DOC (Documenten)

Beste, We zouden in onze organisatie (ziekenhuis) de inrichting van het documentbeheersysteem willen vernieuwen. Kan iemand de informatie met mij delen hoe het documentbeheersysteem bij hen is opgebouwd.Mappenstructuur, portalen, verzamelingen, rechten….Welke flow hanteren jullie om documenten goed te keuren? (= de verschillende stappen).

Beste,Wij willen enkele medewerkers van een ander ziekenhuis inzicht willen geven in één van onze portalen. Een webshare is niet ideaal aangezien het gaat om zeer veel documenten en de structuur van de verzamelingen niet zichtbaar is in de webshare. Daarom zouden we voor hen een login voor onze Zenya willen voorzien zodat zij dit portaal kunnen raadplegen.We willen wel de overige documenten/portalen ‘afschermen’. Hoe pakken we dit best aan? Op dit moment zijn bijna alle documenten voor iedereen toegankelijk (alle aangemelde gebruikers = publieke lezer). Is het mogelijk om enkel leesrechten te voorzien voor deze documenten zonder alle andere documenten op privé te zetten?Alvast bedankt! 

Kun je bij het aanmaken van een nieuwe conceptversie (van een bestaand document) kiezen voor een ander documentsjabloon?M.a.w. ik heb een Word document, maar wil op versie 2 een nieuw Word documentsjabloon toepassen. 

Wanneer we documenten bewerken in de html-editor, loopt Zenya dikwijls vast. Als we het document niet dikwijls opslaan, zijn we op dat moment telkens heel wat werk kwijt.Dit gebeurt bvb. soms wanneer we een hyperlink willen invoeren, tekstkleur willen wijzigen, tabeleigenschappen willen bewerken, …Zijn er nog organisaties die met dit probleem kampen?

Boven een gepubliceerde document staat nu een melding (zie attachment), is dit doordat de infoland procesflow shapes zijn veranderd, althans anders dan die wij altijd gebruikten?En zo ja wat moeten wij hiermee doen, ik kan een published document niet openen wel de draft is dit dan voldoende, wij hebben namelijk ook nog een andere vraag open staan wat betreft de andere shapes/kleuren die anders zijn.

Hallo allemaal,Wij vroegen ons af of er meer ziekenhuizen/instellingen tegenaan lopen dat beoordelaars denken dat ze opmerkingen kunnen plaatsen/wijzigingen kunnen maken in een document tijdens de beoordeling. Dit denken ze doordat de mogelijkheden van de PDF viewer gewoon nog zichtbaar zijn.De zichtbare balk van de PDF viewerMogelijkheid om te markeren/opmerkingen toe te voegen in een document als je op rechtermuisknop kliktDit is vanuit Edge (onze voorkeursbrowser), maar zover ik weet is dit ook zo bij andere browsers.We hebben deze informatie al toegevoegd aan de mail die medewerkers krijgen als ze moeten beoordelen evenals in een hulpka

In de stijlen is ingesteld dat Kop 1 voldoende ruimte boven zich heeft, zie bijlage.De voorbeeldweergave geeft dat ook zo weer (bijlage, linkerkant).Als we dan publiceren (rechts), wijkt de weergave ineens af  (bijlage rechterkant).De witruimte is weg.We willen graag dat de voorbeeldweergave de voorspeller is voor wat de lezer ziet.Hoe doen we dat? 

Hallo, Vanuit onze organisatie is mij meerdere keren gevraagd of het mogelijk is om een ‘handtekeningenveld’ toe te voegen aan de meldformulieren. Het meldformulier kan dan digitaal ondertekend worden op de tablet. Het zou vergelijkbaar moeten werken als wanneer je thuis een pakketje ontvangt. Eenvoudig aftekenen van een formulier, waarna het verder in de workflow wordt afgehandeld. In de praktijk zou dit er voor ons toe kunnen leiden dat we van het papier afkunnen. Menno den Boef

Is het voor een gebruiker mogelijk om zijn/haar gemaakte opmerkingen bij documenten ergens terug te vinden? 

Wanneer ik vanuit de taken lijst documenten controleer bestaat de optie tot het toevoegen van een opmerking. Tijdens het initieel indienen van de opmerking kun je kiezen voor “tot schrijvers”, “tot beoordelaar” of “tot schrijvers EN beoordelaars”. Nadat je op verzenden hebt geklikt in de pop up verschijnt de opmerking aan de rechterkant. De opmerking kun je dan wel bewerken maar je kunt de “tot/aan” niet meer aanpassen. Dit is wel mogelijk bij opmerkingen die geplaatst worden vanuit de documenten module.In de controle module vanuit het takenscherm: In de documenten module: Het zou fijn zijn als het ook (weer) mogelijk word om dit te kunnen wijzigen als er in eerste ins

Beste lezers, Ik was benieuwd of iemand ons kan helpen met het inrichten van de rollen en rechten in de docs module.Ik ben opzoek naar welke type functies het beste passen bij welke rol.de volgende rollen zijn bij ons gedefinieerd:Aanvrager                                                                Document beheerder                                                Schrijvers (platte tekst)                                             Maker (stroomdiagram etc)                                     Inhoudelijke beoordelaar                                         Autorisatie (kan document beheerder zijn)         Lezer                         Erg benieuwd hoe andere dit hebben vorm gegeven.                                                

Hallo,zijn er gebruikers die de opmaak van hun documenten willen delen, we gebruiker geen nummering meer voor onze titels, maar het is nu voor de eindgebruiker niet altijd duidelijk welke kop er gebruikt werd.We willen ook niet werken met een te grote variatie in lettergrootte. Alvast bedankt!Sara 

Hallo allemaal,Is er een UMC / ziekenhuis dat zijn begrippenlijst zou willen delen? Wij maken daar op het moment geen gebruik van en zijn op zoek naar een goede (up to date) begrippenlijst om mee te starten :)Vriendelijke groet,Mila

Ik wil een invulbaar Excel document invoegen met 2 tabbladen.Als ik het document open aan de gebruikerskant opent hij eerst het 2de tabblad.Hoe kan ik het Excel document zo invoegen dat ik bij de gebruikers kant eerst het 1ste tabblad zie.

