Beantwoord

Ik ben bezig met het genereren van een rapport om een overzicht te krijgen van een desbetreffende medewerker als beoordelaar/verificator van documenten. Nu valt het mij op dat tijdens het kiezen van de juiste filter of kolom, er gekozen kan worden uit “beoordelaars” en “beoordeeld door”. En deze twee verschillen leveren ook een paar andere resultaten op. Waar ligt het verschil tussen deze twee? En welke optie dien ik te gebruiken als ik een overzicht wil van de daadwerkelijke verificator? 

Met onze organisatie zijn we sinds 1 juli live gegaan met Zenya en kan er gemeld worden op meldtype MIC, MIM en MIO. We merken nu dat bij het MIM formulier (melden incident medewerker) de standaard ingestelde organisatie-eenheid eigenlijk niet voldoet. We missen hierin een aantal algemenere organisatie-onderdelen. Er is echter al wel gemeld. Wat zijn de consequenties wanneer ik het veld organisatie-eenheid in het conceptfomulier aanpas naar een nieuwe onderwerpenboom, specifiek ingericht voor de MIM. Ik snap dat dan de rechten opnieuw moeten worden ingesteld, maar wat gebeurt er met de eerder gemaakte meldingen?Ik hoor graag jullie tips/ervaringen.Mariska van Horssen, stafmedewerker kwaliteit

Is het mogelijk om een Visio  stroom schema te bewerken in de media bibliotheek? Wij hebben Visio 2019, het document is geüpload in de media bibliotheek en gedownload als afbeelding in een HTML document. 

Goedemorgen, Wij hebben een melding die niet afgehandeld kan worden, doordat de statusovergang niet is toegestaan. Er werd eerst gedacht dat er een PRISMA onderzoek nodig was, maar dit bleek niet zo te zijn.Het Prisma formulier is  verwijderd, maar dit hadden we waarschijnlijk op een andere manier moeten oplossen. Wat kunnen we doen om de melding alsnog af te kunnen handelen?Foutmelding in melding:Deze statusovergang is niet toegestaan omdat de meldingniet voldoet aan de voorwaarden van deze statusovergang.VoorwaardenVeld 'Aantal open actiepunten (totaal)' = '0' en Veld 'Formulier 'Prisma analyse incident'' is verzonden

Voor de workflow van een nieuw meldtype (formulier verbetermaatregelen) heb ik een coördinatorformulier gemaakt. Wanneer ik dit formulier wil opnemen in de workflow, blijft de keuzebalk leeg. Zie rode streep onder de geel gearceerde pijl.Wat gaat hier hier mis?Hartelijke groet, Sanne Poort

Hallo allemaal, Klopt het dat externe actienemers de melding niet kunnen inzien? Of heb ik iets niet juist ingesteld. Groet, Sanne

Beste, Ik maakte van een html document een nieuw concept aan, maar dan wel een interactief. Ik zou voorlopig toch nog een HTML versie willen publiceren maar wil de inhoud van dit interactief document niet kwijt, omdat ik dit in de toekomst kan gebruiken. Hoe zorg ik ervoor dat ik de inhoud niet kwijt ben? Het staat nu wel in concept, ik kan het niet kopiëren naar een ander document, want dit lukt niet… Ik kan geen andere conceptversie maken, want dan ben ik het interactief document kwijt... Mvg, Sylvie

Fijn als iemand mij opweg kan helpen waar in applicatiebeheer ik voor een collega de rol van afhandelen arbomeldingen kan activeren.Mijn zoekactie via gebruikers en gebruikersgroepen is niet succesvol verlopen.Dank voor de hulp.(ik wil onze applicatiebeheerder tijdens zijn vakantie niet onnodig ‘lastigvallen’)Groet,Erica Kiestra

Hallo, Bij het opvoeren van controls komt het wel eens voor dat deze nog niet geïmplementeerd zijn maar gepland staan (dit is een status van het control). In het gekoppelde risico wordt dit heel netjes weergeven door middels van een stippellijn. We kunnen bij dit control wel de controltesting aanzetten. Deze test worden belegd bij OU's. Het bevreemdt ons wel er een test uitgevoerd kan worden. Je vraagt dus of een control is geïmplementeerd is op een afdeling, terwijl je het control binnen hoog-over nog niet geïmplementeerd hebt.Zit hier misschien een bedoeling achter???Ellen

goedendag,Ik wil een document in Word-formaat omzetten naar een PDF zonder de inhoud te veranderen. Het bestandstype moet dus alleen gewijzigd worden, zonder dat er een nieuwe versie van het document wordt aangemaakt. Hoe kan ik dit doen?dank voor jullie reactie.grtsusan 

We hebben documenttype A en B.B bevat standaard een afbeelding.Als we een nieuw document aanmaken van type B, dan komt deze goed mee.Als we een concept omzetten van A naar B, dan mist deze afbeelding.Is dit te verhelpen?Alvast dank!

In een meldingsformulier gebruiken we het veldtype ‘web page’ waarbij de gebruiker een hyperlink moet aanvullen. Wanneer het formulier wordt ingediend, blijft de hyperlink echter gewone tekst. Idealiter komt hier effectief een werkende link naar de web page. Is hier een oplossing voor of kan dit worden voorzien? Dankjewel!

