FLOW (Meldingen)

Is er een organisatie die bezig is (geweest) met het opschonen / opruimen van velden.Hoe hebben jullie dit aangepakt ? Tips ?

Goedenmiddag,Onze klachtafhandelingsformulier bestond in de oude lay-out uit 4 verschillende pagina's. Tijdens de afhandeling konden de klachtenfunctionarissen met de cijfers 1-4 boven aan de pagina makkelijk snel naar de juiste pagina. Deze mogelijkheid is verdwenen met de nieuwe FLOW lay-out. Hierdoor is het een lang formulier geworden waarin veel gescrold moet worden. Wie heeft tips hoe wij dit voor hen makkelijker kunnen inrichten?Groet Diana 

Beste lezer, Voorheen gold er een maximale grootte van toegevoegde bijlage(s) aan een workflowformulier van 20MB. Wanneer je de bijlage(s) toevoegde kon je direct zien hoe groot die document is.Sinds de nieuwe versie 6.3 kan je niet meer zien hoe groot een bijlage is, hierdoor kan er ook geen waarschuwing gegeven worden dat er maximaal 20 MB geupload mag worden.Graag hoor ik of er nog een maximum per workflowformulier is? En zo ja, hoe dit dan direct gezien kan worden.Mvg, Ardy

Hallo,is er een mogelijkheid om meldingen in bulk af te ronden? Ik vind momenteel enkel terug dat je ze niet in bulk kan accepteren. Iemand die een idee heeft? Dit zou enorm handig zijn voor de werking en de administratieve opvolging. Alvast bedankt.

Hallo, Ik vraag me af of je tussentijdse feedback kan inbouwen in de FLOW van meldingen?Soms kan het zijn dat een melding langer openstaat omdat er bepaalde acties moeten gebeuren voordat de melding kan afgesloten worden.Het zou fijn zijn moest de coördinator dan reeds een tussentijdse feedback kunnen geven aan de melder.  Dit geef weer dat er wél iets gedaan wordt met de melding.  Nu komt er soms pas een hele tijd later feedback wanneer de melding afgesloten wordt.

Ik wil in een email de volgorde Voornaam Naam automatisch laten invullen middels een @@ (alias).Nu gebruik ik @@recipient_name@@  en @@case_reporters@@ maar beide hebben de volgorde Naam Voornaam.  Kan ik die volgorde wijzigen?Alvast dank voor een antwoord. Vriendelijke groet,Peter ScheerGGZ-NHN

Precaire informatie is informatie die niet door de cliënt/vertegenwoordiger en ook niet door alle betrokken collega's gelezen mag worden, omdat het schadelijk kan zijn voor de cliënt zelf of voor een ander. We classificeren deze informatie als een melding van een vermoeden van, die onderzocht wordt. Daarmee behoort het niet tot het dossier.  Technische oplossing:  Of document in OneDrive, waarbij de 'regisseur’ van het onderzoek van de melding het document deelt met de betrokkenen bij het onderzoek.  Of uitvraag bij Infoland of Zenya/module Risk hier ook een oplossing in zou kunnen bieden   Bovenstaande speelt binnen onze organisatie. Ik neig zelf erg naar de oplossing van het aanmaken van een nieuw beknopt meldingstype waarin deze informatie kan worden opgevoerd. Is dat logisch? Of kunnen de modules Risk/Check hier nog iets in betekenen? Wat zouden jullie adviseren? Kennen jullie deze vraag? 

Goedemiddag, Ik ben opzoek naar een manier om een lijst/rapport te maken van de actuele alleen eerste VIM coördinatoren.Bij rapporten kan ik het niet vinden, enig idee?Zal misschien makkelijk zijn maar ik kom er zo niet achter, thnx Maarten 

Het is mogelijk om bijlagen toe te voegen aan meldformulieren. Het bijlageveld kun je opnemen in een rapportage of filter en dan verschijnt de naam van de bijlage in het veld. De vraag vanuit onze organisatie is of het mogelijk gemaakt zou kunnen worden om dit veld aanklikbaar te maken zodat je vanuit het filter of de rapportage direct de bijlage kan openen. Dit verzoek komt o.a. vanuit onze afdeling Beveiliging en Crisismanagement die zo snel inzage in afbeeldingen kunnen krijgen (aangetroffen situaties, personen met ontzegging). Nu knippen en plakken ze dit in aparte excel. Dat is onnodig dubbel werk.

