die optie niet.  

Is het mogelijk een hyperlink in een document te maken naar een document in Microsoft Teams? 

Wij willen graag rapporten genereren per map - bijvoorbeeld waarin we per keurder kunnen zien welke documenten hij/zij nog moet bekijken. Of - ook per keurder - welke documenten over de lmiet van de beoordelingsdatum zitten. Het is perfect mogelijk om per map zo’n rapport op te stellen, maar gezien het feit dat we met een considerabel aantal mappen werken, zou dit een zeer arbeidsintensieve klus worden.Is er een mogelijkheid om in dit geval de input van de gebruiker te vragen?Dan maken we een algemene filter voor het rapport, en vragen we aan de gebruiker op welke map (inclusief submappen) hij/zij die wil toepassen. Iemand een idee? Alle feedback is welkom!Bedankt!

Ha collega's na een succesvolle overgang naar Itask gaan we dit jaar de module IDocumenten en processen implementeren. (verpleeghuis). Gelukkig hebben we maar een kleine 500 documenten die om moeten. Hiervoor hebben we de luxe dat we een adm. medewerker kunnen inzetten voor 24 uur/week max 6 maanden We zijn nu op zoek naar tips, adviezen en ook voorbeelden van wat jullie gedaan hebben. Ik heb al gezocht in de community maar kan zo 1-2-3 niets vinden: Wat is handig qua mappenstructuur? Voorbeelden? Hoe hebben jullie de documenten omgezet? In HTML of vrije web of anders en waarom? en HTML of vrije web docs: wat zijn voor/nadelen van beiden? we denken zelf dat het niet nodig is om bij zo'n klein aantal documenten met portalen te gaan werken of zijn er toch argumenten om dit wel te doen? Zijn er nog andere zaken waar jullie van denken goed om te weten als je gaat implementeren? alvast bedankt voor jullie reacties Ineke

BesteHoe kan ik de documentbeheerder wijzigen van alle bestaande documenten in een bepaalde map? ik heb dit geprobeerd via de tab ‘rechten’ bij de eigenschappen van de map. Doch dit resulteert niet in het gewenste resultaat, want de documenten die in die map zitten, hebben nog steeds de oude documentbeheerder.met dank en groetenEveline

Momenteel hebben we via een vrij web document de mogelijkheid om instructie video's te kunnen publiceren in Zenya. Volgens mij is er nog geen directe wijze om video's te kunnen publiceren maar zal dit altijd in een soort document gezet moeten worden waarna het filmpje gepubliceerd kan worden. Naar mijn idee wil de gebruiker steeds sneller de informatie tot zich nemen. Ik ben benieuwd hoever andere ziekenhuizen hiermee al zijn: Gebruiken jullie in je eigen ziekenhuis al instructie video's? Wat zijn jullie ervaringen? Publiceren jullie deze video's dan in Zenya of een andere applicatie die zich meer op video inhoud richt?  Moet infoland de mogelijkheid direct een videobestand als publicatie mogelijkheid verder onderzoeken of voldoet de huidige werkwijze (video moet in een document staan)Alvast bedankt voor jullie reacties!

Bestaat er in het documentenbeheer een mogelijkheid om een nieuwe beheerder automatisch aan de leesbevestiging van alle documenten toe te voegen? Of moet dit manueel per document worden ingesteld?

Beste,Ik heb een map met documenten die als annex bij andere documenten horen. Graag zou ik een rapportage willen uitdraaien waarin staat  waar de annexen naar  linken en welke documenten naar de annexen linken (hyperlinks) en als het even kan in welke map deze documenten staan. Is dit mogelijk? Grt Gaby

wat is de bedoeling van de kolom veld ‘omschrijving’ en hoe vul je het bij

Is bij een document versie te achterhalen welke schrijvers zijn uitgenodigd en wie een conceptversie heeft ingediend als er meerdere schrijvers in de schrijversgroep zitten en auteur kunnen zijn?

Wij hebben QA medewerkers die ook de draft documenten willen inzien. Nu kunnen ze alleen de gepublceerde documenten zien. En hebben ook geen toegang tot de module documenten.WIj kunnne ze natuurlijk uitnodigen als schrijver maar eigenlijk willen wij dat zij dit zelf kunnen inzien zonder uitgenodigd te worden, echter willen wij niet dan zij dan alle documenten zouden kunnen wijzigen of extra drafts kunnen maken dus het gaat echt alleen om het lezen van de drafts.ZiZij zien het bovenstaande dus geen module met documenten, dus zien alleen de gepubliseerde versies.Zij willen net als bij mij het volgende kunnen zien: Dus die documents.Hoe kan ik dit instellen ik dacht eerst permissies bij usergroups maar ook daar krijg ik dit niet voor elkaar. Ik hoor graag of jullie een idee hebben.

Kan er een herhalingsmail verstuurd naar een medewerker wanneer een document in de leeslijst nog niet gelezen is na een bepaalde periode

Wij zijn bezig de rollen mbt documentbeheer opnieuw in te richten. Het idee is dat documenten tijdelijk nog door de afdeling Kwaliteit worden gecheckt op een aantal (niet-inhoudelijke) punten voordat het document gepubliceerd wordt. Denk aan het nagaan of er niet al een dergelijk document bestaat, checken of de links allemaal goed werken, etc. Het is mij niet duidelijk hoe ik dat het best kan inrichten. Krijgt kwaliteit dan de rol van beoordelaar, of autorisator? Het verschil tussen deze twee rollen is mij ook niet helemaal duidelijk. Hebben andere organisaties ook een dergelijke check op documenten? Wij hebben geen behoefte aan een inhoudelijk beoordelaar van documenten, die verantwoordelijkheid leggen we bij de documentbeheerders. 