Graag zou ik, net zoals je nu kunt doen bij de gestructureerde documenten en interactieve documenten, kunnen verwijzen naar Kop 1 in een vrij web document.Het hyperlinken maakt het verwijzen naar een bepaald deel van een document zo handig, echter lopen wij er nu tegenaan dat dat bij vrije web documenten niet kan. En dat terwijl we deze naast de gestructureerde documenten best vaak gebruiken, als de aangeboden vaste structuren niet toereikend zijn.

In Isala willen we eerst de search app inrichten voor de Noodprocedures en later de veiligheidswaaier. Met de huidige mogelijkheden mbt de search app indeling is het maken van een indeling op basis van categorieën voor alleen de 196 noodprocedures niet echt handig want dat neem eigenlijk al het gehele scherm in beslag. (zie afbeelding hieronder)Zo moet het niet !Maar net zo als op onze portalen zijn er verzamelingen  per categorie met meerdere documenten zodat documenten met hetzelfde thema bij elkaar getoond worden. Noodprocedure per categorieHoe kun je als gebruiker snel een document vinden mbt de noodprocedure zonder categorieën is de vraag? Zo

Ik wil graag weten hoe ik op een snelle manier op kan halen op welke protocollen een persoon, die uit dienst gaat op staat. Zowel als auteur, beoordelaar, autorisator en schrijver. 

Wij hebben enkele excel documenten met macro's in Zenya opgenomen (worden niet als PDF getoond).Deze geven bij openen door gebruikers een beveiligingswaarschuwing dat de macro's zijn uitgeschakeld. Om in het document te kunnen werken moet de gebruiker  iedere keer opnieuw aanklikken dat de inhoud ingeschakeld moet worden. Dit wordt als irritant ervaren. Kan deze stap overgeslagen worden?De geopende excel wordt automatisch opgeslagen in de tijdelijke download map in onze netwerkomgeving.Heeft iemand hier een oplossing voor? 

we zoeken een manier om automatisch een standaard publicatie datum te forceren op mapniveau (dus een aanpassing van een systeemveld = publicatiedatum). Voorbeeld: Document wordt op 01/01/2021 gepubliceerd en controledatum staat op 9 maanden. Maar nieuwe versie mag pas gepubliceerd worden op 01/01/2022. Idealiter kan de beoordelaar al goedkeuren in die 3 maanden voor publicatiedatum. Is dit mogelijk binnen de huidige opzet. 

Dag allen,Ik zou graag de kolomfilters van de documentenmappen (de mappenstructuur, enkel zichtbaar voor documentbeheerders) anders instellen. Dit op een manier dat alle documentbeheerders dezelfde bijkomende kolomfilters weergegeven krijgen (bv. ook de filter “Aandacht vereist” naast “Titel” en “Versie”). Ik heb reeds gevonden hoe ik dit binnen mijn eigen account en binnen het Administrator account kan toepassen. Echter weet ik niet hoe ik deze nieuwe filterinstellingen ook kan laten doorstromen naar de accounts van de overige documentbeheerders. Is dit mogelijk? Kan iemand me hieromtrent adviseren? Alvast bedankt! Met vriendelijke groeten,Kathleen Nollet

Enkele “zoeken en vervangen” opties uitgevoerd binnen Zenya en wat ons opvalt is dat er geen gegevens Logboek verschijnt bij  Conceptversies van documenten: vervangen wordt toegepast, maar ontbreekt in de logboeken.Waarom verschijnt voor deze concept documenten hier geen logboek informatie?

Via appbeheer → documenten → stijlen, stel je de stylesheet van de html-documenten in.In voorliggend geval reageren SOMMIGE delen van de tekst op die stylesheet, en andere niet.In het voorbeeld hieronder gaat het om standaardtekst (“standaard” in de stylesheet), die we ingesteld hebben op 16pt. Slechts een deel van de tekst wordt inderdaad 16pt, de rest van de tekst staat in een korpsgrootte die zelfs niet voorkomt in de stijlen. Met andere woorden: we hebben geen greep op hele stukken tekst.We zoeken ons suf naar een verklaring of een oplossing.  

Bij het printen van een proces wordt er een extra blad uitgeprint met de uitleg van de shapes die in de flow staan.Nu gaat deze volgorde door elkaar. Wij hebben 3 kolommen:Input  - Process Flow - Output Bij het uitprinten krijgen wij als eerste een shape uit de Output, dan de scope (die buiten deze kolommen vermeld wordt) daarna weer Input en dan de hele process workflow van start tot stop (deze volgorde gaat dan wel goed)Waar kan ik deze volgorde instellen?Ik hoop dat dit duidelijk is. 

Als je voor de publicatie gebruik maakt van “document niet eerder publiceren dan: [datum].Kan je dit dan later overrulen als de publicatie toch eerder moet plaatsvinden.  

We hebben een groot aantal documenten die goedgekeurd zijn door de eigenaar buiten Zenya documenten. Kunnen deze documenten in bulk geautoriseerd worden in Zenya? Zo ja, op welke manier?