Hoi Community,Misschien kunnen jullie mij helpen?Situatie 1:In status A geeft men aan dat het een Incident + datalek betreft In de overgang van Status A naar Status B wordt er een datalek-formulier aangemaakt Na invullen van verdere gegevens gaat de FLOW door naar Status CSituatie 2:In status  A geeft men aan dat het een incident zonder datalek betreft In de overgang van Status A naar Status B wordt er geen datalek-formulier aangemaakt Na invullen van verdere gegevens gaat de FLOW door naar Status CSituatie 3:In status  A geeft men aan dat het een incident zonder datalek betreft In de overgang van Status A naar Status B wordt er geen formulier aangemaakt Als men in status B bedenkt dat het toch een incident + datalek moet zijn, kan men het betreffende veld aanpassen. In de overgang naar Status C wordt nu alsnog het datalek-formulier aangemaaktVraag:Hoe zorg ik ervoor dat er in de status overgang van B naar C wordt gekeken of het formulier al eerder is aangemaakt, zodat het formulier ni

Wij willen onze workflow zo inrichten dat een meldingstype na 3 jaar automatisch wordt gearchiveerd. Mijn organisatie ontvangt minstens 10.000 van dit meldingstype per jaar.Wij hebben het nu zo ingesteld dat precies 3 jaar na het maken van de melding deze wordt gearchiveerd. Er zijn echter nog zo'n 10.000 meldingen die al voorbij deze termijn zijn.Nu ben ik benieuwd naar de volgende drie dingen:Wat is het archiveerbeleid bij andere organisaties met een vergelijkbaar of hoger aantal meldingen? Hoe kunnen wij de meldingen die ouder zijn dan 3 jaar alsnog archiveren? Hebben jullie ook een beleid waarbij de meldingen geanonimiseerd worden bij het archiveren?

Incidenten worden gemeld middels Zenya. Zenya is gekoppeld aan ONS. Deze koppeling wil ik strakker inrichten.Op dit moment is de inrichting dat ik kan zoeken op naam. Als ik op een achternaam zoek, zie ik veel cliënten staan. Nu ben ik op zoek naar een betere inrichting zodat we minder zoekresultaten krijgen. Bij voorkeur zou ik willen zoeken op 2 gegevens alvorens resultaten getoond worden. Bij voorkeur naam en geboortedatum invullen. Weet iemand hoe ik dit in moet richten in het systeem? 

Zijn er organisaties die de informatiestroom bij een uitbraak van een infectieziekte via een flow hebben ingeregeld. Zo ja dan ben ik benieuwd.

Ik krijg de volgende melding bij het genereren van een rapportage.Is er ergens een lijst met foutcodes? ik ben zelf applicatie beheerder

In ons overzicht zien we dat er een paar nummers ontbreken. Het kan zijn dat die nog in draft bij iemand staan, maar hoe kan ik dat zien?M.a.w. kan ik zien bij welke gebruiker er welke melding ligt?Kan ik ook een log inzien van de meldingen die uit het systeem zijn gehaald (bv doordat deze zijn gebruikt met testen van een flow). 

Hallo, Doordat wij gebruikmaken van de Outlook invoegtoepassing voor FLOW meldingen is het voor ons mogelijk om mails vanuit Outlook te koppelen aan een melding in Zenya. Echter komt het geregeld voor dat wij nadat een melding gesloten is nog mails binnen krijgen die gekoppeld moeten worden (voor de opbouw van het dossier). Dit is niet mogelijk als de melding is afgehandeld waardoor we deze telkens opnieuw moeten openen. Kan ik ergens instellen dat dit wel mogelijk is? Groet, Sanne