Goedemorgen, Er is nog steeds geen oplossing voor het invullen van documenten vanuit office online (E1 licentie). We krijgen veel vragen over hoe documenten dan op te slaan zijn en hebben daar vanuit jullie wel een workaround voor ontvangen. (document wordt zichtbaar in downloads en kan vanuit sharepoint geopend worden.). Echter is deze instructie niet te koppelen aan het document. Is het mogelijk om hiervoor een kleine instructie bij de betreffende ‘invulbare’ documenten te plaatsen. Ik denk zelf aan een instructie in onderstaande tekst (deze tekst staat benoemd bij invulbare documenten):-------------------------------Het document 'Uitvoeringsverzoek voorbehouden en risicovolle handelingen (BIG beleid)' is een formulier. Het document wordt daarom niet in de browser getoond. In plaats daarvan kan het formulier worden gedownload om het in te vullen. Na het invullen kan het document worden opgeslagen, afgedrukt en/of ge-e-maild.-------------------------------Zijn er meer organisaties die

Ik zou graag een rapport ‘overzicht documenten’ willen draaien op basis van een verzamelingengroep. Is dit mogelijk? Dit rapport wil ik beschikbaar stellen via managementinformatie zodat het voor de gebruikers met 1 klik op de knop duidelijk is welke documenten afgelopen maand toegevoegd/gewijzigd zijn aan hun portaal. 

Hoi,Als je een document opent op een laptop met een klein scherm blijft de zwarte balk even groot/hoog als dat je het opent met een groter scherm.hetzelfde geldt ook voor de balk met favoriet / delen etc. Hierdoor zijn de balken 1/3e van je scherm en is voor het lezen van de tekst nog maar een klein deel beschikbaar. Terwijl het daar eigenlijk om gaat.Op een telefoon schaalt er vanalles mee maar relatief neemt het dus op een klein computerscherm veel ruimte in beslag. Is het mogelijk dit aan te passen of is dit een verbeter suggestie voor een verbetering? Groet Marij 

Het was altijd mogelijk om afbeeldingen vanuit Word bestanden direct te plakken in een html-bestand dmv Ctrl+C & Ctrl+V. Klopt het dat dit niet meer werkt vanuit een .doc bestand maar wel vanuit een .docx bestand?

Beste,ik zou graag met word-sjablonen werken voor onze dienst. Belangrijk is wel dat bij het afdrukken er traceerbaarheid is van:titel status en publicatiedatum versie ID nummer geldigheid (24 uur) Persoon die dit afgedrukt heeftEr zijn sjablonen voor afdrukken beschikbaar, maar deze geven deze informatie enkel op het voorblad. Dit zou in de header en/of footer van elke pagina moeten kunnen zichtbaar zijn. Bestaat deze optie? alvast bedankt!Saskia

Onze organisatie heeft 98 posities en 55 jobdesciptions, maar wanneer wij kijken bij de RASCI zien wij maar 11 RASCI verdelingen of hoe je dit ok noemt.Hoe worden deze gegenereerd, moet ik ergens in een jobdescription iets aangeven bij welke RASCI ze horen? En waar kan je een RASCI toevoegen, ik kan dit niet vinden in de applicatiebeheer.

Wij hebben meerdere processen en andere documenten die er qua grootte verschillend uitzien. Wij snappen niet waar dit door komt. Ik heb in visio van alles geprobeerd qua beeld en formaat aanpassen, maar dit werkt niet. Weten jullie waar dit aan kan liggen?Ik doe er 2 bijlage bij een groot voorbeeld en een kleine, beide in visio formaat A4 alleen zodra je deze saved en bekijkt in Zenya is de ene groter dan de andere.

Als ik document A download uit Zenya om er links van andere documenten uit Zenya in te zetten, werken deze links uitstekend buiten Zenya.Zodra ik document A terug zet in Zenya en ik klik op de links naar andere documenten in document A dan kom ik uit op de startpagina van Zenya.Hoe kan dit opgelost worden?

Wij zouden graag bepaalde invulbare documenten in gebruik willen nemen binnen het DOC-gedeelte van Zenya. Maar zouden bij de download hiervan dan ook een koptekst willen mogelijk maken (zoals bij het afdrukken van documenten). Dit is op dit moment niet het geval.  Een voorbeeld van de formulieren die we als ‘invulbaar’ beschikbaar willen stellen zijn verschillende controle invullijsten voor het labo. Zij moeten voor hun audits steeds bepaalde kenmerken op elk blad van het afgedrukte formulier hebben staan. Om tegemoet te komen aan deze eis, hebben we de nodige eigenschappen verwerkt in de koptekst bij het afdrukken van de formulieren. Op dit moment dient het labo eerst het gewenste document af te drukken, om het dan vervolgens met pen in te vullen en daarna in te scannen om het in hun archieven op te slaan. Deze werkwijze is niet ideaal, wij denken dat een koptekst mogelijk maken bij invulbare formulieren een oplossing kan bieden. Is het mogelijk om dit beschikbaar te maken?Indien jull