Hoi,Waar kan ik een proces aanmaken in Zenya? Zou je de stappen vanaf de startpagina Zenya naar de plek om daadwerkelijk processen te maken kunnen beschrijven?Met vriendelijke groet,Lieke van Sambeek   

Graag jullie hulp/adviesWe hebben in FLOW onlangs ons klachtenproces ingericht. Wanneer wij een klacht krijgen over defect materiaal willen we dit laten onderzoeken door de betreffende fabrikant van dat materiaal. Hiervoor hebben we een sjabloon aangemaakt, waarin de details over de klacht automatisch worden ingevuld. Alleen wanneer we de mail versturen (via Extra info) dan is dit een no-reply mailbericht. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat de fabrikant kan terugmailen wat de bevindingen zijn? Via acties kan ik namelijk niet het sjabloon toevoegen. Wellicht heb ik iets nog niet (of verkeerd) ingesteld...

Beste, Ik heb een vraag over de inrichting van de mappen. In Zenya document beheersysteem heb nummering gebruikt zodat de mappen op volgorde komen te staan. Nu zijn er alleen 2 mappen die ergens onderaan bungelen die in mijn beleving helemaal boven aan moeten komen omdat de benummering en de letters eerder in het alfabet staan. Hoe krijg ik deze 2 mappen wel op de juiste volgorde? PCS1. Directie en Combi-ster Algemeen 

HalloAls een document wordt <gedeactiveerd> veranderd de status in het overzicht van de documenten niet mee. Zo blijft de status op <gepubliceerd> staan ondanks dat het document niet door de gebruikers kan worden teruggevonden.Is er een optie om ook een status hier aan te koppelen? Zoals bijvoorbeeld een rode vierkant met <niet actief>. Alvast bedankt om deze vraag te bekijken.

Is het mogelijk om gegevens vanuit het ene meldtype, automatisch in een ander meldtype terug te laten komen? Ik verwacht van niet. Erwin Dijkhuizen

Beoordeling van een document gebeurt door een gebruiker - met naam en toenaam genoemd in de beoordelingsronde .Als persoon A opgevolgd wordt persoon B, moeten dus ook alle documenten waar persoon A als beoordelaar genoemd staat, aangepast worden zodat dit volgende keer door persoon B gaat gebeuren.  Het leed is te verzachten door te zorgen dat alle mogelijke mensen in ieder geval al genoemd staan als mogelijke goedkeurder op folder niveau - maar het blijft veel werk, document voor document aanpassen. Is het mogelijk om hier de TEAMS optie in te zetten? Daarbij valt een team samen met een rol die door een of meer mensen vervuld kan worden. In de document beoordeling staat dan die team-naam (rol) en in het team zorgen we op 1 plek dat de juiste mensen eraang  gekoppeld zijn. Gaat ook helpen bij een warme overdracht van persoon A naar B.Of is er een andere creatieve oplossing om minder werk te hebben aan iedere personeelswijziging binnen de groep van beoordelaars ? 

Zijn er gebruikers die ervaring hebben met het gebruik van een bibliotheek in iProcess? Hoe is het beheer op de bibliotheek georganiseerd? Wat is de minimale informatie die je in de bibliotheek hebt geplaatst? Zijn de shapes die vanuit de bibliotheek worden gebruikt 'beveiligd' of mag de gebruiker de shape loskoppelen en zo nodig zelf aanvullen? De vraag stel ik omdat wij bezig zijn het het herontwerp van het businessmodel op basis van ZIRA. ZIRA definieert de activiteiten. Deze informatie willen we vastleggen in de bibliotheek om er voor te zorgen dat medewerkers die processen tekenen, gebruik (kunnen) maken van dezelfde informatie.

Is het mogelijk om de "te controleren voor” termijn vast te zetten bij documenten, zodat dit niet langer ingesteld kan worden dan het vastgestelde termijn van bijvoorbeeld 2 jaar. Ik loop er nu tegenaan dat documentbeheerders deze datum veranderen in langer dan het vastgestelde termijn.

Is er een manier om in 1 meldingenoverzicht de meldingen vanuit 2 meldformulieren te zien?Wij hebben sinds 1 juli een nieuw meldformulier voor alle prik accidenten. Tot 1 juli was dit onderdeel van het MIM formulier. Kunnen de meldingen van tot 1 juli ook ingezien worden via het meldingenoverzicht van het nieuwe meldformulier?

Hallo allemaal, Is de AVG en de AVG uitvoeringswet ook als normenkader te verkrijgen? Heeft iemand hier ervaring mee? Vriendelijke groet, Gerrie de Haan

Dag,  Voor de documenten die momenteel op het lab uit worden geprint hebben we een standaard tekst toegevoegd (onbeheerde versie). Is het echter mogelijk dat deze standaard tekst niet wordt getoond of vervangen wordt door de tekst ‘beheerde versie’, wanneer de documentbeheerder het document afdrukt?  alvast bedankt! groetjes Nicole

Hallo, Hoe stel ik een rapport op om een overzicht te krijgen van alle gebruikers die de ingestelde deadline voor leestaken overschreden hebben?Alvast bedankt!Sara

Ik sta voor een raadsel. We hebben een taakschema op basis van een meldtype toegewezen aan een gebruikersgroep. De taak moet 1 maal uitgevoerd worden, door één van de toegewezen gebruikers. De gebruikersgroep is recent gewisseld, maar een oude gebruiker (die inmiddels uit de groep is) heeft nog een aantal taken gekoppeld op zijn naam, welke hij dus niet meer op gaat pakken ivm een functiewijziging.Zowel als Administrator en als coordinator van het taakschema lukt het me niet om de toegewezen personen te wijzigen van die specifieke taken. Het lijkt alsof ik alleen de optie heb: zorgen dat de taak voltooid wordt óf de taak helemaal verwijderen.Doe ik iets verkeerd?