Hoi Allemaal,In het activiteitenlog zie ik de registratie-omschrijving: ‘Melding [meldnummer] is geëxporteerd.’.Wat betekent dit, want als iemand de melding inkijkt staat er wat anders (Melding [meldnummer] is ingezien.)Ik kan de namen van de medewerkers niet koppelen aan de betreffende melding. De betreffende medewerkers maken geen deel uit van de afdeling waar deze melding thuishoort.  Wie kan mij hier iets over vertellen? Al vast bedanktJeroen

Beste,Is er een mogelijkheid om actienemers (meldingen) zelf rapportages te laten uitvoeren?  Dus een ‘lijst’ van de meldingen waar ze zelf actienemer van zijn (vb. onderdeel medicatie), met de details. Andere meldingen zouden ze in principe niet mogen zien. We zouden deze personen graag de mogelijkheid geven om dit ook zelf te doen.  Alvast bedankt, Sylvie   

Bij meldingen: sjablonen voor e-mail en documenten zie ik bij onderwerp en bericht dat er velden worden vermeld met @@. Bijvoorbeeld: @@case_number@@, @@recipient_name@@ en @@case_link@@. Hoe kan ik achterhalen voor welke velden dit mogelijk is?   

Hoe kan ik een e-mailsjabloon type WORD in de workflow verwerken? Ik schets even de situatiemelder vult een meldformulier inDe informatie verkregen uit deze velden wordt omgezet in een word document aan de hand van het sjabloon (in onze huisstijl) Ik wil integreren dat dit document automatisch verstuurd wordt naar de melder. Hoe kan ik dit instellen? Alvast bedankt, 

Als een meldingsflow op inactief wordt gezet, kunnen openstaande meldingen gelinkt aan deze meldingsflow dan nog afgewerkt worden?Wij hebben aanpassingen gedaan aan onze meldingsflow patiëntveiligheid, hiervoor hebben wij een kopie gemaakt van de bestaande flow. De nieuwe flow werd geïmplementeerd met de oude flow nog actief zodat openstaande meldingen nog afgewerkt kunnen worden volgens de oude flow.Maar om nu te voorkomen dat nog iemand de oude flow nog kan gebruiken, willen wij deze graag inactief zetten, maar kunnen dan openstaande meldingen nog afgerond worden?

Wij wijzen de afhandeling van een incident toe aan een gebruikersgroep van het hele zorgteam.Probleem dat wij nu hebben is dat nieuwe collega's die na datum melding in de gebruikersgroep komen, deze actie niet kunnen oppakken.Hiervoor moet de coördinator handmatig de nieuwe persoon in alle meldingen Actienemer maken.Onze wens zou zijn dat de mensen die in of uit de gebruikersgroep gaan, ook in of uit de toegewezen actie gaan, net zoals dat wél lukt als je een gebruikersgroep leesrechten geeft.Is hier een oplossing voor?

We willen een meldingstype gaan inrichten voor iets wat nu al gemeld wordt.De huidige registratie is in een SharePoint list en te exporteren naar Excel.Kan ik dat importeren om daarmee de geschiedenis te bewaren op dezelfde plek als waar straks de nieuwe meldingen komen?Ze hoeven niet door de nieuwe flow, maar ik wil ze wel naar de eindstatus hebben. Dat is volgens mij prima te manipuleren in het ontwerp, maar ik voel er weinig voor om 3000x een meldingsformulier in te vullen met data die ik al in een Excel heb 

Wij hebben een meldformulier voor incidenten in het Nederlands, maar willen deze ook in het Engels ter beschikking stellen. Ik zie bij formulieren de optie ‘taalversie toevoegen’. Als ik dat zou aanmaken en daarna dus twee meldformulieren heb, hoe werkt het dan verder in de workflow? Blijft die gewoon ongewijzigd, ongeacht of het NL of EN meldformulier is ingevuld? En krijg je in de rapportages alle input van beide formulieren integraal zien?Groet, Ingeborg

Binnen Zenya FLOW hebben wij een workflow voor de klachten. Hierin zit een coördinatorformulier. In dit formulier wil ik graag velden verwijderen, omdat onze klachtenfunctionaris het formulier anders zou willen inrichten.Helaas is de knop met 'Rij verwijderen’ grijs weergegeven en kan ik deze dus niet selecteren.Hoe kan ik alsnog de velden verwijderen in het coördinatorformulier?